Policy
Starten
En policy är en av högsta ledningen framtagen avsiktsförklaring och vägledning för att styra beslut och uppnå önskade mål i organisationen.
Policys bör tas fram för de ämnesområden som högsta ledningen har identifierat som extra viktiga att efterleva för att organisationen skall kunna uppnå sin strategi. Vanliga ämnesområden är till exempel kvalitet, miljö, informationssäkerhet och arbetsmiljö.
Det är inte ovanligt att ha ett flertal policyer, men ett bra alternativ är att skapa en verksamhetspolicy som omfattar alla dessa områden.
Policyn utgör ledstjärnan som vi riktar kompassen mot för att vi skall kunna ta ut riktningen för att kunna nå vår vision.
Ibland beskrivs den även som själva ramverket inom vilket organisationen har frihet att agera inom för det aktuella ämnesområdet.
Planera
Vi etablerar en policy för att vi som organisation och enskilda medarbetare skall förstå vilka ämnesområden och tillhörande övergripande regler som är viktiga för vår verksamhets framtid och vidareutveckling. Vi får övergripande information om vad som gäller och vad som förväntas av oss.
Alla företag som är certifierade enligt ISO 9001 behöver etablera, underhålla och uppdatera sin policy vid behov så att den är fortsatt relevant och stämmer med krav som ställs på organisationen. Samtidigt måste organisationen säkerställa att policyn är konsekvent, tydlig och användbar för alla som är involverade i företagets processer och aktiviteter.
Kommunikation och uppföljning
En policy som ingen följer är rätt tandlös. För att uppfylla standardernas krav behöver policyn finnas som dokumenterad information, kommuniceras, förstås och tillämpas i organisationen. Uppföljning kan ske genom mål, internrevision och ledningens genomgång.
Det finns inget krav på att en policy måste vara lång och tråkig. Tvärtom: en policy som är lätt att förstå och följa är en bra policy.
En bra policy avseende kvalitet beskriver exempelvis:
- Vilka vi är
- Vad vi gör
- Hur vi övergripande lever upp till ämnesområdets krav
En bra policy
Oftast har organisationer krav som ställs eller områden som är viktiga för företaget baserat på annat än bara ISO 9001 och kvalitet. För att medarbetarna inte ska drunkna i olika policys så är det då lämpligt att skapa en verksamhetspolicy som behandlar alla eller åtminstone flera av dessa ämnesområden.
En bra verksamhetspolicy beskriver exempelvis:
- Vilka vi är
- Vad vi gör
- Vad som gör oss unika och leder till vår framgång
- Hur vi agerar i vårt förhållande till våra kunder
- Hur vi som leder och arbetar inom organisationen förväntas agera
- Hur vi arbetar systematiskt med frågor som är viktiga för våra kunder, oss och vår omvärld.
Krav
Exempelvis behöver ni för ISO 14001 och 45001 behandla arbetsmiljökrav, miljökrav och andra viktiga krav från bolagets övriga intressenter.
Det finns många sätt att göra en policy på. Den kan vara lång eller kort, ett dokument eller en utskriven plansch.
Var kreativ
Att skapa en policy kan vara en kreativ process och det finns ingen mall som passar alla organisationer. Det viktiga är att policyn reflekterar organisationens värderingar, mål och förväntningar.
Men en policy är bara så bra som dess genomförande. Det är därför viktigt att inte bara formulera en policy, utan också att se till att alla inom organisationen känner till och förstår den.
Slutsats
Med rätt implementering kan en verksamhetspolicy bli ett effektivt verktyg för att styra organisationens arbete mot de uppsatta målen.
Slutligen bör varje verksamhetspolicy vara tydlig, lättförståelig och direkt applicerbar på de dagliga rutinerna inom företaget. Endast då kommer den ha den önskade effekten: ett mer effektivt, säkert och ansvarsfullt företag.