Processkartläggning
Starten
Processkartläggning används vanligtvis för att visualisera företagets processer. Och alla företag har processer. ISO 9001 kräver att ni bestämmer vilka processer som behövs för kvalitetsledningssystemet och hur de samverkar. Processkartläggning är ett praktiskt sätt att visa det.
En process är vanligtvis definierat som ett antal fristående eller samverkande steg som behövs för att uppnå ett mål. Det kan innebära att samla in data, analysera information, fatta beslut, utföra handlingar och följa upp resultatet.
Mer formellt går det att beskriva som SIS gör:
En process är en “grupp av aktiviteter som samverkar eller påverkar varandra, och som använder underlag (input) för att åstadkomma ett avsett resultat (output, utfall).”
Processkartan
Vi brukar säga att processerna är vad som omvandlar era kunders behov och önskemål till en nöjd kund.
Organisationer som förstår och hanterar sina processer som ett komplett system kan bli effektivare och uppnå sina mål på ett bättre sätt. För att visualisera och analysera processer används oftast en processkarta.
Ibland sägs det enkelt att det är ett diagram som identifierar och förklarar de olika element som utgör en process och hur de är sammankopplade.
Själva processen för att skapa en processkarta kallas för processkartläggning.
Processinriktning
Processinriktning, som ISO 9001 kräver, är ett sätt att hantera och förbättra processer systematiskt för att uppnå resultat som är i linje med organisationens kvalitetspolicy och strategiska inriktning.
Det innebär att använda PDCA-cykeln och riskbaserat tänkande för att identifiera möjligheter och förhindra oönskade resultat.
Det ger också fördelar som att förstå och uppfylla krav, skapa mervärde, uppnå effektiva processer och förbättra dem baserat på data och information.
Processkartläggning ger en bild av hur organisationen fungerar.
Med en komplett förståelse för företagets processer kan vi se hur de kan förbättras för att minska kostnader, öka effektiviteten och möta kundernas förväntningar.
Se helheten
En sak som ibland glöms bort är att processkartorna är det perfekta verktyget för att se till att alla i hela företaget kan förstå, eller i alla fall veta var de kan få reda på, hur företaget fungerar. Ypperligt verktyg vid en onboarding eller när större organisationsförändringar genomförs.
För att göra en processkartläggning är det viktigt att fokusera på att:
- Visualisera era processer för att få en bättre förståelse av dess steg och aktiviteter
- Identifiera vilka processer som är viktiga/har hög risk
- Förstå vilka aktiviteter i processerna som är kritiska för att uppnå företagets mål
- Identifiera potentiella risker
- Identifiera hur processerna kan målsättas och följas upp
- Analysera och jobba med effektiv avvikelsehantering för att hitta förbättringsmöjligheter
Gör det enkelt
Det behöver inte vara så komplicerat som man först kan tro, men det kräver erfarenhet för att veta vad som är att vara effektiv och vad som är att slösa med tid eller sätta käppar i hjulet för sig själv.
När ni ska få effekt av era processkartor är det viktigt att företaget planerar förbättringsaktiviteter för att förbättra processerna och säkerställa att de stöder organisationens mål.
Samtidigt är det också viktigt att ni övervakar processernas prestanda och att företaget följer upp och reviderar processkartan när det behövs.
Vår erfarenhet säger att företag ofta går ner på allt för mycket detaljer när de utför sin processkartläggning inför en ISO 9001 certifiering.
Det är viktigt att ni identifierar de steg som är relevanta för att uppfylla kraven men att samtidigt se till att ni inte lägger till onödig information som inte stödjer företagets mål eller är på för låg nivå.
Rutiner
Där är rutiner och checklistor ett bra sätt att dokumentera rutindelen av processen på ett korrekt sätt. Det är även vad ni väljer att visa upp som ni kommer bli reviderade på, så less is more.
Processkartläggningen genomförs ofta med verktyg som skapar flowcharts och swimlane-diagram för att visualisera processerna och tydliggöra dess steg.
Valet av verktyg kan ibland bli en huvudvärk eftersom vi måste koppla in IT, men här är vårt råd: tänk enkelhet.
Avslutning
Processkartläggning inom ISO 9001 är ett bra sätt att visa processer, samverkan, ansvar och styrning i kvalitetsledningssystemet. Glöm inte att tänka på helheten och enkelheten.