“Vi har arbetsinstruktioner i AmpliFlow, riktlinjer i SharePoint och handböcker i en PDF-mapp. Alla frågar var de ska leta.”
Låter det bekant? Vi har en lösning: Pages - en funktion för att skapa, organisera och dela all er dokumentation och filer i mappar. Direkt i AmpliFlow, där ni redan arbetar med processer, risker och avvikelser.
Pages aktiveras via Inställningar och kostar inget extra.
Vad är Pages?
Pages låter er samla all organisationsinformation på ett ställe — där ni redan arbetar.
Skapa och organisera innehåll:
- Skriv sidor med rik formatering (rubriker, listor, bilder, tabeller, länkar)
- Organisera innehåll i mappar och undermappar
- Ladda upp filer (PDF, Word, Excel, bilder, PowerPoint)
- Exportera sidor till PDF för utskrift eller extern delning
Kontroll över åtkomst:
- Dela innehåll med team och användare
- Tre behörighetsnivåer: Viewer, Editor, Owner
- Behörigheter ärver från Pages → mappar → sidor/filer
- Sätt unika behörigheter på valfri mapp, sida eller fil för att begränsa åtkomst (bryt arv)
- Redigerare kan redigera innehåll och se var behörigheterna kommer ifrån; endast Ägare kan ändra behörigheter
- Administratörer har alltid full åtkomst
- Användare ser endast objekt de har minst läs-åtkomst till
- En låsikon visar objekt med anpassade behörigheter (synlig för redigerare/ägare)
Dataskydd:
- Användare ser bara det de har åtkomst till
- Begränsat innehåll avslöjas inte via mapp-namn eller brödsmulor
- Objekt visas under närmsta plats som användaren har åtkomst till
Vanliga användningsfall:
Konsolidera utspridd information
- Ni har arbetsinstruktioner både i AmpliFlow och i SharePoint
- Riktlinjer ligger i en PDF-mapp som ingen hittar
- Introduktionsmaterial finns i gamla e-posttrådar
→ Samla allt i Pages så nya medarbetare vet var de ska leta
Bakgrundsinformation och kontext
- Förklara varför en process ser ut som den gör
- Dokumentera beslut och lärdomar från projekt
- Samla referenser till branschstandarder och externa krav
Intranät och nyheter
- Praktisk information för medarbetare
- Länkar till viktiga resurser
- Nyheter och uppdateringar från ledningen
Flexibel dokumentation
- När checklistor känns för stela (ni behöver inte en stegbaserad struktur)
- När ni inte behöver versionskontroll eller godkännandeflöden
- När ni vill ha full frihet i hur ni strukturerar innehåll
Hur aktiverar man Pages?
Bara organisationens administratörer kan aktivera funktionen.
Aktiveringssteget:
- Gå till Inställningar > Funktioner
- Hitta funktionen Pages
- Aktivera Pages-reglaget
- Klicka på “Redigera behörighetsinställningar”
- Tilldela behörigheter till relevanta roller:
- Pages - Owner: Kan skapa, redigera, ta bort och tilldela behörigheter
- Pages - Editor: Kan skapa, redigera och ta bort sidor och mappar
- Pages - Viewer: Kan bara visa sidor
- Ni kan också sätta unika behörigheter på enskilda mappar, sidor eller filer direkt från deras behörighetsinställningar.
När funktionen är aktiverad hittar ni Pages i huvudmenyn.
När ska ni använda Pages?
AmpliFlow erbjuder flera sätt att hantera information. Här är skillnaden:
| Om ni behöver… | Använd denna funktion | Varför |
|---|---|---|
| Stegbaserade arbetsinstruktioner som följs i exakt ordning | Checklistemallar | Standardiserad process med tydlig sekvens, teamtilldelning per steg, versionskontroll |
| Generell information, riktlinjer, handböcker som läses men inte “utförs” | Pages | Flexibel struktur, formatering med bilder och tabeller, filuppladdning, mapporganisering |
| Bakgrundsinformation och kontext som förklarar “varför” | Pages | Enkelt att länka från processer och checklistor |
| Samla externa dokument och filer (PDF, Word, länkar) | Pages | Stöd för filuppladdning och mapporganisering |
| Återkommande rutiner som schemaläggs automatiskt | Checklistemallar | Kan schemaläggas att köras varje vecka, månad, etc. |
Praktiska exempel:
Använd Checklistemallar för:
- “Kvartalsmässig utrustningsinspektion” (12 steg i sekvens)
- “Nyanställd introduktion” (steg-för-steg process med teamansvar)
- “Kundbesök - kvalitetskontroll” (standardiserad checklista)
Använd Pages för:
- “Introduktionsguide för nyanställda” (generell information, inte steg-för-steg)
- “Distansarbetspolicy” (läses och förstås, inte “utförs”)
- “Bakgrund till vår kvalitetsprocess” (kontext och förklaringar)
- “Samlade ISO-dokument och revisionsrapporter” (filarkiv med PDF:er)
Varför Pages istället för SharePoint eller andra lösningar?
Vanlig situation: Arbetsinstruktioner i AmpliFlow, riktlinjer i SharePoint, handböcker i PDF-mappar, introduktionsmaterial i gamla e-postkonversationer.
Problem med utspridd information:
- Nyanställda vet inte var de ska leta
- IT underhåller behörigheter i flera system
- Risk att någon arbetar utifrån en föråldrad version
- Revisorer växlar mellan system för att se helheten
Fördelar med Pages i AmpliFlow
Prestanda och användbarhet
- Mycket snabbare laddning än SharePoint (ingen onödig funktionalitet som saktar ner)
- Enklare mappstruktur som är lätt att förstå och navigera
- Smidig redigering utan förvirrande behörighetskonflikter
Tydligare gränser mellan olika typer av information
- AmpliFlow Pages: Information som fastställts av organisationen (policyer, handböcker, dokumentation)
- Microsoft Teams: Samarbete, chatt, projekt, interna avdelningsdiskussioner
- Tydlig separation mellan “arbetsytor” (Teams/Slack) och “fastställd information” (AmpliFlow)
Allt hänger ihop
- Aktuell information, processer, checklistor och avvikelsehantering på samma ställe
- Pages kan länkas direkt från processer och risker
- En inloggning, ett system, en behörighetsmodell
Enklare flerspråksstöd
- Hantera flera språk på ett sätt som både redaktörer och användare förstår
- Översättningar är tydligt länkade till originalsidor
Praktiska funktioner
- Exportera sidor till PDF med ett klick (för utskrift eller arkivering)
- Samma Teams och Användare som resten av AmpliFlow
- Enklare behörighetshantering än SharePoint
Tips: Vi kan hjälpa er migrera innehåll från SharePoint, nätverksenheter eller andra system till Pages. Kontakta support@ampliflow.se för mer information.
Behörigheter för Pages
Pages har tre behörighetsnivåer:
| Behörighet | Vad de kan göra |
|---|---|
| Pages - Owner | Se alla sidor, lägga till eller importera nya sidor, skapa mappar, redigera, ta bort befintliga sidor och mappar. Kan tilldela Pages-behörigheter. |
| Pages - Editor | Se alla sidor, lägga till nya sidor, skapa mappar, redigera, ta bort befintliga sidor och mappar. |
| Pages - Viewer | Kan bara visa sidor. |
Tips: Börja med att ge Pages - Owner till de som ska strukturera innehållet, expandera sedan med Editor och Viewer när strukturen är på plats.
Vanliga frågor
Kostar Pages extra? Nej, funktionen ingår i er AmpliFlow-licens. Ni aktiverar den själva via Inställningar.
Kan vi ladda upp befintliga dokument? Ja, ni kan ladda upp filer (PDF, Word, Excel, bilder, PowerPoint, textfiler) och organisera dem i mappar. Ni kan även skapa nya sidor direkt i systemet där ni kan formatera text med rubriker, listor, bilder och tabeller.
Vad händer om vi avaktiverar Pages igen? Allt innehåll ni skapat sparas. Om ni aktiverar funktionen igen finns alla sidor, mappar och filer kvar precis som förut.
Kan vi begränsa en specifik mapp eller sida till ett team? Ja. Sätt unika behörigheter på den mappen eller sidan och lägg till de användare/team som ska ha åtkomst.
Finns det en revisionslogg för behörighetsändringar? Ja. Alla behörighetsändringar loggas med före/efter-detaljer.
Kom igång
- Aktivera funktionen via Inställningar > Funktioner
- Tilldela behörigheter till relevanta roller (Owner, Editor, Viewer)
- Skapa er första mappstruktur (t.ex. “Policyer”, “Handböcker”, “Introduktion”)
- Skapa några exempelsidor för att testa funktionaliteten
- Bjud in teamet att börja använda Pages
Frågor eller feedback?
- Support: support@ampliflow.se
- Feedback om Pages: feedback@ampliflow.se
Vi hoppas att Pages blir ett värdefullt verktyg för att samla och strukturera er organisations kunskap — där ni redan arbetar!
