SWOT-analysen kartlägger organisationens styrkor (Strengths), svagheter (Weaknesses), möjligheter (Opportunities) och hot (Threats).
Interna faktorer (styrkor och svagheter) är det ni kontrollerar – kompetens, processer, resurser. Externa faktorer (möjligheter och hot) är omvärlden – marknadstrender, konkurrens, lagstiftning.
Även fast du kan göra en SWOT på vad som helst så används SWOT i AmpliFlow enbart för att analysera organisationen som helhet. För process-, leverantör- eller riskanalyser har AmpliFlow andra specialiserade verktyg.
SWOT uppfyller ISO-krav på omvärldsanalys
Alla ledningssystems standarder såsom ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 kräver i klausul 4.1 att organisationer fastställer externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och strategiska inriktning kopplat till det aktuella ämnesområde dvs kvalitet, miljö, arbetsmiljö etc.
SWOT-analysen uppfyller detta genom att kartlägga organisationens kontext, identifiera hot och möjligheter, och ge struktur åt ledningsgruppens strategiska arbete.
När: Strategisk planering, förberedelse inför certifiering, ledningens genomgång.
Förberedelser: Samla ledningsgrupp och nyckelpersoner (5-10 personer). Ta med underlag: kundundersökningar, reklamationsdata, ekonomiska nyckeltal, konkurrensanalyser, tidigare riskanalyser. Basera analysen på data, inte gissningar.
Exempel genomförande av SWOT-analys för ISO Midi eller ISO Maxi kunder
AmpliFlow är väldigt anpassningsbart, med anpassade listor kan ni helt utan utvecklare bygga en strukturerad SWOT-process som passar just er organisation.
Nedan beskriver vi ett rekommenderat arbetssätt med två sammanlänkade anpassade listor som våra konsulter ofta brukar använda med våra ISO Midi och Maxi kunder där mer konsultstöd ingår än för lösningen ISO Mini där kunden gör allt själv m.h.a guider, checklistor och AmpliFlows inbyggda verktyg.
När ni arbetar med SWOT i AmpliFlow på detta sätt använder ni två sammanlänkade anpassade listor.
Det rekommenderade arbetssättet är att börja med det interna (Lista 1 - Strengths 💪 & Weaknesses 🚩) och sedan analysera det externa i relation till era interna förutsättningar (Lista 2 - SWOT - analysis 📈).
Steg 1: Fyll i "Styrkor & Svagheter" (Lista 1)
Börja med att kartlägga era interna faktorer. Detta ger er grundkartan över vad organisationen har att arbeta med.
Arbetsprocess:
- Skapa en ny post i listan "Styrkor & Svagheter"
- Välj "Styrka" eller "Svaghet" i fältet "Typ av förmåga"
- Beskriv styrkan eller svagheten konkret i fältet "Förmåga"
- Tilldela ansvarig person
- Lägg till relevant involverad personal
- Fyll i åtgärdsplan (särskilt för svagheter som ni vill åtgärda)
- Koppla eventuellt till leverantörer om styrkan/svagheten är kopplad till leverantör
- Lägg till förtydligande i kommentarsfältet vid behov
Frågor att ställa för styrkor:
- Vad fungerar mycket bra i organisationen?
- Vilka resurser eller kompetenser är starka?
- Vad uppskattar kunder mest?
- Vilka förbättringar har stärkt verksamheten senaste året?
Frågor att ställa för svagheter:
- Vad fungerar dåligt eller skapar problem?
- Var saknar vi resurser eller kompetens?
- Vilka klagomål eller kritik får vi från kunder?
- Vilka avvikelser återkommer i ledningssystemet?
Exempel på poster i Lista 1:
Styrkor:
- ISO 9001 och 14001-certifierade sedan 2018 med väletablerade processer
- Stark kundlojalitet – 78% återkommande kunder senaste 3 åren
Svagheter:
- Beroende av två stora kunder (utgör 65% av omsättningen)
- Ansvarig: VD
- Åtgärdsplan: Bredda kundbasen genom att kontakta 15 nya potentiella kunder Q2-Q3
- Låg digitalisering – manuella processer i produktion skapar ineffektivitet
- Ansvarig: Produktionschef
- Åtgärdsplan: Utred automationslösningar och digital arbetsledning
Tips: Skriv varje styrka och svaghet konkret och mätbart. Undvik vaga formuleringar som "bra kundservice" – skriv istället "genomsnittlig responstid på kundfrågor under 2 timmar".
Steg 2: Fyll i "SWOT-analys" – Möjligheter och Hot (Lista 2)
När ni har kartlagt de interna faktorerna fortsätter ni med att analysera externa faktorer – möjligheter och hot från omvärlden.
Arbetsprocess:
- Skapa en ny post i listan "SWOT-analys"
- Beskriv den externa händelsen eller trenden i fältet "Globala, nationella eller lokala händelser eller trender"
- Välj "Möjlighet", "Hot" eller "Både och" i fältet "O eller T?"
- Sätt prioritet: Hög, Medel eller Låg
- Skriv motivering till varför detta är viktigt för er
- Välj typ av faktor (PESTEL): Politisk, Ekonomisk, Social, Teknologisk, Miljömässig eller Juridisk
- Lägg till fördjupad information vid behov
- Ange kunskapskälla (vem i organisationen som känner till detta bäst)
- Länka till Lista 1: Välj vilka styrkor som hjälper er med denna möjlighet/hot
- Länka till Lista 1: Välj vilka svagheter som försvårar eller ökar risken
Frågor att ställa för möjligheter:
- Finns nya verktyg, tekniker eller metoder som kan stärka oss?
- Förändras kundernas behov på gynnsamt sätt?
- Finns nya samarbeten eller partnerskap att utforska?
- Förändras lagstiftning eller marknadsvillkor till vår fördel?
Frågor att ställa för hot:
- Vad gör konkurrenter som utmanar vår position?
- Förändras lagstiftning på ett sätt som skapar krav eller begränsningar?
- Finns risker i beroenden (leverantörer, system, nyckelkompetens)?
- Hur påverkas vi av tekniska eller samhälleliga förändringar?
Exempel på poster i Lista 2:
Möjlighet (Hög prioritet):
- Ny EU-lagstiftning gynnar hållbara produkter – våra produkter uppfyller kraven direkt
- Typ: Juridisk/Miljömässig
- Styrkor som hjälper: ISO 14001-certifiering, Miljöexpertis
- Svagheter som försvårar: Låg digitaliseringsgrad begränsar marknadsföring online
Hot (Hög prioritet):
- Lågpriskonkurrenter från Asien tar marknadsandelar – prispress ökar
- Typ: Ekonomisk
- Styrkor som hjälper: Stark kundlojalitet, ISO-certifiering, Kvalitetsfokus
- Svagheter som försvårar: Beroende av två stora kunder gör oss sårbara
Både möjlighet och hot (Medel prioritet):
- Ökad efterfrågan på snabba leveranser inom 24 timmar
- Typ: Social/Teknologisk
- Styrkor som hjälper: Närhet till kunder, Flexibel produktion
- Svagheter som försvårar: Begränsad lagerkapacitet
Steg 3: Analysera sammankopplingarna
Det kraftfulla med lösningen är länkarna mellan de två listorna. När ni har fyllt i båda kan ni analysera:
För varje möjlighet i Lista 2:
- Vilka styrkor från Lista 1 kan vi använda för att ta tillvara möjligheten?
- Vilka svagheter från Lista 1 hindrar oss från att utnyttja möjligheten fullt ut?
För varje hot i Lista 2:
- Vilka styrkor från Lista 1 kan vi använda för att minska hotet?
- Vilka svagheter från Lista 1 gör oss extra sårbara för detta hot?
Konkret exempel:
Ni har identifierat hotet "Lågpriskonkurrens från Asien ökar" i Lista 2.
- Under "Styrkor som minskar hotet" väljer ni från Lista 1: "ISO-certifiering", "Stark kundlojalitet", "Kvalitetsfokus"
- Under "Svagheter som ökar hotet" väljer ni från Lista 1: "Beroende av två stora kunder"
Nu ser ni tydligt strategin:
- Vad vi kan använda: Våra certifieringar, kvalitet och kundrelationer är vår konkurrensfördel – fokusera på premiumsegment
- Vad vi måste åtgärda: Kundberoende gör oss sårbara om dessa kunder lockas av lågpris – bredda kundbasen akut
Länkningarna mellan listorna gör dessa strategiska insikter synliga och spårbara.
Analysera och agera på SWOT-resultatet
När ni har fyllt i båda listorna är nästa steg att agera på insikterna. De sammanlänkade listorna i AmpliFlow gör det enkelt att se mönster och prioritera åtgärder.
Granska sammankopplingarna systematiskt
Gå igenom varje post i Lista 2 (SWOT-analys) och analysera vilka styrkor och svagheter från Lista 1 som ni har kopplat till varje möjlighet eller hot.
Styrkor + Möjligheter: Hur använder vi våra styrkor för att ta tillvara möjligheterna?
- Exempel från listorna: Möjligheten "Ny EU-lagstiftning gynnar hållbara produkter" är kopplad till styrkan "ISO 14001-certifiering" → Strategisk åtgärd: Lansera marknadsföringskampanj som lyfter vår miljöcertifiering och regelefterlevnad
Styrkor + Hot: Hur använder vi våra styrkor för att minska hoten?
- Exempel från listorna: Hotet "Lågpriskonkurrens från Asien" är kopplat till styrkorna "Stark kundlojalitet" och "ISO-certifiering" → Strategisk åtgärd: Fokusera på premiumsegment med kvalitet och personlig service istället för att konkurrera på pris
Svagheter + Möjligheter: Vad måste vi åtgärda för att kunna ta tillvara möjligheterna?
- Exempel från listorna: Möjligheten "Digital transformation öppnar för nya affärsmodeller" är kopplad till svagheten "Låg digitaliseringsgrad" → Strategisk åtgärd: Investera i digital infrastruktur och kompetensutveckling Q2-Q4
Svagheter + Hot: Vilka kombinationer skapar störst risk och kräver omedelbar åtgärd?
- Exempel från listorna: Hotet "Lågpriskonkurrens från Asien" är kopplat till svagheten "Beroende av två stora kunder" → Strategisk åtgärd: Akut behov av kundbreddning – kontakta 15 potentiella nya kunder senast Q2
Sortera och filtrera i listorna:
AmpliFlow låter er filtrera på prioritet (Hög/Medel/Låg), typ av faktor (PESTEL), ansvarig person, etc. Använd detta för att fokusera på:
- Möjligheter och hot med hög prioritet först
- Kombinationer där samma svaghet kopplas till flera hot (extra sårbara områden)
- Möjligheter där ni har många styrkor att utnyttja (lågt hängande frukter)
Sätt konkreta åtgärder i listorna
För varje prioriterad insikt använder ni fälten i listorna för att planera och följa upp åtgärder:
I Lista 1 (Styrkor & Svagheter):
För varje svaghet som ni prioriterar att åtgärda:
- Fyll i fältet Åtgärdsplan (tasklist med konkreta uppgifter)
- Tilldela ansvarig och involverad personal
- Använd kommentarsfältet för att förtydliga deadlines och mätetal
I Lista 2 (SWOT-analys):
För varje möjlighet eller hot med hög prioritet:
- Se till att ni har fyllt i Motivering (varför är detta viktigt?)
- Kontrollera att ni har kopplat rätt styrkor/svagheter från Lista 1
- Använd Fördjupad information för att dokumentera åtgärdsplan eller beslut
Exempel på konkret åtgärd från listorna:
- SWOT-insikt (Lista 2): Hot "Lågpriskonkurrens från Asien" (Hög prioritet) kopplat till svaghet "Beroende av två stora kunder"
- Åtgärd i Lista 1: I posten "Beroende av två stora kunder" fyller ni i Åtgärdsplan:
- Kontakta 15 potentiella kunder i segment X senast Q2 (Ansvarig: Säljchef)
- Upprätta erbjudande för premiumsegment med fokus på kvalitet och ISO-certifiering (Deadline: månadsskifte)
- Mätetal: Andel av top-2 kunder ska minska från 65% till under 50% inom 12 månader
Koppla till andra verktyg i ledningssystemet
AmpliFlow låter er länka från SWOT-listorna till andra delar av ledningssystemet. Så här går insikter till handling:
Till Operativa risker:
- Hot med hög prioritet (särskilt kombinationer av svagheter + hot) exporteras eller refereras i t.ex. Ledningsprocessen eller Affärutveckla process i Operativa risker för att på så sätt säkra upp att de strategiska riskerna tas hänsyn till
- Där gör ni formell riskbedömning med sannolikhet, konsekvens och åtgärdsplanering enligt ISO 9001 klausul 6.1
- Exempel: Hotet "Lågpriskonkurrens + Kundberoende" blir en operativ risk med tydlig åtgärdsplan
Till Förbättringsförslag:
- Outnyttjade möjligheter eller identifierade svagheter blir förbättringsförslag
- Exempel: Svagheten "Låg digitalisering" genererar förbättringsförslag "Digitalisera produktionsprocessen"
Till Mål och KPI:
- Möjligheter med hög prioritet pekar på områden där ni kan sätta strategiska mål
- Exempel: Möjligheten "Ökad efterfrågan på hållbara produkter" + styrkan "ISO 14001-certifiering" → Mål: "Öka försäljning av miljömärkta produkter med 30% under 2026"
Till Ledningens genomgång:
- Länka in SWOT analysen från er checklista för Ledningens genomgång som input till ledningens genomgång (ISO 9001 klausul 9.3) som du kan ladda ner från vårt molnbibliotek.
- Filtrera på hög prioritet för att ge ledningen översikt över de viktigaste strategiska frågorna
- Länkningen mellan listorna och ledningens genomgång gör det enkelt att förklara och spåra implementeringen och uppföljningen av strategiska beslut.
Till omvärldsanalys:
- SWOT-listorna är direkt bevis på att ni uppfyller krav 4.1 i ISO 9001, 14001, 27001 och 45001 som berör organisationens kontext i förhållande till externa och interna krav och behov.
- Referera till listorna i er dokumentation t.ex. genom att länka från Ledningsprocessen i AmpliFlow.
Följ upp och uppdatera löpande
Eftersom SWOT-analysen finns i AmpliFlow kan ni arbeta med den som ett levande dokument:
Uppdatera när omvärlden förändras:
- Lägg till nya möjligheter eller hot i Lista 2 när ni upptäcker förändringar
- Ändra prioritet när situationen förändras (t.ex. från Medel till Hög)
- Arkivera eller ta bort poster som inte längre är relevanta
Uppdatera när organisationen förändras:
- Lägg till nya styrkor när ni utvecklas (t.ex. ny certifiering, ny kompetens)
- Ta bort eller uppdatera svagheter som ni åtgärdat
- Uppdatera länkningarna mellan listorna när era förutsättningar förändras
Följ åtgärdsplaner:
- Använd tasklist-funktionen i Åtgärdsplan-fältet för att bocka av genomförda aktiviteter
- Tilldela nya uppgifter när behov uppstår
- Spåra progress direkt i listorna
Historik och versionshantering:
- AmpliFlow sparar ändringshistorik – ni kan se hur er SWOT-bild utvecklats över tid
- Användbart vid ledningens genomgång: "Vad har förändrats sedan förra året?"
Dokumentera och följ upp
Om ni använder de två anpassade listorna i AmpliFlow (beskrivna ovan) får ni automatisk dokumentation, versionshistorik och uppföljning direkt i systemet. Listorna utgör själva dokumentationen av er SWOT-analys och kan refereras i:
- Omvärldsanalys (klausul 4.1)
- Riskanalys (klausul 6.1)
- Målsättning (klausul 6.2)
- Ledningens genomgång (klausul 9.3)
Om ni arbetar med SWOT utanför AmpliFlow (t.ex. som workshop och dokumenterar som bilaga till ledningens genomgång):
Dokumentera resultatet: Sammanställ styrkor, svagheter, möjligheter och hot i ett dokument. Inkludera analysen av kopplingar och beslutade åtgärder. Detta utgör underlag för ledningssystemets dokumentation enligt t.ex. ISO 9001 klausul 7.5.
Följ upp regelbundet: SWOT-analys för organisationen bör göras minst en gång per år, lämpligen i samband med ledningens genomgång eller strategisk planering.
Spåra åtgärder: Använd era befintliga verktyg för uppföljning. Åtgärder från SWOT-analysen ska inte bara dokumenteras – de ska genomföras och följas upp enligt t.ex. ISO 9001 klausul 10.2 om förbättring.
Vanliga misstag
För vaga formuleringar: Skriv "Genomsnittlig responstid under 2 timmar" istället för "God kundservice".
Blanda internt och externt: "Nya konkurrenter" är ett hot (externt), inte en svaghet. "Bristande kompetens" är en svaghet (internt), inte ett hot.
Inget händer efter workshopen: SWOT är värdelös om den bara blir ett dokument. Koppla den till konkreta åtgärder i ledningssystemet via t.ex. era processer, checklistorna "Ledningens genomgång" och "Uppgifter för ledningsgruppen" i AmpliFlow.
Analysera fel nivå: SWOT i AmpliFlow är för organisationen som helhet. För processer eller leverantörer finns andra verktyg i AmpliFlow.
Vill du veta mer?
Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal.
