Att bygga ett ledningssystem är en spännande process som, när den genomförs korrekt, kan förbättra effektiviteten, kvaliteten och lönsamheten i din verksamhet.
Att etablera ett ledningssystem är dock en stor förändring som påverkar alla människor i hela bolaget. Ta det därför steg för steg för att säkerställa att organisationen kan anpassa sig, förstå vikten av varje aspekt och börja arbeta i enlighet med de nya arbetssätten.
Inför ett projekt
Innan vi påbörjar ett projekt, är det viktigt att vi har en tydlig plan, korrekta verktyg och etablerade processer för kommunikation.
Dessa grundläggande delar kommer inte bara hjälpa oss att effektivt genomföra vårt nuvarande projekt, men också ge oss en stabil grund för framtida projekt.
Här är ett par hygienfaktorer som ni behöver ha på plats innan projektet startas:
Planering
Vi behöver en tydlig plan för hur arbetet ska utföras. Och framför allt, vad vi ska göra om saker och ting inte går som planerat.
-
Identifiera projektets omfattning och mål.
-
Identifiera alla projektintressenter, inklusive teammedlemmar, ledning, kunder och leverantörer
-
Definiera de huvudsakliga uppgifterna och aktiviteterna som krävs.
-
Utse en projektledare och andra nyckelroller i teamet
-
Fastställ tidsplan och viktiga milstolpar för projektet
-
Planera redan nu in tider för regelbundna möten eller workshops för projektet för att diskutera framsteg, utmaningar och lösningar
-
Etablera en budget uppföljningsprocess för projektet
-
Skapa en kommunikationsplan för att engagera intressenterna i olika stadier av projektet
Sätt upp verktyg och processer för intern och extern kommunikation
-
Välj lämpliga verktyg för intern kommunikation inom teamet (t.ex., e-post, Slack eller Microsoft Teams)
-
Etablera standardiserade processer för att kommunicera till projektets intressenter (t.ex., regelbundna uppdateringar via e-post, intranät, teams)
-
Implementera en struktur och arbetssätt för ert intranät i plattformar som SharePoint eller Confluence så att projektet löpande kan dokumentera publicerad information allteftersom förändringar görs i verksamheten.
När dessa saker finns på plats kan ni starta projektet för att etablera ett ledningssystem som kan prövas vid certifieringsrevision, samtidigt som ni får en bra grund även för andra projekt.
Projektprocessen
Introduktion till ISO-projektet
Börja med att ge en introduktion till projektet för all personal. Detta innefattar en presentation av ISO-standarderna och hur de kommer att implementeras i organisationen.
Etablering eller anpassning av intranät
Etablera eller anpassa befintligt intranät och gör översyn av samarbetsstrukturen i Microsoft Teams/Slack för att säkerställa effektiv internkommunikation och samarbete inom projektet.
Informations- och dokumentstyrning
Implementera en struktur för informations- och dokumentstyrning i enlighet med ISO-standarderna.
Intressentanalys
Skapandet av en intressentanalys är en av de första aktiviteterna som genomförs. Där identifieras, analyseras och hanteras intressenters intressen och förväntningar.
Processkartläggning
Ledningsgruppen tillsammans med all personal kartlägger organisationens processer och hur de relaterar till ISO-standarderna.
Kundkravshantering
Försäljningschefen och säljarna etablerar processer för att effektivt hantera kundkrav och säkerställa att dessa uppfylls i enlighet med ISO-standarderna.
Kompetenshantering
HR-ansvarig och chefer tar fram arbetssätt för att bedöma, säkra och följa upp den kompetens som ISO-standarderna kräver.
Hantering av avvikelser och förbättringsförslag
Ledningsgruppen etablerar processer för att hantera och följa upp avvikelser och förbättringsförslag. Etablering av en allvarlighetsgradsmatris för att gradera avvikelser, risker, med mera.
Hantering av kundsynpunkter och reklamationer
Säljare och all personal etablerar processer för att hantera och följa upp kundsynpunkter och reklamationer.
Riskhantering
VD och ledningsgruppen identifierar, klassificerar och hanterar både strategiska och operationella risker.
Etablering och översyn av policy
VD och ledningsgruppen etablerar och reviderar policys i enlighet med ISO-standarderna.
Sammanställning av reklamationer och avvikelser
Analysera information om reklamationer och avvikelser för att säkerställa att förbättringsprocessen efterföljs.
Internrevision
Genomför internrevisioner för att bedöma om ledningssystemet uppfyller organisationens egna krav och de tillämpliga ISO-kraven, om det är infört och underhållet på ett ändamålsenligt sätt, och vilka åtgärder som behövs inför certifieringsrevisionen.
Mål- och målstyrning
VD och ledningsgruppen fastställer mål och strategier för företaget.
Leverantörshantering
Leverantörssamordnaren och inköpsavdelningen etablerar processen för att hantera och bedöma leverantörer i enlighet med ISO-standarderna.
Krishantering
VD och ledningsgruppen etablerar beredskap för relevanta störningar och nödlägen. För ISO 14001 och ISO 45001 behöver arbetet täcka de nödlägen som är relevanta för miljö respektive arbetsmiljö.
Lagstiftningshantering och bevakning
VD och ledningsgruppen etablerar processer för och kartlägger gällande lagstiftning och process för att löpande bevaka detta.
Miljöaspekter
VD och ledningsgruppen kartlägger och etablerar processer för att hantera miljöaspekter med särskilt fokus på väsentliga miljöaspekter.
Arbetsmiljöledning
VD och ledningsgruppen tillsammans med relevanta chefer etablerar processer för systematiskt arbete för en säker, sund och produktiv arbetsplats.
Årskalender
VD och ledningsgruppen etablerar en årskalender som styr certifieringsrelaterade och andra återkommande viktiga aktiviteter, så att aktiviteterna inte missas och risken för certifieringsproblem minskar.
Ledningens genomgång
VD och ledningsgruppen genomför ledningens genomgång och förbereder organisationen inför certifieringsrevision.