Behörighetsstyrning för medarbetarsamtal

Denna guide förklarar i detalj hur behörighetsstyrningen för medarbetarsamtal fungerar i AmpliFlow. Eftersom systemet använder en kombination av roller OCH chefsrelationer är det viktigt att förstå exakt hur dessa samspelar.

Den här guiden är för dig om du:

• Är administratör och konfigurerar behörigheter för medarbetarsamtal
• Är chef och undrar varför du kan eller inte kan se vissa medarbetarsamtal
• Ansvarar för HR och behöver förstå åtkomstkontrollen för medarbetarsamtal
• Behöver felsöka behörighetsproblem för medarbetarsamtal

Översikt över behörighetssystemet

Behörighetssystemet för medarbetarsamtal är mer komplext än för andra funktioner i AmpliFlow eftersom det kombinerar:

• Roller — Traditionella behörighetsroller (Administrator, Owner, Editor, User)
• Personliga relationer — Vem som rapporterar till vem (fältet “Manager” i användarprofilen)
• Ägarskap — Vem samtalet handlar om (“Subject”) och vem som genomför det (“Appraising Manager”)

Medarbetarsamtal innehåller känslig personlig information. Systemet måste därför säkerställa att:

• Chefer kan se samtal för sina direktrapporter
• Medarbetare kan se sina egna samtal
• HR/administratörer kan se alla samtal (om de har rätt roll)
• Ingen ser samtal de inte ska ha åtkomst till

De fyra frågor systemet ställer

När du försöker visa eller redigera ett medarbetarsamtal kontrollerar systemet:

1. Vilken roll har du? (Administrator, Owner, Editor eller User)
2. Är det ditt eget samtal? (Du är “Subject” för samtalet)
3. Är det ett samtal för någon som rapporterar till dig? (Personen under “Subject” har dig som sin “Manager”)
4. Genomför du samtalet? (Du är angiven som “Appraising Manager”)

Beroende på svaren får du olika behörigheter.

Roller och deras behörigheter

Det finns fyra roller som styr åtkomst till medarbetarsamtal:

Administrator

• Visa alla medarbetarsamtal
• Skapa medarbetarsamtal för vem som helst
• Redigera alla medarbetarsamtal
• Arkivera alla medarbetarsamtal
• Radera arkiverade medarbetarsamtal

Användningsfall: Systemadministratörer, superanvändare. Har full kontroll.

Owner

• Visa alla medarbetarsamtal
• Skapa medarbetarsamtal för vem som helst
• Redigera alla medarbetarsamtal
• Arkivera alla medarbetarsamtal
• Kan INTE radera medarbetarsamtal (endast Administrator)

Användningsfall: HR-chefer, HR-direktörer. Full åtkomst men kan inte radera.

Editor

• Visa alla medarbetarsamtal
• Skapa medarbetarsamtal för vem som helst
• Redigera alla medarbetarsamtal
• Arkivera alla medarbetarsamtal
• Kan INTE radera medarbetarsamtal (endast Administrator)

Användningsfall: HR-team, HR-administratörer. I praktiken samma behörigheter som Owner. Skillnaden är semantisk — Owner signalerar högre ansvarsnivå.

User

Begränsade behörigheter som styrs av relationer:

Kan visa:

• Egna medarbetarsamtal (där du är “Subject”)
• Medarbetarsamtal för personer som rapporterar direkt till dig
• Medarbetarsamtal där du är “Appraising Manager”
• Arkiverade och aktiva samtal (för ovanstående)

Kan skapa:

• Medarbetarsamtal för sig själv
• Medarbetarsamtal för personer som rapporterar direkt till dem

Kan redigera:

• Egna medarbetarsamtal
• Medarbetarsamtal för personer som rapporterar direkt till dem
• Medarbetarsamtal där du är “Appraising Manager”
• Kan INTE redigera fältet “Who” (Subject) — detta är inaktiverat för rollen User

Kan arkivera:

• Egna medarbetarsamtal
• Medarbetarsamtal där du är “Subject”
• Medarbetarsamtal där du är “Appraising Manager”
• Medarbetarsamtal för personer som rapporterar direkt till dig

Kan radera:

• Inga medarbetarsamtal (endast Administrator)

Användningsfall: Chefer, teamledare. Kan hantera sina egna samtal, samtal för sina direktrapporter och samtal där de är appraising manager.

Rapporteringsrelationer (Manager-fältet)

Vad är “Manager”-fältet?

Varje användare i AmpliFlow kan ha ett “Manager”-fält i sin användarprofil. Detta skapar en rapporteringsrelation.

Exempel:

• Anna har “Manager” = Lisa
• David har “Manager” = Lisa
• Lisa har “Manager” = (tomt)

Detta betyder att Anna och David rapporterar till Lisa.

Hur ställer du in “Manager”-fältet?

1. Gå till Settings > Users
2. Klicka på en användare för att redigera
3. Välj en manager i “Manager”-fältet
4. Spara

Varför är “Manager”-fältet viktigt?

“Manager”-fältet styr automatiskt vilka medarbetarsamtal en användare med rollen User kan se och redigera.

Lisa (med rollen User) kan:

• Skapa medarbetarsamtal för Anna
• Skapa medarbetarsamtal för David
• Visa och redigera Annas och Davids medarbetarsamtal

Anna (med rollen User) kan:

• Skapa medarbetarsamtal för sig själv
• Visa sina egna medarbetarsamtal
• INTE se Davids medarbetarsamtal (de har samma manager men är inte i en direkt relation)

Viktiga saker att känna till

• Endast direkt rapportering räknas — Om Anna rapporterar till Lisa, och Lisa rapporterar till Karl, KAN INTE Karl automatiskt se Annas medarbetarsamtal (om Karl endast har rollen User).
• En användare kan ha flera direktrapporter — Lisa kan ha 10 personer som har henne som “Manager”. Hon kan se allas medarbetarsamtal.
• En användare kan endast ha EN manager — Anna kan inte ha både Lisa och Karl som “Manager” samtidigt.
• Ingen manager = ingen som rapporterar — Om ingen har “Manager” satt till Anna, kan Anna (med rollen User) bara se sina egna medarbetarsamtal.

Visa medarbetarsamtal

Administrator, Owner, Editor

Kan se alla medarbetarsamtal i hela systemet, arkiverade och aktiva, oavsett vem som är “Subject” eller “Appraising Manager”. Inga automatiska filter tillämpas. Listan visar alla samtal.

User

Kan se:

• Medarbetarsamtal där du är “Subject”
• Medarbetarsamtal för personer som har dig som “Manager”
• Medarbetarsamtal där du är “Appraising Manager”
• Arkiverade och aktiva samtal (för ovanstående)

Systemet visar automatiskt endast de medarbetarsamtal där du är involverad på något av dessa sätt.

Ingen roll

Om du inte har någon av rollerna (Administrator, Owner, Editor eller User) ser du inga medarbetarsamtal alls och kan inte komma åt funktionen.

Skapa medarbetarsamtal

Administrator, Owner, Editor

Kan skapa medarbetarsamtal för vem som helst i systemet. Fältet “Subject” visar alla användare.

User

Kan skapa medarbetarsamtal för sig själv och för personer som har dem som “Manager”. Fältet “Subject” visar endast dig själv och användare som har dig som “Manager”.

Redigera medarbetarsamtal

Administrator, Owner, Editor

Kan redigera alla medarbetarsamtal utan begränsningar.

User

Kan redigera medarbetarsamtal där du är “Subject”, för personer som har dig som “Manager”, och där du är “Appraising Manager”. Fältet “Who” (Subject) är alltid inaktiverat för rollen User.

Arkivera medarbetarsamtal

Administrator, Owner, Editor

Kan arkivera alla medarbetarsamtal.

User

Kan arkivera medarbetarsamtal baserat på tre villkor:

• Du är Subject för samtalet
• Du är Appraising Manager för samtalet
• Du är direkt manager för personen samtalet handlar om

Exempel:

• Lisa är manager för Anna (Anna har “Manager” = Lisa)
• Karl genomför ett medarbetarsamtal med Anna (Karl är “Appraising Manager”)

Resultat:

• Lisa (med rollen User) KAN arkivera samtalet (hon är Annas direkta manager)
• Anna (med rollen User) KAN arkivera samtalet (hon är Subject)
• Karl (med rollen User) KAN arkivera samtalet (han är Appraising Manager)
• David (med rollen User) KAN INTE arkivera samtalet (han är inte involverad)

Radera medarbetarsamtal

Endast Administrator kan radera medarbetarsamtal, och bara arkiverade sådana.

Processen:

1. Arkivera först medarbetarsamtalet
2. Radera det arkiverade medarbetarsamtalet

Owner, Editor och User kan inte radera några medarbetarsamtal alls.

Praktiska exempel

Exempel 1: HR-chef Maria

• Roller: Owner
• “Manager”: (tomt)

Maria kan se, skapa, redigera och arkivera alla medarbetarsamtal i organisationen. Hon kan inte radera medarbetarsamtal (kräver Administrator-roll).

Exempel 2: Teamledare Erik

• Roller: User
• “Manager”: Maria (HR-chef)
• Direktrapporter: Anna, David, Lisa (alla har “Manager” = Erik)

Erik kan:

• Se sina egna medarbetarsamtal och medarbetarsamtal för Anna, David och Lisa
• Se medarbetarsamtal där han är “Appraising Manager”
• Skapa medarbetarsamtal för sig själv och för Anna, David och Lisa
• Redigera sina egna och deras medarbetarsamtal (utom fältet “Who”)
• Arkivera sina egna och deras medarbetarsamtal

Erik kan inte:

• Se medarbetarsamtal för andra teamledares anställda
• Radera några medarbetarsamtal
• Redigera fältet “Who” i något medarbetarsamtal

Exempel 3: Medarbetare Anna

• Roller: User
• “Manager”: Erik
• Direktrapporter: (inga)

Anna kan se, skapa och redigera sina egna medarbetarsamtal (utom fältet “Who”) och arkivera sina egna medarbetarsamtal. Hon kan inte se andras medarbetarsamtal.

Vanliga frågor

Varför kan jag inte se en medarbetares samtal trots att jag är chef? Kontrollera att medarbetaren har dig angiven som “Manager” i sin användarprofil. Systemet kollar fältet “Manager”, inte organisationsstrukturen.

Kan jag se samtal för mina indirekta rapporter? Nej, med rollen User kan du bara se samtal för personer som har dig som direkt “Manager”. Om du behöver bredare åtkomst, prata med din administratör om att få rollen Editor eller Owner.

Vad händer om en medarbetare byter chef? När “Manager”-fältet uppdateras på medarbetarens profil får den nya chefen automatiskt åtkomst till medarbetarens samtal, och den gamla chefen förlorar åtkomst (om den gamla chefen bara hade rollen User).

Kan jag ge en kollega tillfällig åtkomst till ett samtal? Nej, det finns inget system för tillfällig åtkomst. Behörigheter styrs av roller och Manager-fält. Be en administratör om hjälp vid behov.

Felsökning

Jag kan inte se funktionen “Medarbetarsamtal” i menyn Du saknar roll för medarbetarsamtal. Be din administratör att ge dig minst rollen User.

Jag kan inte se en medarbetares samtal Kontrollera att medarbetaren har dig som “Manager” i sin profil. Kontrollera att du har rollen User (eller högre) för medarbetarsamtal.

Jag kan inte redigera fältet “Who” (Subject) Detta är avsiktligt. Rollen User kan inte ändra fältet “Who”. Bara Administrator, Owner och Editor kan ändra det.

Jag kan se samtalet men inte arkivera det Kontrollera om du är Subject, Appraising Manager eller direkt manager för personen samtalet handlar om. Minst ett av dessa villkor måste vara uppfyllt.