Återkommande inspektioner med full beviskedja
Skyddsronder, brandskyddskontroller, fordonsbesiktningar, hygienronder. Arbete som måste utföras på ett bestämt sätt, i rätt ordning, av rätt personer – och som måste kunna bevisas i efterhand. I AmpliFlow låses varje steg individuellt, systemet loggar vem som godkände och när, och en upplåsning kräver dokumenterad orsak. Papper i pärmar och kalkylblad kan inte göra det.
Används av organisationer som behöver veta att arbetet utfördes rätt
Tre sätt att förlora kontrollen
De flesta organisationer vet vad som ska göras. Problemet är att bevisa att det faktiskt blev gjort, av rätt person, i rätt ordning.
Skyddsronden som ingen kan bevisa
Kontrollen genomfördes. Men papperet i pärmen visar inte vem som faktiskt godkände varje steg, eller när. Arbetsmiljöansvarig frågar efter bevis. Ni har en signatur, men inte mer.
Onboardingen där IT glömde sin del
Ny medarbetare börjar måndag. HR har gjort sitt, chefen har gjort sitt. Men ingen tvingade IT att göra sin del innan medarbetaren fick access. Två veckor senare saknas fortfarande behörigheter.
Checklistappen som inte pratar med resten
Ni kör checklistor i en fristående app. Det fungerar, tills ni hittar en avvikelse. Då måste ni byta system, registrera om allt och hoppas att kopplingen inte tappas.
Checklistor verkar enkla. En lista med punkter. Bocka av, gå vidare. Men i organisationer med återkommande kontroller, onboarding-flöden och operativa rutiner räcker det inte att bocka av. Ni behöver veta vem som bockade av, när det gjordes, och att inget steg hoppades över.
I praktiken hamnar det arbetet i Excel, i Word-dokument eller i en fristående app som saknar koppling till ert ledningssystem. Avvikelser som hittas under en kontroll måste registreras om manuellt. Schemalagda kontroller glöms bort. Historik finns, men utspridd.
Chefen vill veta att fordonskontrollen genomfördes innan bilen lämnade garaget. Arbetsmiljöansvarig vill se att skyddsronden täckte alla stationer. Revisorn vill se vem som godkände steg 3, och när.
Samma behov, olika roller. AmpliFlow ger dem alla svaret.
Varje steg låses med namn och tidsstämpel
När ett steg låses fryses all data. Systemet loggar vem som låste och exakt tidpunkt. Upplåsning är möjlig men kräver en dokumenterad orsak - vem, varför och när sparas i historiken.
Vad som ingår
17 fälttyper
Text, foto, streckkoder, filuppladdning, kundreferenser, leverantörer och mer. Har ni listor? De blir fälttyper i checklistmallarna automatiskt.
Schemaläggning
Veckovis, månadsvis eller årsvis med valbar dag. Systemet skapar instanser automatiskt.
Blockerande steg och teamtilldelning
Tilldela team till enskilda steg. Mallförfattare kan kräva att steg genomförs i ordning: ett blockerande steg måste låsas innan nästa öppnas.
Mallbaserat med versionshantering
Skapa mallar som publiceras och versionshanteras. Ändringar påverkar inte pågående checklistor.
Rapportera förbättringar direkt
Upptäcker ni en avvikelse under en kontroll? Rapportera en förbättring direkt från den pågående checklistan. Förbättringen kopplas tillbaka till checklistaktiviteten. Hittas avvikelsen under en internrevision fungerar det likadant.
Dokumentation och bevis
Foton, kommentarer, obligatoriska aktiviteter, PDF-rapporter. Steg kan kräva att allt är ifyllt innan låsning.
Inspektioner som inte glöms bort
Skyddsronder, brandskyddskontroller, fordonsbesiktningar, hygienronder. Alla har sina intervall. AmpliFlow skapar inspektionschecklistorna automatiskt och visar dem i en tidslinjevy.
- Veckovis, månadsvis eller årsvis med valbar dag
- Gantt-vy visar alla schemalagda kontroller
- Försenade checklistor syns direkt i översikten
Vad organisationer gör istället
Den vanligaste "lösningen" är ett kalkylblad med en flik per checklista. Ingen vet vem som senast uppdaterade. Ingen historik. Ingen schemaläggning. När chefen frågar vad som gjordes förra veckan letar alla efter rätt version i en delad mapp.
Fristående checklistappar löser ett problem men skapar ett annat. Checklistdata lever i ett eget system, skilt från ert ledningssystem. Avvikelser som hittas under en kontroll måste registreras om manuellt. Kopplingen mellan det som hittades och det som görs åt saken bryts.
Och så finns pärmen. Papper i en pärm, revisorn frågar, ni letar.
Vanliga frågor om checklistor
Svar på det vi oftast får höra.
Fungerar checklistor bara för inspektioner?
Nej. De flesta organisationer använder checklistor för dagligt operativt arbete: onboarding av nyanställda, kundleveranser, fordonsbesiktningar, projektöverlämningar. Inspektioner som skyddsronder är ett vanligt startcase, men inte det enda.
Hur fungerar schemaläggning av checklistor?
Ni schemalägger checklistor veckovis, månadsvis eller årsvis med valbar dag och looptid. Systemet skapar checklistinstanser automatiskt enligt schemat.
Vilka fälttyper stöds?
Text, numeriska värden, att-göra-listor, foto, val från listor, streckkoder, kundreferenser, leverantörer, datum/tid, filuppladdning, hyperlänkar och listor.
Vad händer när ett steg låses?
All data på steget låses. Systemet loggar vem som låste och tidpunkt. Upplåsning är möjlig men kräver en dokumenterad orsak - vem, varför och när sparas i historiken, så spårbarheten finns kvar.
Kan vi koppla checklistor till våra processer?
Processteg kan referera till checklistmallar, så att rätt checklista är tillgänglig där den behövs. Checklistor kan också startas fristående eller via schema.
Hur fungerar versionshantering av mallar?
Mallar har draft- och publicerad-status. Ändringar i en mall påverkar inte checklistor som redan startats från tidigare versioner.
Kan vi integrera med andra system?
Ja, via webhooks som triggas vid checklisthändelser och API-nycklar för att läsa och skriva checklistdata programmatiskt.
Redo att digitalisera era inspektioner?
Boka en demo så visar vi hur inspektioner i AmpliFlow blir spårbara, schemalagda och kopplade till ert ledningssystem. Oavsett om det gäller skyddsronder, fordonskontroller eller operativa rutiner.