AmpliFlow är ett modulärt digitalt ledningssystem där du själv väljer vilka funktioner som passar er organisations behov. Den här guiden hjälper dig att förstå vilka funktioner som finns tillgängliga och hur du aktiverar dem.
Den här guiden är för dig som:
- Är administratör och ska konfigurera AmpliFlow för första gången
- Ska utöka ert ledningssystem med nya funktioner
- Vill få översikt över vilka moduler som finns tillgängliga
Vad är en funktion i AmpliFlow?
En funktion i AmpliFlow är en modul eller funktionalitet som kan slås ON (på) eller OFF (av) för hela er organisation. När en funktion är aktiverad kan ni konfigurera behörigheter för att styra vem som ska ha tillgång till den.
Varför är funktioner av som standard?
- Enklare start: Ni slipper överväldigas av funktioner ni inte behöver
- Fokuserad implementation: Centralt beslut om vilka funktioner organisationen ska använda
- Stegvis implementering: Börja med några få funktioner, implementera dem ordentligt, gå sedan vidare till nästa
Starta med 2-3 kärnfunktioner som ni verkligen behöver. När dessa är väl implementerade och används av teamet, aktivera nästa uppsättning funktioner.
Viktigt att förstå
Funktionens status (ON/OFF) och användarbehörigheter är två olika saker. Att en funktion är ON betyder att funktionen är tillgänglig för organisationen, men användare ser den INTE förrän de tilldelas behörigheter.
Hur aktiverar jag funktioner?
Steg-för-steg: Aktivera en funktion
- Logga in som Administratör
- Klicka på Administratör i vänstermenyn
- Klicka på Inställningar
- Gå till fliken Funktioner och behörigheter
- Hitta funktionen du vill aktivera
- Slå ON med toggle-knappen
- Klicka på “Ändra behörighetsinställningar” för att tilldela behörigheter till användare
Vad händer när jag slår på en funktion?
- Funktionen blir tillgänglig i systemet
- Som administratör ser du funktionen direkt
- Andra användare ser funktionen FÖRST när du tilldelar dem behörigheter
- Du kan nu konfigurera funktionen och skapa mallar/data
Vad händer när jag stänger av en funktion?
- Funktionen försvinner från menyn för alla användare (inklusive administratörer)
- Befintlig data raderas INTE — den är bara dold
- Om du slår på funktionen igen kommer all data tillbaka
- Använd detta för att tillfälligt dölja funktioner ni inte använder längre
Funktionskategorier
På sidan Administratör > Inställningar > Funktioner och behörigheter ser du funktionskort för varje funktion med namn, beskrivning, ON/OFF toggle och en “Ändra behörighetsinställningar”-knapp (synlig när funktionen är ON).
Funktionerna är grupperade i kategorier:
- Processhantering
- Prestationsstyrning
- Rapporter
- Anpassade listor
- Ledningsgruppsarbete
- Marknadsföring och Försäljning
- Inköp och Försäljning
- HR (Personal)
- Andra resurser
- Riskhantering
- Förbättringar
Alla tillgängliga funktioner
Kärnfunktioner (alltid aktiverade)
Vissa funktioner är alltid aktiverade i AmpliFlow eftersom de utgör grunden i systemet:
Avvikelsehantering — Rapportera, hantera och följ upp avvikelser, förbättringsförslag, reklamationer och klagomål.
Checklistor — Skapa checklistmallar och kör checklistor för rutiner, revisioner och processer.
Processhantering
Uppgifter (Tasks) — Se och hantera uppgifter som tilldelats dig som användare. Se och hantera uppgifter från avvikelser, checklistor och mål. Centraliserad vy över alla dina arbetsuppgifter med översikt över deadline och ansvariga.
Processkarta (Process Chart) — Skapa och publicera klickbara processkartor i flera nivåer. Visualisera er verksamhets processer med klickbara kartor (huvudprocesser, delprocesser, aktiviteter). Koppla dokument, checklistor och ansvariga till processer.
Underfunktion: Tilldela påverkade processer till avvikelse — Kräv att avvikelser kopplas till processer där avvikelsen uppstod och där den upptäcktes.
Sidor (Pages) — Skapa och organisera sidor och filer i mappar. Skapa och redigera sidor med innehåll, organisera i mappar, ladda upp och hantera filer, dela dokument och information inom organisationen.
Prestationsstyrning
Mål (Goals) — Hantering av företagets mål och mätvärden. Skapa och följ upp organisationens mål, koppla mätvärden, visualisera måluppfyllelse, och hantera mål på olika nivåer (företag, avdelning, individ).
KPI (Key Performance Indicators) — Hantera och följ företagets KPI:er. Definiera nyckeltal, skapa formler för automatisk beräkning, rapportera värden regelbundet och visualisera trender.
Rapporter
Översikt avvikelser (Improvement Dashboard) — Analysera rapporterade avvikelser efter formulär, påverkan, status, processkoppling och mer. Filtrera efter status, analysera trender och exportera rapporter för ledningsgenomgångar.
Anpassade listor
Anpassade listor (Custom Lists) — Skapa anpassade listor med olika egenskaper. Du kan skapa listor som innehåller andra listor. Skapa egna datastrukturer som inte finns som standardfunktion, exempelvis projektregister, kontaktregister eller produktkatalog.
Ledningsgruppsarbete
Intressenter (Stakeholders) — Hantera identifierade intressenter för varje standard som är relevant för ditt företag. Kartlägg intressenter enligt ISO-krav, dokumentera krav och förväntningar, koppla till specifika ISO-standarder.
Lagstiftning (Legislations) — Kartlägg och säkerställ att ni lever upp till lagstiftning som är relevant för ert företag. Dokumentera relevant lagstiftning, säkerställ efterlevnad och uppdatera vid lagändringar.
Påverkansgraderingar (Impact Gradings) — Hantera era påverkansgraderingar. Dessa används på flera ställen i systemet för att möjliggöra exempelvis påverkan av ett uppfyllt mål jämfört med en löst avvikelse. Definiera påverkansnivåer (t.ex. Låg, Medel, Hög, Kritisk), gradera avvikelser, risker och mål.
Marknadsföring och Försäljning
Kunder (Customers) — Aktivera kundregistret. Kunder kan sedan användas i checklistemallar, inköpsordrar, avvikelsemallar och mer.
Underfunktion: Kundkrav (Customer Requirements) — Hantera kundkrav för att säkerställa att ni vet om och lever upp till de krav som kunder ställer på er.
Inköp och Försäljning
Leverantörer (Suppliers) — Hålla reda på leverantörer och leverantörskontakter. Hantera leverantörsregister, bedöma och följa upp leverantörer.
Inköpsordrar (Purchase Orders) — Skapa och hantera inköpsordrar. Följa upp orderstatus, koppla ordrar till leverantörer och artiklar.
Artiklar (Items) — Hantering av artiklar. Koppla artiklar till leverantörer och använda i inköpsordrar.
HR (Personal)
Befattningar (Positions) — Hantera befattningar och befattningsbeskrivningar som kan tilldelas användare. Skapa befattningar, dokumentera befattningsbeskrivningar och visa organisationsstruktur.
Kompetenser (Competencies) — Hantering av anställdas kompetens. Definiera kompetenser, dokumentera vilka som krävs för olika befattningar, registrera medarbetares kompetenser och identifiera kompetensluckor.
Underfunktion: Kompetensmatris (Competency Matrix) — Identifiera luckor, bedöm nuvarande kompetenser och använd som underlag för planering av utbildning.
Medarbetarsamtal (Staff Appraisals) — Spara, skapa och styr medarbetarsamtal för hela organisationen. Planera och genomföra samtal, dokumentera, följa upp utvecklingsmål. OBS: Känslig personalinformation. Behörigheter hanteras extra restriktivt.
Utbildningsplaner (Training Plans) — Hantering av utbildningsplaner. Planera utbildningar, koppla till kompetensbehov, följ upp genomförda utbildningar.
Andra resurser
Utrustning (Equipment) — Hantera och hålla reda på utrustning. Med funktionen aktiverad kan du koppla utrustning till steg i checklistemallar. Dokumentera kalibrering och underhåll.
Riskhantering
Analys av operativa risker (Operational Risk Analysis) — Hantering, analys, handlingsplan och uppföljning av operativa risker. Identifiera risker, bedöma sannolikhet och konsekvens, skapa åtgärdsplaner.
Underfunktion: Graf för analys av operativa risker (BETA) — Visualisera risker i en riskmatris (sannolikhet vs konsekvens).
Miljöaspekter (Environmental Aspects) — Aktivera hantering av miljöaspekter. Identifiera miljöaspekter, bedöma miljöpåverkan, skapa åtgärdsplaner.
Förbättringar
Bulkimport (Bulk Import) — Importera data snabbt och effektivt till olika funktioner. Excel-baserad import med stöd för användare, team, kunder, leverantörer, intressenter med mera.
Användardefinierade uppgifter (User Tasks) — Låter användare lägga till egna uppgifter i individuella checklistor, utöver de uppgifter som kommer från checklistemallen.
Streckkoder (Barcode Activity) — Tillåt scanning och generering av streckkoder i anpassade listor, medarbetarsamtal, avvikelser och checklistor.
Funktionsberoenden
Vissa funktioner kräver att andra funktioner är aktiverade först. AmpliFlow hanterar detta automatiskt genom att inaktivera underfunktioner när huvudfunktionen stängs av.
Processer och avvikelser
- Huvudfunktion: Processkarta (Process Chart)
- Underfunktion: Tilldela påverkade processer till avvikelse
- Underfunktionen kan ENDAST aktiveras om “Processkarta” är ON
- När underfunktionen är ON måste användare ange vilken process en avvikelse uppstod i och upptäcktes i
Kunder och kundkrav
- Huvudfunktion: Kunder (Customers)
- Underfunktion: Kundkrav (Customer Requirements)
- Underfunktionen kan ENDAST aktiveras om “Kunder” är ON
- Kundkrav måste kopplas till en specifik kund
Kompetenser och kompetensmatris
- Huvudfunktion: Kompetenser (Competencies)
- Underfunktion: Kompetensmatris (Competency Matrix)
- Underfunktionen kan ENDAST aktiveras om “Kompetenser” är ON
- Kompetensmatrisen använder kompetenser som definierats i huvudfunktionen
Operativa risker och riskgraf
- Huvudfunktion: Analys av operativa risker (Operational Risk Analysis)
- Underfunktion: Graf för analys av operativa risker
- Underfunktionen kan ENDAST aktiveras om “Analys av operativa risker” är ON
- OBS: Riskgrafen är en BETA-funktion
Rekommenderade funktionskombinationer
Litet företag som kommer igång
Fas 1 — Basstruktur (Månad 1)
- Befattningar
- Processkarta
- Intressenter
- Avvikelser (redan aktiverat)
Fas 2 — Kundhantering (Månad 2)
- Kunder
- Kundkrav
- Leverantörer
Fas 3 — Kompetens och mål (Månad 3)
- Kompetenser
- Mål
- Uppgifter
Fas 4 — Analys och förbättring (Månad 4)
- Översikt avvikelser
- Analys av operativa risker
Tillverkningsföretag med miljöfokus
Kärnfunktioner: Processkarta (med kopplade avvikelser), Kunder (med Kundkrav), Leverantörer, Intressenter, Kompetenser, Befattningar, Mål
Miljö: Miljöaspekter, Lagstiftning
Produktion: Utrustning, Artiklar, Inköpsordrar
Analys: Översikt avvikelser, Analys av operativa risker, KPI
IT-företag med informationssäkerhetsfokus
Kärnfunktioner: Analys av operativa risker, Intressenter, Lagstiftning (GDPR, dataskydd), Kompetenser, Befattningar
Dokumentation: Anpassade listor (t.ex. Informationstillgångar, System, Säkerhetskontroller), Processkarta, Leverantörer
Analys: Översikt avvikelser, Påverkansgraderingar
Byggföretag med arbetsmiljöfokus
Kärnfunktioner: Processkarta, Kunder (med Kundkrav), Leverantörer (underentreprenörer), Intressenter, Kompetenser (arbetsmiljökompetens, certifikat), Befattningar
Arbetsmiljö: Analys av operativa risker, Lagstiftning (arbetsmiljölagstiftning)
Resurser: Utrustning (maskiner, skyddsutrustning), Team (projektteam)
Analys: Översikt avvikelser (tillbud, arbetsolyckor), Mål (arbetsmiljömål)
Vanliga frågor
Hur många funktioner kan jag aktivera samtidigt? Det finns ingen teknisk begränsning. Rekommendation: Börja med 5-8 funktioner och bygg ut gradvis. Att aktivera alla funktioner på en gång kan bli överväldigande för användarna.
Kostar det extra att aktivera fler funktioner? Nej. Alla funktioner som ni kan slå på och av i AmpliFlow ingår i er prenumeration.
Vad händer med data när jag stänger av en funktion? Data raderas INTE. Datan är dold. Om ni använder “Kunder” i 6 månader och registrerar 50 kunder, och sedan stänger av funktionen, så finns all kunddata kvar i databasen. Slår ni på funktionen igen dyker alla 50 kunder upp igen. Om ni vill permanent radera data, kontakta support.
Kan jag testa funktioner innan jag aktiverar dem för alla? Ja, det är rekommenderat. Slå ON funktionen, konfigurera den som administratör, tilldela behörigheter till en liten pilotgrupp (2-3 personer), testa i 1-2 veckor, samla feedback, justera och rulla sedan ut till resten av organisationen.
Vad är skillnaden mellan att stänga av en funktion och ta bort behörigheter? Stänga av funktion (OFF): Funktionen försvinner för ALLA användare inklusive administratörer. Data finns kvar men är dold. Ta bort behörigheter: Funktionen försvinner för SPECIFIKA användare. Administratörer och andra med behörigheter ser funktionen fortfarande.