Styrd information är en av de praktiska grunderna i ett ledningssystem. Om rätt version av rutiner, mallar, policys och register inte används blir det svårt att visa hur arbetet fungerar.
ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 kräver att dokumenterad information styrs på ett sätt som passar organisationens behov och standardens krav. Det handlar inte bara om var dokument sparas, utan om hur de skapas, ändras, godkänns, kommuniceras och arkiveras.
Dokumentstyrning
Vad
Dokumentstyrning beskriver kortfattat hur dokument och informationstillgångar skall skapas, ändras och i samband med det styras, arkiveras och framför allt kommuniceras till berörda personer då de uppdateras.
Ju viktigare information som dokumentet eller informationen innehåller desto viktigare att de styrs på ett bra sätt.
Exempel på dokument och informationstillgångar där det är extra viktigt med noggrann styrning är konstruktionsritningar, recept, referens- respektive kodbibliotek.
Varför
Syftet med dokumentstyrning är att se till att rätt information förmedlas till rätt person så hen kan utföra sitt arbete på rätt sätt och hitta rätt information så snabbt som möjligt.
Regler för hur dokument- och informationstillgångar skall hanteras minskar sannolikheten för att föråldrad information används i verksamheten och risken att viktiga saker genomförs på ett felaktigt sätt.
Hur
I kapitel 28 finns ett utdrag från en standardmall för dokumentstyrning som visar hur dokumentstyrning kan göras inom ett företag där verktyg som SharePoint och Microsoft Teams används.
I standarderna kallas detta styrning av dokumenterad information. Att skapa en systematik kring dokumentstyrningen är ett krav i ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 och har faktiskt relativt lite med teknik att göra, det viktigaste från ett standardperspektiv är att systematiken fungerar.
Men för att få effekt är det självklart viktigt att använda teknik så effektivt som möjligt.
Det behöver inte vara komplicerat, även om ni ska certifiera enligt ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001.