Kom igång med AmpliFlow - komplett onboarding för nya kunder
Ni har precis fått tillgång till AmpliFlow. Kanske känns det överväldigande - ett nytt system, många funktioner, och förväntningar på att snabbt komma igång. Den här guiden tar bort osäkerheten.
Under de kommande sidorna går vi igenom exakt vad ni ska göra de första veckorna, i vilken ordning, och varför. Ni lär er logga in och konfigurera grundinställningar (30 minuter), skapa användare och hantera behörigheter (1-2 timmar), komma igång med kärnfunktionerna (2-3 timmar), och sätta upp grunden för ISO 9001 (4-6 timmar). Vi visar också vilka misstag andra nya kunder gjort - så att ni slipper göra samma.
Guiden är skriven för administratörer och kvalitetsansvariga som ansvarar för att sätta upp AmpliFlow. Ni behöver inga förkunskaper i systemet.
Fas 1: Kom igång - första inloggningen och organisationsinställningar
Logga in första gången
Ni har fått en länk till er AmpliFlow-miljö från er kontaktperson. Den ser ut så här: https://ertforetag.ampliflow.com
Steg för steg:
- Öppna länken i valfri webbläsare
- Ange användarnamn och tillfälligt lösenord (som ni fått via e-post)
- Klicka på ert användarnamn när ni är inne
- Byt till ett starkt lösenord som bara ni känner till
- Spara
Varför byta lösenord direkt? Det tillfälliga lösenordet kan ha skickats via e-post, vilket innebär att fler kan ha sett det. Ett eget lösenord skyddar era uppgifter.
Förstå er roll
Ni har fått administratörsrollen när ni loggade in första gången. Det betyder att ni:
- Ser alla funktioner i systemet
- Kan skapa nya användare
- Kan dela ut behörigheter
- Kan konfigurera organisationsinställningar
Andra användare ser bara de funktioner de har behörighet till. Därför är det viktigt att ni förstår hur behörigheter fungerar innan ni bjuder in resten av teamet.
Fas 2: Grundkonfiguration - användare, roller och behörigheter
Hur behörigheter fungerar i AmpliFlow
AmpliFlow använder ett rollbaserat system. Det finns tre nivåer:
Nivå 1: Globala roller (gäller hela systemet)
- Administratör - Full tillgång till allt, kan tilldela behörigheter
- Användare - Grundnivå, ser bara det de fått tillgång till
Nivå 2: Funktionsroller (gäller specifika delar som Intressentanalys eller Avvikelser)
- Ägare - Full tillgång till funktionen, kan tilldela behörigheter
- Redigerare - Kan skapa och ändra data
- Visare - Kan bara visa information
Nivå 3: Team-baserade roller
- När ni lägger en användare i ett team får den automatiskt de behörigheter som teamet har
- Alternativet Alla användare finns som en global inställning - det är inte ett specifikt team utan en knapp som ger behörighet till alla i organisationen
Viktigt att förstå: När ni slår på en ny funktion ser bara administratörer den från början. För att andra ska se funktionen i menyn måste ni ge dem minst visningsbehörighet.
Skapa era första användare
Steg för steg:
- Gå till Administratör i menyraden högst upp
- Välj Användare
- Klicka Lägg till användare
- Fyll i:
- Namn och e-postadress
- Roll (börja med “Användare” för de flesta)
- Team (om ni redan skapat team)
- Användaren får ett välkomstmail med länk och tillfälligt lösenord
Tips: Skapa först 2-3 pilotanvändare som kan hjälpa er testa systemet innan ni bjuder in hela organisationen.
Sätta upp team
Team gör det enklare att hantera behörigheter för grupper av människor.
Vanliga team för ISO-arbete:
- Kvalitetsledning - De som ansvarar för kvalitetssystemet
- Ledningsgrupp - Behöver läsa de flesta funktioner
- Revisorer - Tillgång till avvikelser, internrevisioner och förbättringsarbete
- Avdelningschefer - Kan behöva olika behörigheter beroende på avdelning
Skapa ett team:
- Gå till Administratör > Team
- Klicka Lägg till team
- Namnge teamet (t.ex. “Kvalitetsledning”)
- Lägg till användare som ska ingå
- Spara
Tilldela behörigheter till funktioner
När ni vill att användare ska få tillgång till en specifik funktion:
- Öppna funktionen (t.ex. Avvikelser)
- Klicka på de tre punkterna längst upp till höger
- Välj Behörighetsinställningar
- Lägg till:
- Team (enklast för många användare)
- Enskilda användare (för specialfall)
- Välj roll (Ägare, Redigerare eller Visare)
- Spara
Exempel: Vill ni att alla i organisationen ska kunna läsa era rutindokument:
- Gå till funktionen Pages (dokumentation)
- Välj Alla användare som Visare
- Nu ser alla dokumentationen i menyn
Fas 3: Lär känna kärnfunktionerna
Nu när ni har användare och behörigheter på plats är det dags att utforska vad ni faktiskt kan göra i AmpliFlow.
Pages - er dokumentation och processer
Vad är Pages? Här lagrar ni all dokumentation: policyer, processbeskrivningar, instruktioner och rutiner. Pages ersätter gamla Word-dokument och filservrar.
Varför använda Pages:
- Alla ser alltid senaste versionen
- Inbyggd ändringshistorik - ni ser vem som ändrade vad och när
- Lätt att länka mellan dokument
- Går att sätta behörigheter per mapp
Börja med:
- Skapa en mappstruktur (t.ex. “Ledningssystem”, “Processer”, “Instruktioner”)
- Skriv ett första dokument (börja enkelt - t.ex. “Så här använder vi AmpliFlow”)
- Ge Alla användare visningsbehörighet till er dokumentation
Checklistor och rutiner
Vad är checklistor? Mallar för återkommande arbetsuppgifter. Exempel: onboarding av nya medarbetare, underhåll av maskiner, månatliga kvalitetskontroller.
Så fungerar det:
- Ni skapar en checklistemall med alla steg
- Ni tilldelar varje steg till ett team
- När någon startar en checklista från mallen får rätt personer sina uppgifter automatiskt
Användare ser bara sina egna steg i en checklista. Om en checklista har 10 steg men ni bara tillhör teamet för steg 3 och 7, ser ni bara de två stegen.
Tips för första checklistan:
- Välj en enkel rutin ni redan har (t.ex. månadsrapport)
- Skapa mallen med 3-5 steg
- Testa att starta checklistan och se att rätt personer får sina uppgifter
- Justera och förfina
Avvikelser och förbättringar
Vad är avvikelser? När något går fel eller inte följer era rutiner registrerar ni en avvikelse. AmpliFlow hjälper er spåra, analysera och åtgärda problemet.
Grundflödet:
- Någon upptäcker ett problem och registrerar en avvikelse
- Ansvarig utses som ska utreda orsaken
- Ni beslutar om åtgärder
- Ni följer upp att åtgärderna fungerar
- Ni stänger avvikelsen när allt är löst
Varför är detta viktigt för ISO? ISO 9001 kräver att ni systematiskt hanterar avvikelser och kontinuerligt förbättrar. AmpliFlow ger er spårbarhet och bevis för revisorn.
Börja med:
- Skapa en testavvikelse för att se hur flödet fungerar
- Bestäm vem som ska ha behörighet att registrera avvikelser (alla? bara chefer?)
- Bestäm vem som ansvarar för att följa upp (ofta kvalitetsansvarig)
Andra viktiga funktioner
Riskhantering - Identifiera, värdera och hantera risker i er verksamhet.
Intressentanalys - Kartlägg era intressenter och deras krav.
Fas 4: Snabbstart för ISO 9001
Nu har ni grunden på plats. Här är den rekommenderade ordningen för att sätta upp ett fungerande ISO 9001-system i AmpliFlow.
Vecka 1: Grundstruktur och dokumentation
Första veckan handlar om att lägga grunden rätt. Börja med att lägga in er organisationsstruktur och skapa team som speglar hur ni arbetar idag. Bjud sedan in en pilotgrupp på 3-5 personer som kan hjälpa er testa att allt fungerar innan ni släpper in hela organisationen.
När organisationen är på plats, skapa en mappstruktur i Pages för er dokumentation. En vanlig struktur är att ha separata mappar för Ledningssystem, Policyer, Processer och Instruktioner. Lägg sedan in era viktigaste befintliga dokument - kvalitetspolicy, kvalitetsmål och organisationskarta är bra att börja med. Avsluta veckan med att ge Alla användare visningsbehörighet så att alla kan hitta dokumentationen.
Vecka 2: Kontext och intressenter
ISO 9001 kräver att ni förstår er organisations kontext och era intressenters krav. Det låter abstrakt, men handlar i praktiken om att veta vilka som påverkar er verksamhet och vad de förväntar sig.
Börja med att aktivera funktionen Intressentanalys i AmpliFlow. Lista era viktigaste intressenter - typiskt kunder, leverantörer, myndigheter, ägare och medarbetare. För varje intressent dokumenterar ni deras krav och förväntningar. Koppla kraven till era processer så att det blir tydligt hur ni uppfyller dem i det dagliga arbetet.
Vecka 3: Processer och risker
Den tredje veckan fokuserar ni på att kartlägga hur arbetet faktiskt utförs och vilka risker som finns.
Börja med processerna. De flesta företag har 3-7 kärnprocesser. Kartlägg dem genom att skapa processbeskrivningar i Pages och länka varje process till en ansvarig person. Det behöver inte vara perfekt från början - en enkel beskrivning av vad som görs, av vem, och i vilken ordning räcker.
När processerna är dokumenterade, aktivera funktionen Riskhantering. Gå igenom varje process och identifiera vad som kan gå fel. Värdera varje risk genom att bedöma sannolikhet och konsekvens. Bestäm vilka förebyggande åtgärder som behövs för de viktigaste riskerna.
Ett praktiskt tips: Boka en workshop med er ledningsgrupp för att identifiera risker tillsammans. Skriv in resultatet direkt i AmpliFlow under mötet.
Vecka 4: Kompetens och utbildning
ISO 9001 kräver att medarbetare har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter. Det innebär att ni behöver veta vilka kompetenser som krävs, vem som har dem, och hur ni fyller eventuella luckor.
Börja med att skapa en kompetenslista över de färdigheter som behövs i er verksamhet. Koppla varje kompetens till relevanta befattningar - en produktionschef kan till exempel behöva andra kompetenser än en säljare. När strukturen är på plats, registrera vilka medarbetare som har vilka kompetenser. Det ger er en tydlig bild av var ni har gap och var utbildningsinsatser behövs.
Vecka 5-6: Avvikelser och förbättringar
Nu är det dags att sätta upp avvikelsehanteringen - ett av de viktigaste verktygen för ständiga förbättringar.
Börja med att konfigurera vilka typer av avvikelser ni vill skilja på. Vanliga kategorier är produktavvikelser, processavvikelser och kundklagomål. Skapa en konsekvensmatris som hjälper er värdera hur allvarlig varje avvikelse är - det gör det lättare att prioritera vilka som behöver hanteras först.
Bestäm vem i organisationen som ska granska och godkänna avvikelser. Ofta är det kvalitetsansvarig eller avdelningschef. Avsluta med att utbilda teamet i hur man registrerar avvikelser - om det är för krångligt kommer folk inte använda systemet.
Vecka 7-8: Rutiner och checklistor
De sista veckorna automatiserar ni era återkommande arbetsuppgifter med checklistor.
Börja med att identifiera vilka rutiner som upprepas regelbundet i er organisation. Typiska exempel är onboarding av nya medarbetare, månadsavstämningar, underhåll av utrustning, internrevisioner och ledningens genomgång. Välj en av dessa att börja med - helst en som är enkel och har tydliga steg.
Skapa en checklistemall genom att bryta ner rutinen i konkreta steg. Tilldela varje steg till det team som ansvarar för att utföra det. När mallen är klar, testa den genom att starta en checklista och gå igenom hela flödet. Justera baserat på hur det fungerade i praktiken. När den första checklistan sitter, gå vidare till nästa rutin.
Fas 5: Best practices och vanliga misstag
Misstag 1: Bjuda in hela organisationen dag 1
Varför det är ett problem: Utan rätt behörigheter och struktur skapar ni förvirring. Användare ser ingenting i menyn och undrar om systemet är trasigt.
Gör istället:
- Börja med 3-5 pilotanvändare
- Sätt upp grundstruktur och behörigheter
- Testa flöden
- Bjud in resten när ni vet att det fungerar
Misstag 2: Inte använda team för behörigheter
Varför det är ett problem: Om ni tilldelar behörigheter till enskilda användare blir det snabbt rörigt.
Gör istället:
- Skapa team baserat på roller och ansvarsområden
- Tilldela behörigheter till team
- Lägg till eller ta bort användare från team när roller ändras
Misstag 3: Kopiera alla gamla dokument på en gång
Varför det är ett problem: Gamla dokument behöver ofta uppdateras. Om ni kopierar allt skapar ni samma röra som i er gamla filserver.
Gör istället:
- Börja med de 10-15 viktigaste dokumenten
- Granska och uppdatera dem när ni lägger in dem
- Lägg in fler dokument successivt
Misstag 4: Hoppa över riskanalys och intressentanalys
Varför det är ett problem: Dessa är ISO 9001-krav. Om ni hoppar över dem kommer revisorn att påtala det.
Gör istället:
- Boka en workshop i vecka 2-3
- Gör en enkel första version
- Förfina senare
Misstag 5: Inte utbilda användarna
Varför det är ett problem: Användare använder inte systemet om de inte förstår värdet eller hur det fungerar.
Gör istället:
- Håll en 30-minuters introduktion för alla nya användare
- Visa varför ni använder AmpliFlow
- Demonstrera de funktioner de kommer använda
- Följ upp efter en vecka
Sammanfattning
Nu har ni en komplett plan för att komma igång med AmpliFlow. Första dagen loggar ni in och byter lösenord (30 minuter), skapar team och bjuder in pilotanvändare (1 timme). Under vecka ett sätter ni upp er dokumentation (2-3 timmar). Vecka två fokuserar på kontext och intressenter (4 timmar), vecka tre på processer och risker (1 dag), och vecka fyra på kompetens (4 timmar). Veckorna fem till åtta ägnar ni åt avvikelser och rutiner.
Total tid från start till certifieringsredo: 3-4 månader.
Redo att sätta igång? Kontakta oss för personlig vägledning under er första vecka, eller gör en gratis gap-analys för att se var ni står idag.
