Hur behörigheter och roller fungerar i AmpliFlow.
I AmpliFlow styrs behörigheterna med olika roller och dessa kan man hantera och styra på lite olika sätt.
Roller kan tilldelas direkt till en Användare eller till ett Team. Alla användare har i grunden rollen Användare, som är basnivån. Utöver detta kan man sedan tilldelas fler roller som ger olika behörigheter.
Den högsta behörigheten är Administratör. Administratören är ägare till alla funktioner och kan tilldela behörigheter på olika nivåer. Rollerna Mapper, Planner och Deviation Manager är generella roller och ger behörighet till flera funktioner som hänger ihop med ansvarsområdet. Man kan också ha roller som Ägare, Redigerare eller Läsare för specifika funktioner.
Nya användare inkluderas inte automatiskt i funktionsspecifika behörigheter. By default finns inga behörigheter uppsatta för funktioner och de kan endast ses av användare med rollen "Administratör" .
Det kan finnas olika grupper/team i AmpliFlow och dessa grupper kan tilldelas behörigheter. Det kan exempelvis innebära att alla som ingår i ett specifikt team har tilldelats redigeringsbehörigheter till en viss funktion i AmpliFlow. När en användare läggs till i teamet får personen automatiskt de behörigheter som teamet har och när en användare tas bort från ett team tas också behörigheterna bort.
Alla användare i systemet ingår automatiskt i teamet "Alla användare"(Everyone). Detta team kan tilldelas roller precis som andra team vilket gör att du kan lägga till teamet Alla användare som Läsare för en funktion och på så sätt ge alla i organisationen läsbehörighet till funktionen.
För att funktioner som exempelvis "Kompetenser" eller "Leverantörer" ska dyka upp i navigationen för användare måste de minst ha rollen "Läsare" tilldelad, antingen direkt eller via ett team. Det är bara specifikt tilldelade användare och administratörer som ser menyalternativet för funktionen.
Det går ge alla användare tillgång till en funktion genom att, i behörighetsinställningarna för funktionen, lägga till teamet "Alla användare" i en roll.
Exempel: Om du lägger till Alla användare i rollen "Läsare" för en funktion innebär det att funktionen dyker upp i navigationen för alla användare, lägger du till Alla användare i rollen Redigerare innebär det att alla kan göra ändringar etc.
Funktioner som "Kunder" och "Medarbetarsamtal" har olika behörighetsregler som bara gäller för den funktionen. Till exempel kan en användare med rollen Läsare för "Kunder" se alla kunder, men i "Medarbetarsamtal" kan användare med rollen Läsare bara se de medarbetarsamtal de har access till - sina egna och de man är chef för.
Användare ser bara de checklistor de har access till och det/de steg som är tilldelade till Team som användaren tillhör. Genom att tilldela stegen i en checklistemall till ett eller flera team kan man styra access till checklistor. Det kan alltså finnas flera steg i en checklista som den enskilde användaren inte ser eftersom användaren inte tillhör "rätt" team.
Behörigheter till Anpassade listor styr man med Behörighetsinställningar och det går att tilldela rollerna Ägare, Redigerare, Läsare och Användare. Anpassade listor kan ha olika anpassade behörigheter för varje lista/listtyp och checklistor som startas från de anpassade listorna ärver alltid behörigheter från listan.
Med funktionen "Åtkomstbegränsning" går det begränsa access för användare så att de bara ser de Anpassade listor de har tilldelats behörighet till. Användarbehörighet innebär att användaren kan se, lägga till, redigera, arkivera och ta bort Anpassade listor markerade med "Åtkomstbegränsning". Som chef har man även behörighet till listor som tilldelats de användare man är chef för.
Slå på Åtkomstbegränsning för en Anpassad lista genom att lägga till egenskapen "Användare" (User) och kryssa i "Åtkomstbegränsning" (Access Limiting) i listmallen för den anpassade listan (Administratör/Anpassade listor).
För att en användare ska få access till en Anpassad lista som är markerad med Åtkomstbegränsning krävs:
Vissa roller och behörigheter kan vara specifika för vissa funktioner och implementeringen kan variera mellan olika organisationer beroende på hur de har konfigurerat sitt AmpliFlow-system.
Användarens profil visar alla roller som är direkttilldelade och vilka team användaren ingår i.
För att hantera behörigheter effektivt, rekommenderar vi att starta med att rulla ut funktioner till mindre grupper och köra en pilot innan man slår på det för alla användare.