Vad är ett digitalt ledningssystem?

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
May 17, 2023
Ämne
Digitala Ledningssystem
Vad är ett digitalt ledningssystem?

Ett ledningssystem är för de allra flesta organisationer en beskrivning av hur en organisation styrs och fungerar – och ganska ofta en beskrivning av hur man önskar att den ska fungera.  

Men ett ledningssystem kan vara så mycket mer än så. Det är både ett verktyg för högsta ledningen att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda rutiner och ett stöd för medarbetarna i deras dagliga arbete.

Gemensamt för alla bolag är att de består av en uppsättning processer som samverkar för att säkerställa att företaget når uppsatta mål och blir framgångsrikt. Dessa processer omfattar allt från projektledning till medarbetarledning, kundrelationer och mer.  

Hur standardiserade dessa processer är skiljer sig rejält från företag till företag – men processer finns alltid där.

I ett ledningssystem ingår även en organisations policy, mål och mätkriterier – vilket såklart alla bolag har i en form eller en annan.  

Vad menar vi med ett "analogt" ledningssystem?

Allt för många sitter fortfarande fast med en visualisering av sitt ledningssystem som är en hög PDF-er, e-post och svårjobbade Excel-ark som bara dammas av från filservern vid en revision. Det är inget som används dagligen av alla medarbetare och knappast förmedlar en känsla av ”hög kvalitet”.

Nu kanske du tycker att det är fel att påstå att ett ledningssystem upplagt i Word, Excel och/eller Power Point eller ja t.om. Visio och som man lagrar i Utforskaren eller annan filserver är ett analogt system? Och på sätt och vis har du rätt i det men vi vågar påstå att det inte är lagringen som gör det digitalt eller analogt utan fokuset på dokument som gör det analogt.

Kan du printa det utan att tappa något förutom access så är det fortfarande ett väldigt analogt system.

Vad är då ett ”digitalt ledningssystem”?

Om vi redan vid införandet tänker digitalt kan vi skapa en uppsättning IT-verktyg som inte bara möter kraven i valda standarder utan även ökar effektiviteten och ger smarta sätt att samarbeta och ständigt förbättra organisationen. Ledningssystemet går från att bli en beskrivning av hur saker ska fungera till sättet saker faktiskt fungerar på. Det blir ett arbetsverktyg.

Om allt finns där medarbetarna redan befinner sig och jobbar så kommer sakerna att användas. Logiskt, eller hur?

Sen finns ju såklart fördelen att det blir mer kostnadseffektivt, går snabbare och ger bättre resultat också.

Vad betyder ”certifierbart ledningssystem”?

Beroende på syfte så har ledningssystemen olika inriktning.  

Exempelvis är ISO 9001 en standard för kvalitetsledning som betonar kundfokus och ger ett gemensamt språk för att arbeta tillsammans som ett team och 14001 är en standard för miljöledning.

Båda har gemensamt att de ställer ett antal krav på företaget. Och sättet företaget möter dessa krav synliggörs via ledningssystemet.

Utöver kvalitetsledning och miljö är det även vanligt med ledningssystem för exempelvis arbetsmiljö och informationssäkerhet. Listan på standarder kan som du nog förstår göras lång.

Att certifiera sig mot en standard betyder kort att ni bevisar för en extern revisor i en certifieringsrevision att ert ledningssystem uppfyller kraven i standarder som ni vill certifiera er emot.

Vanliga missuppfattningar om ledningssystem

"Det går i stort ut på att skapa massor av dokument"

Ledningssystem används för att styra och effektivisera verksamheter. Det är faktiskt inte ovanligt att organisationer kan minska mängden dokumentation genom att jobba med de här frågorna.

"Att ISO-certifiera sig är en engångsaktivitet" 

Att uppfylla ISO 9001 är en process, inte en händelse. Det är ett sätt för dig att visa ditt engagemang för de högsta standarderna för produkt- och tjänstekvalitet, medarbetarnas kompetens och effektivitet, ständiga förbättringar och innovationer, miljömedvetenhet och övergripande operativ effektivitet.

Det kräver även att företaget faktiskt arbetar och får effekt på det sätt som standarden kräver.

En standard i sig, som ISO 9001 för kvalitetsledning, kräver att du blir lite bättre hela tiden och du behöver löpande bevisa att du faktiskt blir det.

Sammanfattning

Huvudpoängen med ett digitalt ledningssystem är att IT inte är en eftertanke i ledningssystemsprojektet utan en central del i processen och systemet. Det är något som tar ledningssystemet till nästa nivå genom smart integrerade funktioner som samverkar för att verkligen skapa ett levande ledningsystem som alla vill och kan jobba efter.

För är det inte drömmen? Att alla faktiskt jobbar enligt systemet!

Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
Intressentanalys

Intressentanalys: Kärnan i ISO 9001 och Framgångsrik Verksamhet

Förstå vikten av intressentanalys inom ISO 9001-standarden. Lär dig hur du kan kan optimera din verksamhet och öka dess framgång genom att identifiera, analysera och hantera intressenternas behov och förväntningar
Joakim Stenström
July 28, 2023
Kompetenshantering

Vad är kompetenshantering?

Utforska betydelsen av kompetenshantering inom ramen för ISO-standarder och hur det bidrar till framgångsrika företag. Lär dig om stegen för en effektiv hantering av kompetens och kontinuerlig förbättring.
Patrik Björklund
November 21, 2023
Policy

Vad utgör en bra verksamhetspolicy? En genomgång av bästa praxis och teorier

Utforska vetenskapligt stödda principer och verkliga exempel för att skapa en effektiv verksamhetspolicy som stärker framgång och skapar en positiv arbetskultur.
Patrik Björklund
July 6, 2023

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka en nulägesanalys idag för att se hur nära du är certifiering, eller kontakta oss för att diskutera direkt med experter.