Praktisk avvikelseanalys i AmpliFlow: Hitta mönster och prioritera rätt

ISO 9001:2015 klausul 9.1.3 kräver systematisk avvikelseanalys – inte bara registrering av enskilda händelser. Många svenska företag registrerar avvikelser i AmpliFlow men använder sällan analysverktygen för att identifiera mönster.

Den här guiden visar hur du använder AmpliFlows analysverktyg: hitta vilka processer som genererar flest avvikelser, var problem upptäcks, och hur du prioriterar förbättringsåtgärder utifrån data.

Varför analys visar mönster som enskilda händelser döljer

När ditt företag har registrerat 50-200 avvikelser kan du börja se mönster. Pareto-principen (80/20-regeln) gäller ofta: 20 procent av orsakerna skapar 80 procent av problemen.

Exempel: En biltillverkare upptäckte att 20 procent av konstruktionsfelen orsakade 80 procent av krockarna. När företaget fokuserade på dessa fel förbättrades säkerheten dramatiskt.

Genom analys kan ditt företag upptäcka att:

• En specifik process genererar majoriteten av avvikelser (ofta 50-80 procent)
• Problem upptäcks först hos kund istället för i produktion
• Samma fel upprepas i liknande situationer

AmpliFlow gör det enkelt. I Improvement Dashboard filtrerar och grupperar du avvikelser efter process, allvarlighetsgrad eller påverkade områden. Systemet räknar automatiskt och visar resultatet som klickbara diagram. När du klickar på en stapel öppnas en filtrerad lista med enbart de avvikelserna (drill-down-analys).

ISO 9001:2015 klausul 9.1.3 kräver att analysen bestämmer:

• Om produkter och tjänster uppfyller krav
• Om kunderna är nöjda
• Hur väl kvalitetsledningssystemet fungerar
• Om planeringen och åtgärder mot risker gav effekt
• Om externa leverantörer presterar som förväntat
• Vilka förbättringar som behövs

Avvikelseanalys i AmpliFlow täcker alla dessa områden.

Vilken data AmpliFlow samlar

Varje avvikelse innehåller systemfält som gör analysen möjlig:

Påverkade processer: Vilken process som påverkades. Detta kopplar avvikelsen till er processkartläggning och ger processansvarig rättigheter.

Upptäcktes i: Var avvikelsen först upptäcktes – i vilket skede av produktionen.

Uppstod i: Var avvikelsen ursprungligen uppstod – källan till problemet.

Skillnaden mellan "upptäcktes i" och "uppstod i" är kritisk. Om en felaktig produkt upptäcks hos kund men uppstod i produktion missade ert kvalitetskontrollsystem felet.

Standardfält i varje avvikelse:

• Datum: När avvikelsen registrerades
• Påverkade områden: Klassificering enligt påverkansmatris (leverans, miljö, hälsa och säkerhet, besparingspotential)

Ni kan också samla (om aktiverat):

• Allvarlighetsgrad
• Konsekvenser
• Direkta åtgärder
• Leverantörsansvar

Ni konfigurerar själv vilka fält som samlas – ingen teknisk hjälp behövs.

Processbaserad analys

Processbaserad analys visar vilka processer som genererar flest avvikelser – vilket område behöver förbättras först.

Steg för steg

1. Navigera till Improvement Dashboard: Välj "Improvement Dashboard" från huvudmenyn (eller /improvement-dashboard).
2. Välj grupperingskriterium: Under "Gruppera efter", välj "Påverkade process: Upptäckt" eller "Påverkade process: Ursprung". AmpliFlow visar hur många avvikelser som kopplas till varje process.
3. Identifiera topprocent: Vilka 3-5 processer har flest avvikelser? Detta är era högprioriterade områden.
4. Jämför med processkartläggningen: Öppna er processkartläggning och studera processerna med högst antal avvikelser. Är processen komplex? Involverar den många leverantörer? Är instruktionerna otydliga?
5. Analysera trender: Har antalet ökat eller minskat senaste månaderna? Ökande trend kräver omedelbar åtgärd.

Tolka resultaten

Många avvikelser i en process kan betyda:

• Processen är komplex och riskkänslig
• Instruktionerna är otydliga
• Personalen behöver utbildning
• Utrustning fungerar dåligt
• Många inblandade parter skapar kommunikationsproblem

Få avvikelser kan betyda:

• Processen fungerar väl (positivt)
• Personalen rapporterar inte (problematiskt)
• Processen används sällan

Kontrollera att låga siffror beror på god kvalitet, inte bristande rapportering.

Exempel: Ett verkstadsföretag upptäckte att 45 av 78 avvikelser (58%) uppstod i monteringsprocessen. 32 avvikelser (71%) upptäcktes först vid slutkontroll. Företaget flyttade kvalitetskontroller till mitten av processen. På tre månader minskade avvikelserna med 65 procent.

Upptäcksplatsanalys

Upptäcksplatsanalys visar var problem identifieras – upptäcks de för sent eller för tidigt i produktionskedjan?

Steg för steg

1. Filtrera på "Upptäcktes i": Gruppera istället efter "Upptäcktes i"-fältet.
2. Identifiera mönster:
   • Upptäcks hos kund? (försent – kvalitetskontroll missade)
   • Upptäcks vid slutkontroll? (rimligt, kan förbättras)
   • Upptäcks i produktion? (bra – tidig upptäckt)
   • Upptäcks vid mottagningskontroll? (utmärkt – fångar leverantörsproblem tidigt)
3. Korsanalysera "Upptäcktes i" och "Uppstod i": Visar om kvalitetskontrollerna fångar fel i rätt skede.
4. Utvärdera effektivitet: Beräkna andel som upptäcks internt vs. externt (hos kund).

Tolka och agera

Hög andel hos kund:

• Interna kontroller för svaga
• Stärk kvalitetskontrollpunkter
• Utbilda personal i avvikelsehantering
• Klargör kundkrav

Hög andel i produktion:

• Systemet fungerar (fångar tidigt)
• Analysera grundorsaker
• Förebygg istället för att bara upptäcka

Hög andel i mottagningskontroll:

• Leverantörsproblem dominerar
• Fokusera på leverantörsstyrning
• Överväg alternativa leverantörer

Exempel: 45 av 78 avvikelser (58%) upptäcktes i produktion. Av dessa uppstod 32 (71%) i leverantörsmottagning. Företaget ändrade från 10% stickprov till 100% kontroll av kritiska parametrar. På sex månader minskade produktionsavvikelserna med 65 procent.

Kombinera analyserna

Prioriteringsmatris

Efter båda analyserna, prioritera så här:

1. Högst: Processer med många avvikelser upptäckta hos kund (stora konsekvenser + stor volym)
2. Medel: Processer med många avvikelser upptäckta internt (stor volym, mindre konsekvenser)
3. Lägre: Processer med få avvikelser
4. Observera: Processer där avvikelser minskar efter åtgärder

Detta följer Pareto-principen (20% orsaker → 80% problem) och ISO 9001:2015 riskbaserat tänkande.

Presentera för ledningen

ISO 9001:2015 kräver ledningsgenomgång där avvikelsedata analyseras. Inkludera:

1. Totalt antal avvikelser sedan förra genomgången
2. Topp 5 processer med flest avvikelser och trend
3. Fördelning upptäcksplatser (intern vs. extern)
4. Genomförda åtgärder och resultat
5. Rekommenderade nästa steg

Använd visuella format: stapeldiagram (per process), tårtdiagram (upptäcksplatser), trendlinjer (över tid).

Exempel på datadriven rekommendation:"Monteringsprocessen genererar 45% av alla avvikelser. Vi rekommenderar 80 000 kr i utrustning och utbildning. Förväntat resultat: 60-70% minskning inom sex månader, vilket sparar 200 000 kr årligen i omarbetning."

Detta visar:

• Var problemet finns (data)
• Vad åtgärden kostar (budget)
• Förväntat resultat (erfarenhetsbaserat)
• Ekonomisk motivering (ROI)

Vanliga misstag

Samla data men aldrig analyseraISO 9001:2015 kräver analys – inte bara insamling. Boka 2-3 timmar per kvartal för analys.

Analysera för få datapunkter5-10 avvikelser ger missvisande resultat. Vänta tills tillräckligt underlag finns.

Ignorera positiv trendÖkande rapportering är ofta positivt – personalen rapporterar istället för att dölja. Jämför intern mot extern upptäckt.

Fokusera på många små problemFölj Pareto: 80% resurser på 20% orsaker (3-5 processer med flest avvikelser).

Glömma PDCA-cykelnKör samma analys efter 3-6 månader. Minskade avvikelserna? Om inte, testa annan åtgärd.

Gör det till rutin

Kvartalsrutin (vecka 1):

1. Processbaserad analys (30 min)
2. Upptäcksplatsanalys (30 min)
3. Dokumentera topp 3-5 prioriteringar (30 min)
4. Möte med processansvariga (1-2 timmar)

Vecka 2-10: Implementera åtgärder

Vecka 11-12: Förbered och presentera för ledning

Årlig djupanalys:

• Jämför alla fyra kvartalens data
• Identifiera säsongsvariationer
• Beräkna kostnad för avvikelser
• Dokumentera effekt av åtgärder

Integrera med ISO 9001:

• Klausul 6.1 (Riskhantering): Identifiera risker från mönster
• Klausul 9.1.3 (Analys): Uppfylla krav på dataanalys
• Klausul 9.3 (Ledningens genomgång): Leverera konkret underlag
• Klausul 10.3 (Ständig förbättring): Prioritera datadrivet

Sammanfattning

Avvikelseanalys flyttar ert företag från reaktiv brandbekämpning till proaktiv, datadriven förbättring. Istället för att hantera varje avvikelse isolerat ser ni mönster som avslöjar systemproblem.

Kärnpunkter:

• ISO 9001:2015 kräver analys, inte bara insamling
• Pareto: 20% processer skapar 80% problem
• Processbaserad analys visar vilka processer behöver förbättras
• Upptäcksplatsanalys visar om kontroller fångar problem tidigt
• Presentera sifferbaserade rekommendationer till ledning
• Gör analysen till kvartalsrutin

Börja smått: Boka 60 minuter nästa vecka för din första processbaserade analys. Identifiera dina topp 3 processer med flest avvikelser.

Källor

ISO 9001:2015International Organization for Standardization. (2015). Quality management systems — Requirements (ISO 9001:2015).https://www.iso.org/standard/62085.html

Pareto-principen i kvalitetsförbättringJuran, J. M., & Godfrey, A. B. (1999). Juran's Quality Handbook (5th ed.). McGraw-Hill.

Relaterade artiklar:

• Vad är avvikelsehantering? - Grundläggande introduktion om du är ny inom området
• Guide för avvikelsehantering i AmpliFlow - Hur du sätter upp systemet för att samla data
• Avvikelsehantering: nyckeln till ständiga förbättringar och ökad kundnöjdhet - Strategisk kontext

Behöver du hjälp?Kontakta AmpliFlow support på support@ampliflow.se eller besök www.ampliflow.se/support