Guide: Behörigheter för mappar, sidor och filer i AmpliFlow

AmpliFlow har en kraftfull och säker modell för att styra behörigheter som är lätt att förstå och använda. Här lär du dig hur behörigheter fungerar och hur du sätter unika behörigheter när du behöver det.

Den här guiden är för dig som:

• Behöver begränsa åtkomst till känsligt innehåll
• Vill ge olika team tillgång till olika delar av dokumentationen
• Är administratör eller innehållsansvarig
• Behöver förstå hur behörighetsmodellen fungerar

Efter att ha läst guiden kan du:

• Förstå hur behörighetsarv fungerar
• Sätta unika behörigheter på mappar, sidor och filer
• Använda team för effektiv behörighetsstyrning
• Identifiera objekt med särskilda behörigheter

Lästid: ~8 minuter

Översikt över behörighetsmodellen

AmpliFlow har en kraftfull behörighetsmodell som ger dig full kontroll över vem som kan se och redigera innehåll, samtidigt som den är lätt att förstå och använda.

Grundprinciper:

• Behörigheter ärvs från objektets förälder, om du inte sätter unika behörigheter
• När du sätter unika behörigheter gäller exakt de du anger - ingenting kopieras automatiskt
• Objekt med låsikon har unika behörigheter
• Ägare och Redigerare kan se vem som har behörigheter - Läsare kan inte se detta

Visuell indikator:Mappar och sidor med unika behörigheter markeras med ett låsikon i listan, så du snabbt ser vilka objekt som har särskilda inställningar.

Tre nivåer av behörigheter

Det finns tre behörighetsnivåer i AmpliFlow:

Läsare:

• Kan läsa och öppna sidor, mappar och filer
• Kan inte redigera eller se behörighetsinställningar
• För användare som behöver information men inte ska ändra den

Redigerare:

• Kan läsa, skapa och redigera innehåll
• Kan se vilka som har behörigheter
• Kan inte ändra behörighetsinställningar
• Lämpligt för användare som aktivt arbetar med innehållet

Ägare:

• Kan göra allt som Redigerare kan
• Kan ändra behörighetsinställningar
• Kan ta bort innehåll
• Minst en ägare krävs för varje objekt med unika behörigheter

Hur behörighetsarv fungerar

Behörigheter ärvs nedåt i mappstrukturen. Om ingen har ändrat behörigheterna på en mapp, så ärver den behörigheter från funktionen "Sidor".

Exempel på arv:

• Funktion: Sidor (Team A är Ägare, Team B är Redigerare)
  • Mapp: Kvalitet (ärver från Sidor)
    • Mapp: Rutiner (ärver från Kvalitet)
    • Sida: Policy (ärver från Kvalitet)

I det här exemplet har Team A och Team B samma behörigheter på alla mappar och sidor, eftersom de ärver från funktionen "Sidor".

När du sätter unika behörigheter på en mapp eller sida, så ärvs de nya behörigheterna nedåt till alla undermappar och sidor - tills någon undermapp eller sida i sin tur har egna unika behörigheter.

Mappar när inga unika behörigheter konfigurerats

Sätta grundbehörigheter för funktionen Sidor

Innan du börjar arbeta med behörigheter på enskilda mappar, bör du sätta grundbehörigheter för hela funktionen "Sidor".

1. Gå till Behörigheter i huvudmenyn (kräver administratörsrättigheter)
2. Hitta funktionen Sidor i listan
3. Klicka på Behörighetsinställningar för Sidor

Öppna Behörighetsinställningar för funktionen Sidor

1. Lägg till team eller användare i följande roller:
   • Ägare: De som ska kunna administrera allt innehåll
   • Redigerare: De som ska kunna skapa och redigera sidor
   • Läsare: De som bara ska kunna läsa innehåll
2. Klicka Spara

Tilldela behörigheter till Läsare

Tips: Om inget team eller ingen användare har någon behörighet till funktionen "Sidor", kommer ingen att kunna se den i navigationmenyn.

Konfigurera unika behörigheter

När du behöver begränsa åtkomst till en specifik mapp eller sida, sätter du unika behörigheter.

Öppna behörighetsinställningar

1. Gå till Sidor i huvudmenyn
2. Hitta mappen, sidan eller filen du vill sätta behörigheter på
3. Klicka på ... (tre punkter) till höger om objektet
4. Välj Behörighetsinställningar

Öppna Behörighetsinställningar för en mapp/sida/fil

Aktivera unika behörigheter

1. Klicka på knappen Konfigurera unika behörigheter
2. Ett formulär öppnas där du kan välja team och användare för varje behörighetsnivå

Börja konfigurera unika behörigheter för en mapp/sida/fil

Välj behörigheter

1. Lägg till minst ett team eller en användare som Ägare (obligatoriskt)
2. Lägg till team eller användare som Redigerare (valfritt)
3. Lägg till team eller användare som Läsare (valfritt)
4. Klicka Spara (om du klickar på "Avbryt" så sparas inga ändringar du gjort)

Välj vilka Team/användare som ska ha vilka behörigheter

Viktigt: När du sparar gäller endast de behörigheter du angivit. Inga behörigheter kopieras automatiskt från förälderobjektet. Om du till exempel bara anger ett team som Ägare, så kommer endast det teamet ha åtkomst till mappen. Detta gör att du har full kontroll på ett enkelt sätt.

Resultat

Efter att du sparat ser du ett låsikon på objektet i listan. Det betyder att objektet har unika behörigheter.

Låsikon som visar att unika behörigheter har konfigurerats

Alla undermappar och sidor ärver nu behörigheterna från detta objekt - om de inte själva har unika behörigheter konfigurerade.

Specialfall: Åtkomst utan överliggande mapp

Ibland kan du behöva ge någon tillgång till en undermapp, men inte till den överliggande mappen. AmpliFlow hanterar detta automatiskt.

Exempel:

Du har denna mappstruktur:

• A (PersonY har tillgång)
  • A1 (PersonY har tillgång)
    • A1.1 (PersonY har tillgång)
    • A1.2 (PersonY har INTE tillgång)
      • A1.3 (PersonY har tillgång)

PersonY kommer då att se följande struktur:

• A
  • A1
    • A1.1
    • A1.3

Mappen A1.3 visas direkt under A1, eftersom PersonY inte har tillgång till mellannivån A1.2. Objektet "hoppar upp" till närmaste överliggande mapp där PersonY har åtkomst.

Användningsfall:

• Ge specifika team tillgång till känsliga undermappar
• Skapa virtuella vyer där olika användare ser olika mappstrukturer
• Dela ut punktvisa behörigheter utan att exponera hela hierarkin

Bästa praxis

Använd team istället för enskilda användare:

• Koppla behörigheter till team, inte till enskilda personer
• När någon byter roll eller slutar behöver du bara uppdatera teammedlemmarna
• Du styr alla behörigheter på ett ställe

Håll strukturen enkel:

• Sätt behörigheter på så få nivåer som möjligt
• Ju fler objekt med unika behörigheter, desto svårare att administrera
• Tänk igenom mappstrukturen innan du börjar sätta behörigheter

Planera mappstrukturen efter behörigheter:

• Gruppera innehåll som ska ha samma behörigheter i samma mapp
• Exempel: Samla alla HR-dokument i en mapp, alla kvalitetsdokument i en annan
• Då behöver du bara sätta behörigheter på mappnivå

Dokumentera behörighetsstrukturen:

• Skriv ner vilka team som ska ha tillgång till vad
• Gör det lättare för framtida administratörer att förstå strukturen
• Spara dokumentationen som en sida i AmpliFlow (med rätt behörigheter!)

Granska behörigheter regelbundet:

• Gå igenom vilka som har tillgång minst en gång per år
• Ta bort team och användare som inte längre behöver åtkomst
• Säkra att nya team får tillgång till rätt innehåll

Vanliga frågor

F: Vad händer om jag tar bort alla behörigheter från ett objekt?S: Om du tar bort alla behörigheter inklusive ägare kan endast Administratörer komma åt objektet.

F: Kan jag kopiera behörigheter från en mapp till en annan?S: Nej, det finns ingen kopieringsfunktion. Du måste konfigurera behörigheterna manuellt på varje objekt som ska ha unika behörigheter.

F: Hur vet jag vilka behörigheter jag själv har?S: Om du kan se Behörighetsinställningar när du klickar på ... är du antingen Ägare eller Redigerare. Om du kan ändra inställningarna är du Ägare.

F: Vad händer om jag tar bort unika behörigheter?S: Ta bort alla unika behörigheter så återställs arvet från överliggande mapp automatiskt.

F: Kan jag ge olika behörigheter på olika sidor i samma mapp?S: Ja, du kan sätta unika behörigheter på enskilda sidor även om de ligger i samma mapp.

F: Syns mappar jag inte har tillgång till?S: Nej, du ser bara mappar, sidor och filer du har minst läsbehörighet till.

F: Kan jag se en översikt över alla objekt med unika behörigheter?S: Nej, det finns ingen sådan översiktsvy. Objekt med unika behörigheter markeras med låsikon när du bläddrar i mappstrukturen.

Felsökning

Problem: Jag kan inte se funktionen "Sidor" i menyn

• Kontrollera att du har minst läsbehörighet till funktionen "Sidor"
• Be din administratör att ge dig tillgång via behörighetsinställningar

Problem: Jag kan inte se knappen "Behörighetsinställningar"

• Kontrollera att du har minst redigerarrättigheter på objektet
• Endast Redigerare och Ägare kan se behörighetsinställningar

Problem: Jag kan se behörigheter men inte ändra dem

• Du är Redigerare, inte Ägare
• Endast Ägare kan ändra behörighetsinställningar
• Be en Ägare att ge dig ägarrättigheter

Problem: Ett team får inte tillgång trots att jag lagt till dem

• Kontrollera att personerna faktiskt är medlemmar i teamet
• Gå till Team och verifiera medlemslistan

Problem: En mapp visas på "fel" plats i strukturen

• Detta kan vara specialfallet där en undermapp har behörigheter men inte överliggande mapp
• Mappen "hoppar upp" till närmaste överliggande mapp du har tillgång till
• Detta är avsiktligt beteende, inte ett fel

Problem: Låsikonen försvann efter att jag ändrade behörigheter

• Verifiera att du faktiskt sparade ändringarna
• Uppdatera sidan och kontrollera igen
• Om problemet kvarstår, kontakta support

Nästa steg

Nu när du behärskar behörighetshantering i AmpliFlow kan du:

• Sätta upp team för olika avdelningar och roller
• Strukturera era dokumentmappar efter behörighetsbehov
• Skapa en dokumentstyrningsprocess med rätt åtkomstkontroll

Relaterade guider:

• Guide: Teamhantering i AmpliFlow
• Guide: Dokumentstyrning enligt ISO-standarder
• KB-artikel: Hur skapar jag ett nytt team?

Behöver du hjälp?

Om du har frågor om behörighetshantering i AmpliFlow:

• Support: support@ampliflow.se
• Webb: www.ampliflow.se/support