AmpliFlow har en behörighetsmodell som ger dig full kontroll över vem som kan se och redigera innehåll, samtidigt som den är lätt att förstå och använda.
Den här guiden är för dig som:
- Behöver begränsa åtkomst till känsligt innehåll
- Vill ge olika team tillgång till olika delar av dokumentationen
- Är administratör eller innehållsansvarig
- Behöver förstå hur behörighetsmodellen fungerar
Översikt över behörighetsmodellen
Grundprinciper:
- Behörigheter ärvs från objektets förälder, om du inte sätter unika behörigheter
- När du sätter unika behörigheter gäller exakt de du anger — ingenting kopieras automatiskt
- Objekt med låsikon har unika behörigheter
- Ägare och Redigerare kan se vem som har behörigheter — Läsare kan inte se detta
Mappar och sidor med unika behörigheter markeras med ett låsikon i listan, så du snabbt ser vilka objekt som har särskilda inställningar.
Tre nivåer av behörigheter
Det finns tre behörighetsnivåer i AmpliFlow:
Läsare
- Kan läsa och öppna sidor, mappar och filer
- Kan inte redigera eller se behörighetsinställningar
- För användare som behöver information men inte ska ändra den
Redigerare
- Kan läsa, skapa och redigera innehåll
- Kan se vilka som har behörigheter
- Kan inte ändra behörighetsinställningar
- Lämpligt för användare som aktivt arbetar med innehållet
Ägare
- Kan göra allt som Redigerare kan
- Kan ändra behörighetsinställningar
- Kan ta bort innehåll
- Minst en ägare krävs för varje objekt med unika behörigheter
Hur behörighetsarv fungerar
Behörigheter ärvs nedåt i mappstrukturen. Om ingen har ändrat behörigheterna på en mapp, så ärver den behörigheter från funktionen “Sidor”.
Exempel på arv:
- Funktion: Sidor (Team A är Ägare, Team B är Redigerare)
- Mapp: Kvalitet (ärver från Sidor)
- Mapp: Rutiner (ärver från Kvalitet)
- Sida: Policy (ärver från Kvalitet)
I det här exemplet har Team A och Team B samma behörigheter på alla mappar och sidor, eftersom de ärver från funktionen “Sidor”.
När du sätter unika behörigheter på en mapp eller sida, så ärvs de nya behörigheterna nedåt till alla undermappar och sidor — tills någon undermapp eller sida i sin tur har egna unika behörigheter.
Sätta grundbehörigheter för funktionen Sidor
Innan du börjar arbeta med behörigheter på enskilda mappar, bör du sätta grundbehörigheter för hela funktionen “Sidor”:
- Gå till Behörigheter i huvudmenyn (kräver administratörsrättigheter)
- Hitta funktionen Sidor i listan
- Klicka på Behörighetsinställningar för Sidor
- Lägg till team eller användare i följande roller:
- Ägare: De som ska kunna administrera allt innehåll
- Redigerare: De som ska kunna skapa och redigera sidor
- Läsare: De som bara ska kunna läsa innehåll
- Klicka Spara
Om inget team eller ingen användare har någon behörighet till funktionen “Sidor” kommer ingen att kunna se den i navigationsmenyn.
Konfigurera unika behörigheter
När du behöver begränsa åtkomst till en specifik mapp eller sida, sätter du unika behörigheter.
Öppna behörighetsinställningar
- Gå till Sidor i huvudmenyn
- Hitta mappen, sidan eller filen du vill sätta behörigheter på
- Klicka på … (tre punkter) till höger om objektet
- Välj Behörighetsinställningar
Aktivera unika behörigheter
- Klicka på knappen Konfigurera unika behörigheter
- Ett formulär öppnas där du kan välja team och användare för varje behörighetsnivå
Välj behörigheter
- Lägg till minst ett team eller en användare som Ägare (obligatoriskt)
- Lägg till team eller användare som Redigerare (valfritt)
- Lägg till team eller användare som Läsare (valfritt)
- Klicka Spara (om du klickar på “Avbryt” så sparas inga ändringar du gjort)
Viktigt: När du sparar gäller endast de behörigheter du angivit. Inga behörigheter kopieras automatiskt från förälderobjektet. Om du till exempel bara anger ett team som Ägare, så kommer endast det teamet ha åtkomst till mappen.
Resultat
Efter att du sparat ser du ett låsikon på objektet i listan. Det betyder att objektet har unika behörigheter. Alla undermappar och sidor ärver nu behörigheterna från detta objekt — om de inte själva har unika behörigheter konfigurerade.
Specialfall: Åtkomst utan överliggande mapp
Ibland kan du behöva ge någon tillgång till en undermapp, men inte till den överliggande mappen. AmpliFlow hanterar detta automatiskt.
Exempel: Du har denna mappstruktur:
- A (PersonY har tillgång)
- A1 (PersonY har tillgång)
- A1.1 (PersonY har tillgång)
- A1.2 (PersonY har INTE tillgång)
- A1.3 (PersonY har tillgång)
PersonY kommer då att se följande struktur:
- A
- A1
- A1.1
- A1.3
Mappen A1.3 visas direkt under A1, eftersom PersonY inte har tillgång till mellannivån A1.2. Objektet “hoppar upp” till närmaste överliggande mapp där PersonY har åtkomst.
Användningsfall:
- Ge specifika team tillgång till känsliga undermappar
- Skapa virtuella vyer där olika användare ser olika mappstrukturer
- Dela ut punktvisa behörigheter utan att exponera hela hierarkin
Bästa praxis
Använd team istället för enskilda användare
- Koppla behörigheter till team, inte till enskilda personer
- När någon byter roll eller slutar behöver du bara uppdatera teammedlemmarna
- Du styr alla behörigheter på ett ställe
Håll strukturen enkel
- Sätt behörigheter på så få nivåer som möjligt
- Ju fler objekt med unika behörigheter, desto svårare att administrera
- Tänk igenom mappstrukturen innan du börjar sätta behörigheter
Planera mappstrukturen efter behörigheter
- Gruppera innehåll som ska ha samma behörigheter i samma mapp
- Exempel: Samla alla HR-dokument i en mapp, alla kvalitetsdokument i en annan
- Då behöver du bara sätta behörigheter på mappnivå
Dokumentera behörighetsstrukturen
- Skriv ner vilka team som ska ha tillgång till vad
- Gör det lättare för framtida administratörer att förstå strukturen
- Spara dokumentationen som en sida i AmpliFlow (med rätt behörigheter)
Granska behörigheter regelbundet
- Gå igenom vilka som har tillgång minst en gång per år
- Ta bort team och användare som inte längre behöver åtkomst
- Säkra att nya team får tillgång till rätt innehåll
Vanliga frågor
Vad händer om jag tar bort alla behörigheter från ett objekt? Om du tar bort alla behörigheter inklusive ägare kan endast Administratörer komma åt objektet.
Kan jag kopiera behörigheter från en mapp till en annan? Nej, det finns ingen kopieringsfunktion. Du måste konfigurera behörigheterna manuellt på varje objekt som ska ha unika behörigheter.
Hur vet jag vilka behörigheter jag själv har? Om du kan se Behörighetsinställningar när du klickar på … är du antingen Ägare eller Redigerare. Om du kan ändra inställningarna är du Ägare.
Vad händer om jag tar bort unika behörigheter? Ta bort alla unika behörigheter så återställs arvet från överliggande mapp automatiskt.
Kan jag ge olika behörigheter på olika sidor i samma mapp? Ja, du kan sätta unika behörigheter på enskilda sidor även om de ligger i samma mapp.
Syns mappar jag inte har tillgång till? Nej, du ser bara mappar, sidor och filer du har minst läsbehörighet till.
Kan jag se en översikt över alla objekt med unika behörigheter? Nej, det finns ingen sådan översiktsvy. Objekt med unika behörigheter markeras med låsikon när du bläddrar i mappstrukturen.
Felsökning
Jag kan inte se funktionen “Sidor” i menyn Kontrollera att du har minst läsbehörighet till funktionen “Sidor”. Be din administratör att ge dig tillgång via behörighetsinställningar.
Jag kan inte se knappen “Behörighetsinställningar” Kontrollera att du har minst redigerarrättigheter på objektet. Endast Redigerare och Ägare kan se behörighetsinställningar.
Jag kan se behörigheter men inte ändra dem Du är Redigerare, inte Ägare. Endast Ägare kan ändra behörighetsinställningar. Be en Ägare att ge dig ägarrättigheter.
Ett team får inte tillgång trots att jag lagt till dem Kontrollera att personerna faktiskt är medlemmar i teamet. Gå till Team och verifiera medlemslistan.
En mapp visas på “fel” plats i strukturen Detta kan vara specialfallet där en undermapp har behörigheter men inte överliggande mapp. Mappen “hoppar upp” till närmaste överliggande mapp du har tillgång till. Detta är avsiktligt beteende.
Låsikonen försvann efter att jag ändrade behörigheter Verifiera att du faktiskt sparade ändringarna. Uppdatera sidan och kontrollera igen. Om problemet kvarstår, kontakta support.