Pre-mortem - Ett proaktivt verktyg för förbättra projekt och processer

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
March 12, 2024
Ämne
Riskhantering

Pre-mortem är en metod inom projektledning och riskhantering där man antar att ett projekt eller en process redan har misslyckats, det låter dig "titta tillbaks från framtiden".

Syftet är att identifiera potentiella risker och svagheter i planeringen innan de inträffar.

Tillvägagångssättet innebär att projektteamet samlas och föreställer sig ett scenario där projektet har misslyckats katastrofalt. Deltagarna uppmanas sedan att analysera orsakerna till misslyckandet. Genom denna övning kan teamet identifiera och åtgärda risker i ett tidigt skede.

Varför är pre-mortem bra?

Pre-mortem är ett effektivt verktyg för att tänka riskbaserat av flera anledningar:

  1. Proaktiv riskhantering: Genom att förutsäga vad som kan gå fel, kan teamet vidta åtgärder för att förhindra dessa problem eller minska deras inverkan.
  2. Förbättrad teamkommunikation: Metoden uppmuntrar till öppen dialog om potentiella problem, vilket kan leda till bättre samarbete och förståelse inom teamet.
  3. Identifiering av blinda fläckar och grupptänk: Pre-mortem hjälper till att upptäcka risker som annars kan förbises i den vanliga planeringsprocessen.
  4. Ökad flexibilitet och förberedelse: Att förbereda sig för möjliga misslyckanden gör teamet mer anpassningsbart och redo att hantera oväntade händelser.

När kan pre-mortem användas?

Pre-mortem kan användas i olika skeden av ett projekt eller när som helst då beslut med potentiella risker ska fattas. Det är särskilt användbart före projektstart, vid större skiften i projektets riktning, eller inför lanseringen av en ny produkt eller tjänst.

Av vem kan Pre-mortem användas?

Pre-mortem kan användas av organisationer i alla storlekar och branscher. Det är relevant för projektledare, teamledare, riskhanterare, och i princip alla som arbetar med planering och genomförande av projekt. Metoden är också tillämpbar på olika nivåer inom en organisation, från högsta ledningen till operativa team.

Exempel på tillämpningar

  • Projektmisslyckande: Teamet föreställer sig att projektet inte levererades i tid, över budget, eller inte uppfyllde kvalitetskraven.
  • IT-säkerhetsincidenter: Man antar att organisationens IT-system har blivit hackade eller drabbade av en ransomware-attack.
  • Produktåterkallelse: Teamet utgår från att en ny produkt måste återkallas på grund av säkerhetsrisker eller defekter.

Genom att använda pre-mortem kan organisationer förbättra sin riskhantering, öka sina chanser för projektframgång, och stärka sin förmåga att hantera oväntade händelser.

Steg-för-steg Guide till Pre-mortem

Att göra en sådan här övning behöver inte vara komplicerat, följ bara stegen nedan för att få ett nytt perspektiv på ditt projekt eller process.

Identifiera nyckelprojekt

Börja med att välja ut ett projekt där en pre-mortem analys kan vara mest givande. Detta kan vara ett nytt initiativ, en stor produktlansering, eller införandet av ny teknologi.

Samla teamet

Inkludera medlemmar från olika delar av företaget för att säkerställa en mångsidig syn på potentiella risker. Mångfald i perspektiv är nyckeln.

Skapa ett "misslyckandescenario"

Utgå från att projektet har misslyckats. Beskriv scenariot i detalj:

Vad gick fel? Var det budgetöverskridanden, tekniska problem, eller kanske bristande marknadsförståelse?

Bakåtanalys

Låt teammedlemmarna fritt diskutera möjliga orsaker till misslyckandet. Uppmuntra öppenhet och förhindra grupptänkande genom att välkomna alla perspektiv.

Identifiera åtgärder

Sammanställ en lista över identifierade risker och möjliga åtgärder. Vilka steg kan tas i förväg för att förhindra dessa problem?

Det handlar om att istället för att utgå ifrån "vad kan gå fel" så utgår vi från "vad gick fel".

Exempelvis kan vi istället för att tänka "Vad kan gå fel i projektet?" så utgår vi ifrån "Vi har samlats idag för att diskutera det totalt misslyckade projektet X och att reda ut vad som gick fel. Resultatet av projektet påverkade inte kundreklamationer i den grad som vi trodde. Varför?".

Prioritera och planera

Bestäm vilka åtgärder som är mest kritiska och skapa en handlingsplan. Tidsplanera genomförandet av dessa åtgärder.

Uppföljning och anpassning

Följ upp regelbundet för att säkerställa att förebyggande åtgärder implementeras effektivt. Var redo att anpassa planen baserat på ny information eller förändrade förhållanden.

Sammanfattning

Pre-mortem är en kraftfull teknik som kan hjälpa små och medelstora företag att navigera i osäkerhet och komplexitet. Genom att anta ett framåtblickande perspektiv på riskhantering, kan företag inte bara undvika potentiella misslyckanden utan också stärka sin projektledningskompetens. Börja använda pre-mortem idag för att säkerställa ditt projekts framgång imorgon.

Inkludera nu detta verktyg i dina projektplaneringsrutiner och upplev hur din riskhantering förbättras markant.

Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Free e-book
Everything from what standards require to how you implement a project to establishing a certifiable management system.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Behöver ni hjälp att nå ISO-certifiering?
AmpliFlow kan hjälpa dig med allt som behövs för att nå certifiering. Från smarta IT-system till projektledning, utbildning, internrevision och mycket mer. Boka ett möte idag för att få veta mer!
Tack! Vi hör snart av oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
Målstyrning

Vad är mål och målstyrning?

Målstyrning är ett system som syftar till att skapa fokus och driva resultat. Läs mer om vad det är här.
Patrik Björklund
March 7, 2023
Informationssäkerhet

10 vanliga missuppfattningar VD har om ISO 27001 och informationssäkerhet som kan stå dig dyrt

Undvik kostsamma misstag kring informationssäkerhet. Lär dig de 10 vanligaste missuppfattningarna och hur du skyddar ditt företag effektivt.
Patrik Björklund
October 19, 2023
ISO-certifiering

5 sätt att sänka kostnaden för ISO certifiering

Sänk kostnaden för ISO certifiering med dessa fem effektiva metoder. Optimera processen och spara tid och pengar.
Patrik Björklund
October 21, 2023

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka ett möte idag för att diskutera hur vi kan hjälpa dig med system och/eller stöd.