SWOT-analysen är ett av de mest flexibla verktygen för strategisk planering och problemlösning. Oavsett om ni arbetar med ett ledningssystem enligt ISO 9001, 14001 eller andra standarder, eller står inför ett specifikt beslut, hjälper SWOT-analysen er att se hela bilden.
Den här guiden visar hur ni använder SWOT-analysen i olika situationer – från övergripande strategi till specifika risker – och hur den kopplar till era ISO-krav.
SWOT står för Strengths (Styrkor), Weaknesses (Svagheter), Opportunities (Möjligheter) och Threats (Hot).
Styrkor och svagheter handlar om interna faktorer – det som finns inom det ni analyserar och som ni har direkt kontroll över. Exempel: kompetens, processer, resurser, varumärke.
Möjligheter och hot handlar om externa faktorer – det som händer utanför och som påverkar det ni analyserar. Exempel: marknadstrender, konkurrens, lagstiftning, teknisk utveckling.
Det avgörande är att SWOT kan appliceras på praktiskt taget vad som helst:
SWOT-analysen är ett verktyg, inte en aktivitet. Ni använder det när ni behöver strukturera tänkandet kring något viktigt.
ISO 9001, ISO 14001 och andra ledningssystemstandarder kräver att ni förstår er organisations kontext.
I ISO 9001:2015 klausul 4.1 står det att organisationer ska "fastställa externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och strategiska inriktning och som påverkar dess förmåga att uppnå det avsedda resultatet av sitt ledningssystem för kvalitet."
SWOT-analysen hjälper er uppfylla detta krav i olika sammanhang:
Kartlägga organisationens kontext - Identifiera både interna förhållanden och externa faktorer som påverkar hela verksamheten (ISO 9001:2015 klausul 4.1).
Identifiera och analysera risker - Använd SWOT för att förstå vad som skapar risker eller för att djupdyka i en specifik risk (ISO 9001:2015 klausul 6.1).
Utvärdera strategiska beslut - Innan ni satsar på ny teknik, ny marknad eller nya processer kan SWOT visa för- och nackdelar.
Analysera förbättringsmöjligheter - När ni funderar på hur en process kan förbättras ger SWOT struktur åt diskussionen (ISO 9001:2015 klausul 10.1-10.3).
Engagera ledningsgruppen - SWOT fungerar utmärkt som workshopverktyg när ledningen ska arbeta strategiskt med ledningssystemet (ISO 9001:2015 klausul 9.3).
Utvärdera produkter eller tjänster - Innan lansering eller vid ompositionering av befintligt erbjudande.
När: Årlig översyn av ledningssystemet, strategisk planering, förberedelse inför certifiering.
Fokus: Organisationens övergripande styrkor, svagheter, möjligheter och hot i relation till vision, strategi och mål.
Exempel på frågor:
Resultat: Input till riskhantering, målsättning, strategiska beslut och kontextanalys enligt ISO 9001 klausul 4.1.
När: Ni ser återkommande avvikelser, processen skapar flaskhalsar, eller ni överväger processförbättring.
Fokus: Den specifika processens interna kapacitet och externa påverkansfaktorer.
Exempel (produktionsprocess):
Resultat: Konkreta förbättringsåtgärder, investeringsbeslut eller riskmitigering för processen. Läs mer om processkartläggning för effektivare processer.
När: Innan ni lanserar något nytt eller när ni utvärderar befintligt erbjudande.
Fokus: Produktens/tjänstens konkurrenskraft och marknadspotential.
Exempel (ny hållbar produktlinje):
Resultat: Beslut om lansering, prissättning, marknadsföringsstrategi och riskberedskap.
När: Ni har identifierat en risk i riskhanteringsprocessen och behöver förstå den djupare innan ni beslutar om åtgärder. SWOT kan kombineras med andra metoder som pre-mortem-analys för djupare insikter.
Fokus: Vad som gör risken möjlig att hantera (styrkor), vad som förvärrar den (svagheter), vad som kan minska den (möjligheter) och vad som kan förvärra den (hot).
Exempel (risk: nyckelleverantör går i konkurs):
Resultat: Riskåtgärder som att kvalificera alternativa leverantörer, upprätta buffertlager eller omdesigna produkt. Se 5 skäl till att riskhantering är avgörande.
När: Ni står inför stora beslut som expansion, investering, omorganisation eller partnerskap.
Fokus: Konsekvenserna av beslutet ur alla fyra perspektiven.
Exempel (beslut: öppna produktionsanläggning i ny region):
Resultat: Välgrundat beslut med identifierade risker och åtgärdsplan.
När: Omorganisation, förändrat uppdrag eller när avdelningen presterar under förväntan.
Fokus: Avdelningens kapacitet, resurser och påverkansfaktorer.
Exempel (IT-avdelning):
Resultat: Resursplanering, kompetensutveckling, IT-strategi och säkerhetsåtgärder.
Oavsett vad ni analyserar gäller samma förberedelser:
Bestäm exakt vad ni ska analysera och varför. Ett tydligt scope håller diskussionen fokuserad.
Dåligt scope: "Vi ska göra en SWOT"
Bra scope: "Vi ska analysera vår kundserviceprocess för att identifiera varför kundnöjdheten sjunkit från 85% till 78%"
Vilka som ska delta beror på vad ni analyserar.
Exempel på sammansättningar:
Olika perspektiv ger en mer komplett bild.
Samla relevant information innan workshopen. Underlag beror på vad ni analyserar.
För organisationen:
För en process:
För en produkt:
För en risk:
Underlag gör diskussionen faktabaserad istället för gissningsbaserad.
Börja med det interna perspektivet. Ställ frågan: "Vad är bra med det vi analyserar?"
Frågor att diskutera:
Exempel (SWOT för kundserviceprocess):
Skriv varje styrka konkret. Undvik vaga formuleringar.
Fortsätt med det interna perspektivet, men fokusera på brister. Ställ frågan: "Vad är problematiskt eller saknas?"
Frågor att diskutera:
Exempel (SWOT för kundserviceprocess):
Var ärliga. Svagheter är utvecklingsområden, inte misslyckanden.
Byt fokus till det externa perspektivet. Ställ frågan: "Vilka positiva förändringar eller förutsättningar kan vi dra nytta av?"
Frågor att diskutera:
Exempel (SWOT för kundserviceprocess):
Möjligheter kräver handling för att realiseras.
Fortsätt med det externa perspektivet, men fokusera på risker. Ställ frågan: "Vilka negativa förändringar eller faktor kan påverka oss?"
Frågor att diskutera:
Exempel (SWOT för kundserviceprocess):
Hot är inte katastrofer – de är faktorer ni behöver ha beredskap för.
Nu har ni fyra listor. Nästa steg är att analysera hur de hänger ihop och vad ni ska göra.
Styrkor + Möjligheter: Hur kan vi använda våra styrkor för att ta tillvara möjligheterna?
Styrkor + Hot: Hur kan vi använda våra styrkor för att minska hoten?
Svagheter + Möjligheter: Vad behöver vi åtgärda för att kunna ta tillvara möjligheterna?
Svagheter + Hot: Vilka kombinationer skapar störst risk?
Prioritera de kombinationer som har störst påverkan på det ni analyserar.
Till riskhantering: Hot och kombinationer av svagheter/hot är risker. Överför dem till riskregistret enligt ISO 9001 klausul 6.1. Läs mer om operationell riskhantering.
Till förbättringsförslag: Svagheter och outnyttjade möjligheter blir förbättringsförslag.
Till mål och KPI: Styrkor och möjligheter pekar på områden där ni kan sätta mål för tillväxt eller utveckling.
Till kontextanalys: SWOT för hela organisationen ger er den översikt som krävs enligt ISO 9001 klausul 4.1.
SWOT-analysen är värdelös om den inte leder till handling. För varje prioriterad insikt:
Bestäm åtgärd:
Exempel (från kundservice-SWOT):
Använd era befintliga verktyg: I AmpliFlow kan ni koppla SWOT-insikter till förbättringsförslag, riskregister, mål och KPI eller aktiviteter.
Dokumentera resultatet: Sammanställ styrkor, svagheter, möjligheter och hot i ett dokument. Inkludera analysen av kopplingar och beslutade åtgärder. Detta utgör underlag för ledningssystemets dokumentation enligt ISO 9001 klausul 7.5.
Koppla till ledningssystemet: Referera till SWOT-analysen där det är relevant:
Följ upp regelbundet: Hur ofta beror på vad ni analyserat:
Spåra åtgärder: Använd era befintliga verktyg för uppföljning. Åtgärder från SWOT-analysen ska inte bara dokumenteras – de ska genomföras och följas upp enligt ISO 9001 klausul 10.2 om förbättring.
SWOT är ett analysverktyg som används vid behov, inte en löpande process. Därför finns ingen färdig "SWOT-modul" i AmpliFlow. Däremot har vissa kunder satt upp SWOT-analyser som anpassade listor i systemet.
Med anpassade listor kan ni:
Anpassade listor kan kopplas till andra listor och register, vilket gör det enkelt att skapa spårbarhet mellan SWOT-analysen och de åtgärder den leder till.
Många kunder dokumenterar SWOT-analyser som bilagor till ledningens genomgång eller som del av riskhanteringsprocessen, utan att bygga en särskild struktur för det. Välj det som passar ert arbetssätt.
Misstag 1: För vaga formuleringar
Misstag 2: Blanda ihop internt och externt
Misstag 3: Göra SWOT till en PR-övning
SWOT-analysen ska vara ärlig och faktabaserad. Om ni inte identifierar några svagheter eller hot har ni inte gjort analysen ordentligt.
Misstag 4: Inget händer efter workshopen
SWOT-analysen är värdelös om den bara blir ett dokument. Koppla den till konkreta beslut, mål och åtgärder som följs upp.
Misstag 5: Göra SWOT utan rätt underlag
Gissningar ger gissningssvar. Basera analysen på data från ledningssystemet, kundundersökningar, processdata och annan konkret information.
Misstag 6: Fel scope
Om ni analyserar "allt" blir SWOT-analysen för bred och ytlig. Var tydliga med vad ni analyserar.
Misstag 7: Glömma uppföljning
Omvärlden och verksamheten förändras. En SWOT från 2023 säger ingenting om situationen 2025. Uppdatera regelbundet.
Före workshopen:
Under workshopen:
Efter workshopen:
SWOT-analysen är ett flexibelt verktyg som hjälper er strukturera tänkandet kring allt från övergripande strategi till specifika problem. När ni arbetar med ledningssystem enligt ISO-standarder fyller SWOT flera funktioner: den hjälper er kartlägga kontext, identifiera och analysera risker, utvärdera beslut och hitta förbättringsområden.
En SWOT-analys som görs ordentligt – med tydligt scope, rätt personer, bra underlag och konkreta formuleringar – ger er strategisk klarhet och blir en naturlig del av ert ledningssystemsarbete.
Använd SWOT när ni behöver:
Koppla SWOT-resultatet till era befintliga processer för riskhantering, målsättning och förbättring, så får ni ett verktyg som faktiskt används i praktiken – inte bara en övning som hamnar i en låda.
Källor:
