Ledningsarbetet
Ledningsgruppen
Ledningsgruppen är en viktig del av en organisation och har förmågan att överblicka det som händer i omvärlden, analysera utmaningar och prioritera utifrån verksamhetens mål och vision.
Ledningsgruppen ska fatta beslut på strategisk nivå och följa upp att organisationens mål och strategier uppfylls. Den har också en viktig roll i att lära och utveckla organisationen, och förväntas ofta driva fram nya strategier.
Fokus för ledningsgruppen ligger alltid på företagets framgång, vilket innebär att varje beslut ska baseras på sann och trovärdig information om hur verksamheten fungerar.
Ledningsgruppen ansvarar för organisationens styrelse och medarbetare att gemensamt driva verksamheten åt rätt håll i förhållande till organisationens strategi, policys, risker och mål. Gruppen består av kompetenta personer med olika kunskaper och erfarenheter som samarbetar för att utveckla verksamheten.
En stor del av ledningsgruppens arbete består av beslutsfattande, och där är ledningsgruppsmöten verktyget som oftast används.
Ledningsgruppsmöten bör vara ett effektivt forum där mål, visioner och uppföljningar görs på ett strukturerat sätt.
Regelbunden granskning
ISO 9001, 14001 och 45001 kräver att ledningen granskar organisationens ledningssystem med planerade intervall för att bedöma dess fortsatta lämplighet, tillräcklighet och effektivitet.
Många organisationer väljer månadsvisa eller kvartalsvisa ledningsgruppsmöten som praktisk rytm. Det är ett arbetssätt, inte ett ISO-krav. ISO-kravet är att ledningen gör genomgången med planerade intervall och att underlaget räcker för att bedöma ledningssystemet.
Mötena kan bli ledningsgruppens sätt för regelbunden granskning, om rätt frågor och data tas med.
Ledningsgruppsmöten
Vid månadsvisa ledningsgruppsmöten har ledningsgruppen fokus på att följa upp:
-
Händelser i omvärlden till exempel kopplat till kundbranscher
-
Händelser inom verksamheten såsom registrerade kundsynpunkter och avvikelser med en påverkansgradering om 3: a eller högre
-
Månadsbokslut
-
Handlingsplaner kopplade till organisationens mål
Ledningens genomgång
Ledningens genomgång däremot är en speciell typ av ledningsgruppsmöte som ska genomföras med planerade intervall, ofta minst årligen i praktiken. Det är en avgörande del av ledningssystemet som har ansvar att få verksamheten att nå sina mål.
Ledningens genomgång behöver täcka de frågor som visar om ledningssystemet fortfarande är lämpligt, tillräckligt och effektivt. Affärsfrågor som budget, produktutveckling och marknad kan absolut tas med, men de ersätter inte standardernas egna granskningspunkter.
En ISO-anpassad agenda bör normalt ta upp:
- status på åtgärder från tidigare ledningsgenomgångar
- förändringar i interna och externa frågor som påverkar ledningssystemet
- kundsynpunkter, intressentkrav och relevanta bindande krav
- mål, mätetal och processernas resultat
- miljöprestanda och uppfyllelse av bindande krav när ISO 14001 ingår
- arbetsmiljöprestanda, incidenter, risker och arbetstagarnas medverkan när ISO 45001 ingår
- avvikelser, korrigerande åtgärder och förbättringar
- interna och externa revisionsresultat
- resurser, kompetens och behov av ändringar
- risker och möjligheter
- beslut om förbättringar, ansvar och uppföljning
Budget, produktutveckling och långsiktiga planer kan ligga efter den delen. Då blir mötet både ett ledningsmöte och en ledningsgenomgång som går att visa vid revision.
Styrning
Ledningsgruppen har en avgörande roll i att styra organisationen mot framgång genom att fatta beslut baserade på korrekt och aktuell information, samtidigt som de utvecklar organisationen genom innovation.
Att hålla regelbundna ledningsgruppsmöten och ledningens genomgång är viktiga delar av detta arbete. Genom dessa forum kan ledningen diskutera, analysera och följa upp verksamhetens mål, visioner och strategier på ett strukturerat sätt.
Granskning
Det är också viktigt för ledningen att återkommande granska organisationens ledningssystem för att bedöma dess lämplighet, tillräcklighet och effektivitet. Detta görs naturligt i samband med ledningsgruppsmöten och speciellt under ledningens genomgång.
Ledningen har ansvaret att se till att organisationen når sina mål genom att göra strategiska beslut och diskutera företagets prestanda, planer för framtiden, potentiella problem och utmaningar samt långsiktiga planer.
Sammanfattning
Gott ledarskap kräver mer än kunskap och erfarenhet. Det kräver även god kommunikation, beslutsfattande och förmågan att anpassa sig till förändringar i omvärlden.