En dokumentstyrningsrutin är en strukturerad process för att hantera företagets information och dokument på ett effektivt och säkert sätt.
Rutinen innefattar alltifrån skapande, granskning, godkännande till arkivering av dokument.
Denna rutin beskriver hur vi på vårt företag använder Office 365 för att hantera våra dokument och säkerställa att relevant och uppdaterad information är tillgänglig för de personer som behöver informationen, där och när den behövs. Det här hjälper oss att hålla all vår information organiserad, spårbar och under kontroll, vilket i sin tur bidrar till effektivitet, produktivitet och efterlevnad av lagar och regler.
Gällande information
Publicerad och av bolaget godkänd information som ska vara tillgänglig för alla och som är giltig och gällande ska publiceras på intranätet.
Material som du hittar på intranätet har tolkningsföreträde före allt annat material du kan hitta inom bolaget.
När vi publicerar en sida på intranätet skiljer vi på huvudinformationen och stöttande information.
Huvudinformation
Huvudinformationen bör vara så kort och koncist beskrivet som möjligt så att det täcker 80% av vad den genomsnittlige besökaren kan tänkas behöva.
Resterande 20% och annan referens/stöttande information publiceras som stöttande information genom att publiceras i biblioteket visas längst ner under huvudsidan eller som länkar.
Syftet med huvudinformationen är att vara en ingångsport till allt som berör ämnesområdet.
Stöttande information
Stöttande information är material som kan behövas för att fullt ut jobba med huvudinformationen men som inte används av alla besökare till området. Exempelvis specifika lagtexter, upparbetad kunskap inom området, formulär eller annat relaterat material.
När ett stöttande material är redo för publicering kopieras PDF-version av dokumentet över till rätt mapp under en huvudsida på intranätet och blir då publicerad.
Dokument som är föremål för revision, exempelvis vår QMS-dokumentation skickas för godkännande vid publicering på intranätet, systemet hanterar automatiskt flödet för godkännande baserat på dokuments typ vilket innebär att dokumentet måste märkas upp med “typ” innan det kan skickas för godkännande, i annat fall säger systemet ifrån.
Mallar som ska användas
I de vanligaste Office 365 verktygen, såsom Word, Excel och PowerPoint, har vi länkat in alla våra gällande mallar.
När du ska skapa ett nytt dokument så:
-
Klicka på “Arkiv” högst upp till vänster i Office 365-verktygets meny och välj “Nytt”
-
Klicka på fliken för era bolagsspecifika mallar (“Företagsnamn”, till höger om standardfliken Office) och välj mall utifrån vad du ska göra
-
Spara dokumentet under “Filer” i rätt Team, kanal och mapp samt enligt våra regler för “Namngivning av dokument”
Exempel. För att ta fram en offert i Word till en kund klicka fram till mallarna som finns under mappen “Affärsutveckla” och välj offertmall för den produkt/tjänst du ska offerera. Se till att spara offerten i Teams gruppen “Försäljning” i kanalmappen “Offerter”. Skapa en ny mapp för kunden om det inte redan finns en sådan, namnge mappen med kundens fullständiga namn.
Framtagande av nya Mallar
Ny mall skapas från den generella mallen i respektive Office 365 verktyg, se vägledning under rubriken “Mallar som ska användas” för att hitta den generella mallen.
Vidareutveckling av befintliga Mallar
Tag en befintlig mall och spara ner den under rubriken Filer i Team “Utveckling” och kanal “Nya Mallar” enligt “Namngivning av dokument”. Gör förslag på förändringar i mallen och pinga KMA samordnare till mallen via Teams.
Andra relevanta saker att beskriva
Grundprincipen är att en användare ska kunna förstå hur den ska hantera information på bolaget genom att läsa om dokumentstyrning på intranätet.
Stöttande information
Exempel på saker som du behöver beskriva:
- Er Microsoft Teams Struktur
- Teamens livscykel
- Kommunikation av ändringar vid uppdatering av information
- Arkivering av inaktuell information
- Er mapp- och filstruktur
- Regler för namngivning av dokument
- Projekthantering
- Dokumenthantering i OneDrive
Beroende på företag kan det såklart behövas andra specifika delar såsom:
- Hantering av CAD-filer
- Hantering av InDesign-filer
- Process för godkännande av styrande dokument
Guide till mer effektivt arbetssätt
Denna dokumentstyrningsrutin är inte bara en uppsättning regler utan snarare en guide för att hjälpa oss att arbeta mer effektivt, säkert och produktivt. Genom att följa denna rutin kan vi styra att information är lättillgänglig, uppdaterad och i linje med våra företagspolicyer och lagar och regler.
Avslutning
Detta dokument kommer regelbundet att granskas och uppdateras för att hålla det relevant och effektivt. Alla medarbetare uppmanas därför att ge feedback på rutinen för att hjälpa oss att göra den ännu bättre.