I AmpliFlow styrs behörigheterna med olika roller och dessa kan man hantera och styra på lite olika sätt. Roller kan tilldelas direkt till en Användare eller till ett Team.
Behörighet tilldelas genom roller
Alla användare har i grunden rollen Användare, som är basnivån. Utöver detta kan man sedan tilldelas fler roller som ger olika behörigheter. Den högsta behörigheten är Administratör.
Administratörer har fulla rättigheter i alla enskilda funktioner och kan även tilldela behörigheter.
Rollerna Mapper, Planner och Deviation Manager är generella roller och ger behörighet till flera funktioner som hänger ihop med ansvarsområdet.
Varje enskild funktion, exempelvis Intressentanalys-registret, har även en egen uppsättning behörigheter som exempelvis Ägare, Redigerare eller Läsare.
Nya användare inkluderas inte automatiskt i funktionsspecifika behörigheter. Som standard finns inga behörigheter uppsatta för funktioner och de kan endast ses av användare med rollen “Administratör”.
Team och behörigheter
Det kan finnas olika grupper/team i AmpliFlow och dessa grupper kan tilldelas behörigheter. Det kan exempelvis innebära att alla som ingår i ett specifikt team har tilldelats redigeringsbehörigheter till en viss funktion i AmpliFlow.
När en användare läggs till i teamet får personen automatiskt de behörigheter som teamet har. När en användare tas bort från ett team tas också behörigheterna bort.
Alla användare i systemet ingår automatiskt i teamet “Alla användare” (Everyone). Detta team kan tilldelas roller precis som andra team, vilket gör att du kan lägga till teamet “Alla användare” som Läsare för en funktion och på så sätt ge alla i organisationen läsbehörighet till funktionen.
Funktionsspecifika behörigheter
Man ser bara det man har behörighet att se. För att funktioner som exempelvis “Kompetenser” eller “Leverantörer” ska dyka upp i navigationen för en användare måste användaren minst ha rollen “Läsare” tilldelad i den specifika funktionen, antingen direkt eller via ett team.
Det är bara specifikt tilldelade användare och administratörer som ser menyalternativet för funktionen.
Det går att ge alla användare tillgång till en funktion genom att, i behörighetsinställningarna för funktionen, lägga till teamet “Alla användare” i en roll.
Exempel: Om du lägger till “Alla användare” i rollen “Läsare” för en funktion innebär det att funktionen dyker upp i navigationen för alla användare. Lägger du till “Alla användare” i rollen “Redigerare” innebär det att alla kan göra ändringar.
Funktioner som “Kunder” och “Medarbetarsamtal” har olika behörighetsregler som bara gäller för den funktionen. Till exempel kan en användare med rollen Läsare för “Kunder” se alla kunder, men i “Medarbetarsamtal” kan användare med rollen Läsare bara se de medarbetarsamtal de har access till — sina egna och de man är chef för.
Access till checklistor
Användare ser bara de checklistor de har access till och det/de steg som är tilldelade till Team som användaren tillhör. Genom att tilldela stegen i en checklistemall till ett eller flera team kan man styra access till checklistor.
Det kan alltså finnas flera steg i en checklista som den enskilde användaren inte ser eftersom användaren inte tillhör “rätt” team.
Anpassade listor (Custom lists)
Behörigheter till Anpassade listor styr man med Behörighetsinställningar och det går att tilldela rollerna Ägare, Redigerare, Läsare och Användare.
Anpassade listor kan ha olika anpassade behörigheter för varje lista/listtyp och checklistor som startas från de anpassade listorna ärver alltid behörigheter från listan.
Åtkomstbegränsande egenskaper
Med funktionen “Åtkomstbegränsning” går det att begränsa access för användare så att de bara ser de Anpassade listor de har tilldelats behörighet till.
Användarbehörighet innebär att användaren kan se, lägga till, redigera, arkivera och ta bort Anpassade listor markerade med “Åtkomstbegränsning”. Som chef har man även behörighet till listor som tilldelats de användare man är chef för.
Aktivera åtkomstbegränsning
Slå på Åtkomstbegränsning för en Anpassad lista genom att:
- Gå till listmallen för den anpassade listan (Administratör / Anpassade listor)
- Lägg till egenskapen “Användare” (User)
- Kryssa i “Åtkomstbegränsning” (Access Limiting)
Krav för åtkomst
För att en användare ska få access till en Anpassad lista som är markerad med Åtkomstbegränsning krävs:
- Att användaren har rollen “Användare” (User) i Behörighetsinställningarna för den Anpassade listan
- Att användaren har tilldelats access till listan — är tillagd som användare i listan
Bra att veta
- Vissa roller och behörigheter kan vara specifika för vissa funktioner och implementeringen kan variera mellan olika organisationer beroende på hur de har konfigurerat sitt AmpliFlow-system.
- Användarens profil visar alla roller som är direkttilldelade och vilka team användaren ingår i.
- För att hantera behörigheter effektivt rekommenderar vi att starta med att rulla ut funktioner till mindre grupper och köra en pilot innan man slår på det för alla användare.