Pre-mortem är en metod inom projektledning och riskhantering där man antar att ett projekt eller en process redan har misslyckats, det låter dig "titta tillbaks från framtiden".
Syftet är att identifiera potentiella risker och svagheter i planeringen innan de inträffar.
Tillvägagångssättet innebär att projektteamet samlas och föreställer sig ett scenario där projektet har misslyckats katastrofalt. Deltagarna uppmanas sedan att analysera orsakerna till misslyckandet. Genom denna övning kan teamet identifiera och åtgärda risker i ett tidigt skede.
Pre-mortem är ett effektivt verktyg för att tänka riskbaserat av flera anledningar:
Pre-mortem kan användas i olika skeden av ett projekt eller när som helst då beslut med potentiella risker ska fattas. Det är särskilt användbart före projektstart, vid större skiften i projektets riktning, eller inför lanseringen av en ny produkt eller tjänst.
Pre-mortem kan användas av organisationer i alla storlekar och branscher. Det är relevant för projektledare, teamledare, riskhanterare, och i princip alla som arbetar med planering och genomförande av projekt. Metoden är också tillämpbar på olika nivåer inom en organisation, från högsta ledningen till operativa team.
Genom att använda pre-mortem kan organisationer förbättra sin riskhantering, öka sina chanser för projektframgång, och stärka sin förmåga att hantera oväntade händelser.
Att göra en sådan här övning behöver inte vara komplicerat, följ bara stegen nedan för att få ett nytt perspektiv på ditt projekt eller process.
Börja med att välja ut ett projekt där en pre-mortem analys kan vara mest givande. Detta kan vara ett nytt initiativ, en stor produktlansering, eller införandet av ny teknologi.
Inkludera medlemmar från olika delar av företaget för att säkerställa en mångsidig syn på potentiella risker. Mångfald i perspektiv är nyckeln.
Utgå från att projektet har misslyckats. Beskriv scenariot i detalj:
Vad gick fel? Var det budgetöverskridanden, tekniska problem, eller kanske bristande marknadsförståelse?
Låt teammedlemmarna fritt diskutera möjliga orsaker till misslyckandet. Uppmuntra öppenhet och förhindra grupptänkande genom att välkomna alla perspektiv.
Sammanställ en lista över identifierade risker och möjliga åtgärder. Vilka steg kan tas i förväg för att förhindra dessa problem?
Det handlar om att istället för att utgå ifrån "vad kan gå fel" så utgår vi från "vad gick fel".
Exempelvis kan vi istället för att tänka "Vad kan gå fel i projektet?" så utgår vi ifrån "Vi har samlats idag för att diskutera det totalt misslyckade projektet X och att reda ut vad som gick fel. Resultatet av projektet påverkade inte kundreklamationer i den grad som vi trodde. Varför?".
Bestäm vilka åtgärder som är mest kritiska och skapa en handlingsplan. Tidsplanera genomförandet av dessa åtgärder.
Följ upp regelbundet för att säkerställa att förebyggande åtgärder implementeras effektivt. Var redo att anpassa planen baserat på ny information eller förändrade förhållanden.
Pre-mortem är en kraftfull teknik som kan hjälpa små och medelstora företag att navigera i osäkerhet och komplexitet. Genom att anta ett framåtblickande perspektiv på riskhantering, kan företag inte bara undvika potentiella misslyckanden utan också stärka sin projektledningskompetens. Börja använda pre-mortem idag för att säkerställa ditt projekts framgång imorgon.
Inkludera nu detta verktyg i dina projektplaneringsrutiner och upplev hur din riskhantering förbättras markant.
