AmpliFlow är ett modulärt digitalt ledningssystem där du själv väljer vilka funktioner som passar er organisations behov. Den här guiden hjälper dig att förstå vilka funktioner som finns tillgängliga och hur du aktiverar dem för er organisation.
Den här guiden är för dig som:
- Är administratör och ska konfigurera AmpliFlow för första gången
- Ska utöka ert ledningssystem med nya funktioner
- Vill få översikt över vilka moduler som finns tillgängliga
Efter att ha läst guiden kan du:
- Förstå vilka funktioner AmpliFlow erbjuder och vad de gör
- Förstå hur du aktiverar och inaktiverar funktioner för er organisation
- Hantera funktionsberoenden korrekt
Lästid: ~20 minuter
Vad är en funktion i AmpliFlow?
En funktion i AmpliFlow är en modul eller funktionalitet som kan slås ON (på) eller OFF (av) för hela er organisation. När en funktion är aktiverad kan ni konfigurera behörigheter för att styra vem som ska ha tillgång till den.
Varför är funktioner av som standard?
- Enklare start: Ni slipper överväldigas av funktioner ni inte behöver
- Fokuserad implementation: Centralt beslut om vilka funktioner organisationen ska använda
- Stegvis implementering: Börja med några få funktioner, implementera dem ordentligt, gå sedan vidare till nästa
Rekommendation vid införande:Starta med 2-3 kärnfunktioner som ni verkligen behöver. När dessa är väl implementerade och används av teamet, aktivera nästa uppsättning funktioner. För professionell hjälp med implementation, se våra implementationsguider.
Viktigt att förstå:
Funktionens status (ON/OFF) ≠ Användarbehörigheter
Funktion ON = Funktionen är tillgänglig för organisationen
↓
Men användare ser den INTE förrän de tilldelas behörigheter
(Se vår guide om behörigheter för mer information om detta steg)
Hur aktiverar jag funktioner?
Steg-för-steg: Aktivera en funktion
- Logga in som Administratör
- Klicka på Administratör i vänstermenyn
- Klicka på Inställningar
- Gå till fliken Funktioner och behörigheter
- Hitta funktionen du vill aktivera
- Slå ON med toggle-knappen
- Klicka på “Ändra behörighetsinställningar” för att tilldela behörigheter till användare
Vad händer när jag slår på en funktion?
- Funktionen blir tillgänglig i systemet
- Som administratör ser du funktionen direkt
- Andra användare ser funktionen FÖRST när du tilldelar dem behörigheter
- Du kan nu konfigurera funktionen och skapa mallar/data
Vad händer när jag stänger av en funktion?
- Funktionen försvinner från menyn för alla användare (inklusive administratörer)
- Befintlig data raderas INTE – den är bara dold
- Om du slår på funktionen igen kommer all data tillbaka
- Använd detta för att tillfälligt dölja funktioner ni inte använder längre
Var hittar jag funktionsinställningarna?
På sidan Administratör → Inställningar → Funktioner och behörigheter ser du:
Funktionskort för varje funktion:
- Funktionsnamn (t.ex. “Kunder”, “Kompetensmatris”)
- Beskrivning av vad funktionen gör
- ON/OFF toggle för att aktivera/inaktivera
- “Ändra behörighetsinställningar” knapp (visas när funktionen är ON)
- För vissa funktioner: Underfunktioner som kan aktiveras separat
Funktionerna är grupperade i kategorier:
- Processhantering
- Prestationsstyrning
- Rapporter
- Anpassade listor
- Ledningsgruppsarbete
- Marknadsföring & Försäljning
- Inköp & Försäljning
- HR (Personal)
- Andra resurser
- Riskhantering
- Förbättringar
Översikt: Alla tillgängliga funktioner
Kärnfunktioner (Alltid aktiverade)
Vissa funktioner är alltid aktiverade i AmpliFlow eftersom de utgör grunden i systemet:
Avvikelsehantering
Beskrivning: Rapportera, hantera och följ upp avvikelser, förbättringsförslag, reklamationer och klagomål.
Implementationsguide: Guide för avvikelsehantering i AmpliFlow
Checklistor
Beskrivning: Skapa checklistmallar och kör checklistor för rutiner, revisioner och processer.
Implementationsguide: Guide för checklistor, rutiner och checklistemallar
Processhantering
Uppgifter (Tasks)
Beskrivning: Se och hantera uppgifter som tilldelats dig som användare. Se och hantera uppgifter från avvikelser, checklistor och mål.
Användningsområde:
- Centraliserad vy över alla dina arbetsuppgifter
- Uppgifter kopplade till avvikelser, checklistor och mål
- Översikt över deadline och ansvariga
Processkarta (Process Chart)
Beskrivning: Skapa och publicera klickbara processkartor i flera nivåer.
Användningsområde:
- Visualisera er verksamhets processer
- Klickbara kartor med flera nivåer (huvudprocesser → delprocesser → aktiviteter)
- Koppla dokument, checklistor och ansvariga till processer
- Visa processer för medarbetare och revisorer
Underfunktioner:
- Tilldela påverkade processer till avvikelse: Kräv att avvikelser kopplas till processer där avvikelsen uppstod och där den upptäcktes
Implementationsguide: Guide för processkartor i AmpliFlow
Sidor (Pages)
Beskrivning: Skapa och organisera sidor och filer i mappar.
Användningsområde:
- Skapa och redigera sidor med innehåll
- Organisera sidor i mappar
- Ladda upp och hantera filer
- Dela dokument och information inom organisationen
- Strukturera kunskap och dokumentation
Prestationsstyrning (Performance Management)
Mål (Goals)
Beskrivning: Hantering av företagets mål och mätvärden för dessa mål.
Användningsområde:
- Skapa och följa upp organisationens mål
- Koppla mätvärden till mål
- Visualisera måluppfyllelse
- Hantera mål på olika nivåer (företag, avdelning, individ)
Konfiguration:
- Hantera enheter under Artikeltyper och enheter
KPI (Key Performance Indicators)
Beskrivning: Hantera och följ företagets KPI:er.
Användningsområde:
- Definiera nyckeltal för verksamheten
- Skapa formler för automatisk beräkning
- Rapportera värden regelbundet
- Visualisera trender och avvikelser
Konfiguration:
- Hantera enheter under Artikeltyper och enheter
Rapporter (Reports)
Översikt avvikelser (Improvement Dashboard)
Beskrivning: Analysera rapporterade avvikelser efter formulär, påverkan, status, process-koppling och mer.
Användningsområde:
- Få översikt över alla avvikelser, förbättringsförslag, klagomål och reklamationer
- Filtrera efter status, påverkan, formulär, process
- Analysera trender
- Exportera rapporter för ledningsgenomgångar
Anpassade listor (Custom Lists)
Anpassade listor (Custom Lists)
Beskrivning: Låter dig skapa anpassade listor med olika egenskaper. Du kan till och med skapa listor som innehåller andra listor.
Användningsområde:
- Skapa egna datastrukturer som inte finns som standardfunktion
- Exempel: Projektregister, Kontaktregister, Produktkatalog
- Koppla listor till varandra (relationsdatabas)
- Flexibel lösning för organisation-specifika behov
Konfiguration:
- Hantera listmallar under Tenant Settings → Custom Lists
Ledningsgruppsarbete (Senior Management)
Intressenter (Stakeholders)
Beskrivning: Hantera identifierade intressenter för varje standard som är relevant för ditt företag.
Användningsområde:
- Kartlägg intressenter enligt ISO-krav
- Dokumentera intressenters krav och förväntningar
- Koppla intressenter till specifika ISO-standarder
- Visa intressentanalys vid revisioner
Implementationsguide: Guide för intressentanalys i AmpliFlow
Lagstiftning (Legislations)
Beskrivning: Kartlägg och säkerställ att ni lever upp till lagstiftning som är relevant för ert företag.
Användningsområde:
- Dokumentera relevant lagstiftning
- Säkerställa efterlevnad
- Uppdatera vid lagändringar
- Koppla checklistor för kontroll av efterlevnad
Påverkansgraderingar (Impact Gradings)
Beskrivning: Hantera era påverkansgraderingar. Dessa används på flera ställen i systemet för att möjliggöra exempelvis påverkan av ett uppfyllt mål jämfört med en löst avvikelse.
Användningsområde:
- Definiera påverkansnivåer (t.ex. Låg, Medel, Hög, Kritisk)
- Gradera avvikelser, risker och mål
- Prioritera åtgärder baserat på påverkan
- Analysera data efter påverkan
Implementationsguide: Guide för påverkansmatris i AmpliFlow
Marknadsföring & Försäljning (Marketing & Sales)
Kunder (Customers)
Beskrivning: Aktivera kundregistret. Kunder kan sedan användas i checklistemallar, inköpsordrar, avvikelsemallar och mer.
Användningsområde:
- Hantera kundregister
- Skapa kundkontakter
- Koppla kunder till processer, avvikelser och checklistor
- Översikt över kundrelationer
Underfunktioner:
- Kundkrav (Customer Requirements): Hantera kundkrav för att säkerställa att ni vet om och lever upp till de krav som kunder ställer på er
Konfiguration (för Kundkrav):
- Hantera kundbranscher under Kundbranscher
Implementationsguide (Kundkrav): Guide för kundkravshantering i AmpliFlow
Inköp & Försäljning (Procurement & Sales)
Leverantörer (Suppliers)
Beskrivning: Hålla reda på leverantörer och leverantörskontakter.
Användningsområde:
- Hantera leverantörsregister
- Skapa leverantörskontakter
- Bedöma och följa upp leverantörer
- Dokumentera leverantörsavtal
Inköpsordrar (Purchase Orders)
Beskrivning: Skapa och hantera inköpsordrar.
Användningsområde:
- Skapa inköpsordrar
- Följa upp orderstatus
- Koppla ordrar till leverantörer och artiklar
- Dokumentera inköpsprocess
Konfiguration:
- Hantera orderradsstatus under Orderradsstatus
Artiklar (Items)
Beskrivning: Hantering av artiklar.
Användningsområde:
- Hantera artikelregister
- Koppla artiklar till leverantörer
- Använda artiklar i inköpsordrar
- Klassificera artiklar efter typ
Konfiguration:
- Hantera artikeltyper och enheter under Artikeltyper och enheter
HR (Personal)
Befattningar (Positions)
Beskrivning: Hantera befattningar och befattningsbeskrivningar som kan tilldelas användare.
Användningsområde:
- Skapa befattningar (t.ex. “Produktionschef”, “Kvalitetssamordnare”)
- Dokumentera befattningsbeskrivningar
- Tilldela befattningar till användare
- Visa organisationsstruktur
Implementationsguide: Guide för befattningsregistret och kompetensregistret i AmpliFlow
Kompetenser (Competencies)
Beskrivning: Denna funktion möjliggör hantering av anställdas kompetens.
Användningsområde:
- Definiera kompetenser (t.ex. “Truckkörkort”, “ISO 9001-kunskap”)
- Dokumentera vilka kompetenser som krävs för olika befattningar
- Registrera medarbetares kompetenser
- Identifiera kompetensluckor
Underfunktioner:
- Kompetensmatris (Competency Matrix): Kompetensmatrisen hjälper dig att identifiera luckor, bedöma nuvarande kompetenser och fungerar som underlag för planering av utbildning
Implementationsguider:
Medarbetarsamtal (Staff Appraisals)
Beskrivning: Spara, skapa och styr medarbetarsamtal för hela organisationen.
Användningsområde:
- Planera och genomföra medarbetarsamtal
- Dokumentera samtalsdokumentation
- Följa upp utvecklingsmål
- Säkerställ regelbundna samtal
OBSERVERA: Detta är känslig personalinformation. Behörigheter hanteras extra restriktivt – endast Owner och User-roller finns (ingen Editor-roll).
Utbildningsplaner (Training Plans)
Beskrivning: Hantering av utbildningsplaner.
Användningsområde:
- Planera utbildningar för medarbetare
- Koppla utbildningar till kompetensbehov
- Följa upp genomförda utbildningar
- Säkerställ att rätt kompetens finns
Implementationsguide: Guide för utbildningsplaner i AmpliFlow
Andra resurser (Other Resources)
Utrustning (Equipment)
Beskrivning: Hantera och hålla reda på utrustning. Med funktionen aktiverad kan du koppla utrustning till steg i checklistemallar.
Användningsområde:
- Hantera utrustningsregister
- Koppla utrustning till checklistor (t.ex. underhållschecklistor)
- Dokumentera kalibrering och underhåll
- Spåra utrustningsstatus
Riskhantering (Risk Management)
Analys av operativa risker (Operational Risk Analysis)
Beskrivning: Hantering, analys, handlingsplan och uppföljning av operativa risker.
Användningsområde:
- Identifiera risker i verksamheten
- Bedöma sannolikhet och konsekvens
- Skapa åtgärdsplaner
- Följa upp riskreducering
- Dokumentera riskregister
Underfunktioner:
- Graf för analys av operativa risker (BETA): Slå på graf-visualiseringsfunktionen för operationella risker
Implementationsguide: Guide för operationell riskhantering i AmpliFlow
Miljöaspekter (Environmental Aspects)
Beskrivning: Aktivera hantering av miljöaspekter.
Användningsområde:
- Identifiera miljöaspekter
- Bedöma miljöpåverkan
- Skapa åtgärdsplaner för betydande miljöaspekter
- Dokumentera miljöaspektregister
Implementationsguide: Guide för miljöaspekter i AmpliFlow
Förbättringar (Enhancements)
Bulkimport (Bulk Import)
Beskrivning: Importera data snabbt och effektivt till olika funktioner. Du kan till exempel importera dina befintliga användare, team, intressenter och mer.
Användningsområde:
- Migrera data från gamla system
- Importera stora mängder data snabbt
- Excel-baserad import
- Stöd för användare, team, kunder, leverantörer, intressenter m.m.
Användardefinierade uppgifter (User Tasks)
Beskrivning: Låter användare lägga till egna uppgifter i individuella checklistor, utöver de uppgifter som kommer från checklistemallen.
Användningsområde:
- Användare kan lägga till extra uppgifter till en specifik checklista som inte finns i mallen
- Användbart när checklistor används som digitala anteckningsblock där användare dokumenterar sitt eget arbete
- Vissa organisationer använder mallar strikt (all struktur i mallen), andra låter användare anpassa efter behov
Exempel:
- En användare kör en underhållschecklista och upptäcker en extra punkt som behöver åtgärdas för just denna gång
- Ett projektteam använder en checklista för projektstyrning men behöver lägga till projektspecifika uppgifter
Streckkoder (Barcode Activity)
Beskrivning: Tillåt scanning och generering av streckkoder i anpassade listor, medarbetarsamtal, avvikelser och checklistor.
Användningsområde:
- Generera streckkoder för objekt
- Scanna streckkoder för snabb registrering
- Koppla fysiska objekt till digitala poster
- Effektivisera insamling av data
Funktioner efter ISO-standard
AmpliFlow täcker kraven i ISO 9001, 14001, 45001 och 27001. Vilka funktioner som är relevanta för just er beror på vilken standard ni arbetar med.
Se vår kompletta matris: https://www.ampliflow.se/areas/iso-standarder
Matrisen visar exakt vilka funktioner som behövs för respektive ISO-standard (9001, 14001, 45001, 27001). Den hjälper er att snabbt identifiera vilka funktioner ni behöver aktivera för er certifiering.
Påverkansgraderingar – rekommenderas för alla
Påverkansgraderingar är en funktion som vi rekommenderar att alla organisationer aktiverar, oavsett vilken ISO-standard ni arbetar med.
Vad gör den?
- Låter er prioritera åtgärder baserat på påverkan
- Hjälper till att fokusera resurser där de gör mest nytta
- Ger struktur för riskhantering och förbättringsarbete
Användningsfall:
- Gradera miljöpåverkan (ISO 14001)
- Klassificera informationstillgångar (ISO 27001)
- Prioritera förbättringsåtgärder (alla standarder)
- Värdera riskers konsekvens (alla standarder)
Funktionsberoenden
Vissa funktioner kräver att andra funktioner är aktiverade först. AmpliFlow hanterar detta automatiskt genom att inaktivera underfunktioner när huvudfunktionen stängs av.
Processer → Koppla avvikelser till processer
Huvudfunktion: Processkarta (Process Chart)Underfunktion: Tilldela påverkade processer till avvikelse
Beroende:
- Underfunktionen “Tilldela påverkade processer till avvikelse” kan ENDAST aktiveras om “Processkarta” är ON
- När underfunktionen är ON måste användare ange vilken process en avvikelse uppstod i och upptäcktes i
Användningsfall: Ni vill säkerställa att alla avvikelser kopplas till rätt process för bättre analys och processförbättring
Kunder → Kundkrav
Huvudfunktion: Kunder (Customers)Underfunktion: Kundkrav (Customer Requirements)
Beroende:
- Underfunktionen “Kundkrav” kan ENDAST aktiveras om “Kunder” är ON
- Kundkrav måste kopplas till en specifik kund
Användningsfall: Ni vill dokumentera och följa upp specifika krav som era kunder ställer på er organisation
Kompetenser → Kompetensmatris
Huvudfunktion: Kompetenser (Competencies)Underfunktion: Kompetensmatris (Competency Matrix)
Beroende:
- Underfunktionen “Kompetensmatris” kan ENDAST aktiveras om “Kompetenser” är ON
- Kompetensmatrisen använder kompetenser som definierats i huvudfunktionen
Användningsfall: Ni vill inte bara definiera kompetenser utan också dokumentera vilka medarbetare som har vilka kompetenser och identifiera kompetensluckor
Analys av operativa risker → Riskgraf (BETA)
Huvudfunktion: Analys av operativa risker (Operational Risk Analysis)Underfunktion: Graf för analys av operativa risker
Beroende:
- Underfunktionen “Graf för analys av operativa risker” kan ENDAST aktiveras om “Analys av operativa risker” är ON
- Grafen visualiserar risker från huvudfunktionen
Användningsfall: Ni vill visualisera risker i en riskmatris (sannolikhet vs konsekvens)
OBS: Detta är en BETA-funktion och kan komma att uppdateras
Vanliga frågor
F: Hur många funktioner kan jag aktivera samtidigt?
S: Det finns ingen teknisk begränsning på antalet funktioner. Aktivera de funktioner som passar er organisations behov.
Rekommendation: Börja med 5-8 funktioner och bygg ut gradvis. Att aktivera alla funktioner på en gång kan bli överväldigande för användarna.
F: Kostar det extra att aktivera fler funktioner?
S: Nej. Alla funktioner som ni kan slå på och av i AmpliFlow ingår i er prenumeration.
F: Vad händer med data när jag stänger av en funktion?
S: Data raderas INTE när du stänger av en funktion. Datan är endast dold.
Exempel:
- Ni använder “Kunder” i 6 månader och registrerar 50 kunder
- Ni stänger av funktionen “Kunder” (OFF)
- Funktionen försvinner från menyn
- All kunddata finns kvar i databasen (bara dold)
- Ni slår på funktionen igen (ON)
- Alla 50 kunder dyker upp igen
Användningsfall för att stänga av funktioner:
- Testade en funktion men bestämde er för att inte använda den
- Använder funktionen säsongsvis
- Vill minska visuellt brus i menyn
Viktigt: Om ni vill permanent radera data, kontakta support för dataexport och radering.
F: Kan jag testa funktioner innan jag aktiverar dem för alla?
S: Ja, det är till och med rekommenderat!
Rekommenderad testprocess:
- Slå ON funktionen i Tenant Settings → Features
- Som administratör kan du nu se och testa funktionen
- Konfigurera funktionen (skapa mallar, kategorier etc.)
- Tilldela behörigheter till en liten pilotgrupp (2-3 personer)
- Testa tillsammans med pilotgruppen i 1-2 veckor
- Samla feedback
- Justera konfiguration
- Rulla ut till resten av organisationen genom att tilldela behörigheter
Fördel: Ni säkerställer att funktionen är korrekt konfigurerad innan alla börjar använda den.
F: Hur vet jag vilka funktioner vi behöver för ISO-certifiering?
S: Se avsnittet Funktioner efter ISO-standard i denna guide.
Rekommendation: Boka en genomgång med er implementationskonsult för att få skräddarsydd vägledning.
F: Kan jag dölja funktioner som vi inte använder?
S: Ja, stäng helt enkelt av funktionen (OFF) i Tenant Settings → Features.
Funktionen försvinner då från menyn för alla användare. Data raderas inte – den är bara dold.
F: Vad är skillnaden mellan att stänga av en funktion och ta bort behörigheter?
Stänga av funktion (OFF):
- Funktionen försvinner för ALLA användare (inklusive administratörer)
- Används när ni inte ska använda funktionen alls längre
- Data finns kvar men är dold
Ta bort behörigheter:
- Funktionen försvinner för SPECIFIKA användare
- Administratörer och andra med behörigheter ser funktionen fortfarande
- Används för att begränsa åtkomst, inte för att dölja funktionen helt
Exempel:
- Scenario 1: Ni testade “Inköpsordrar” men bestämde er för att fortsätta använda ert befintliga inköpssystem
- Lösning: Stäng av funktionen “Inköpsordrar” (OFF)
- Scenario 2: Säljteamet ska inte ha tillgång till “Miljöaspekter” (inte relevant för deras arbete)
- Lösning: Ge säljteamet inga behörigheter för “Miljöaspekter” (funktionen är fortfarande ON för andra)
Rekommenderade funktionskombinationer
Litet företag som kommer igång
Fas 1 – Basstruktur (Månad 1)
- Befattningar
- Processkarta
- Intressenter
- Avvikelser (redan aktiverat)
Fas 2 – Kundhantering (Månad 2)
- Kunder
- Kundkrav
- Leverantörer
Fas 3 – Kompetens och mål (Månad 3)
Fas 4 – Analys och förbättring (Månad 4)
- Översikt avvikelser
- Analys av operativa risker
Tillverkningsföretag med miljöfokus
Kärnfunktioner:
- Processkarta + Koppla avvikelser till processer
- Kunder + Kundkrav
- Leverantörer
- Intressenter
- Kompetenser
- Befattningar
- Mål
Miljö:
- Miljöaspekter
- Lagstiftning
Produktion:
- Utrustning
- Artiklar
- Inköpsordrar
Analys:
- Översikt avvikelser
- Analys av operativa risker
- KPI
IT-företag med informationssäkerhetsfokus
Kärnfunktioner:
- Analys av operativa risker
- Intressenter
- Lagstiftning (GDPR, dataskydd)
- Kompetenser
- Befattningar
Dokumentation:
- Anpassade listor (t.ex. Informationstillgångar, System, Säkerhetskontroller)
- Processkarta
Leverantörer:
Analys:
- Översikt avvikelser
- Påverkansgraderingar
Byggföretag med arbetsmiljöfokus
Kärnfunktioner:
- Processkarta
- Kunder + Kundkrav
- Leverantörer (underentreprenörer)
- Intressenter
- Kompetenser (arbetsmiljökompetens, certifikat)
- Befattningar
Arbetsmiljö:
- Analys av operativa risker
- Lagstiftning (arbetsmiljölagstiftning)
Resurser:
- Utrustning (maskiner, skyddsutrustning)
- Team (projektteam)
Analys:
- Översikt avvikelser (tillbud, arbetsolyckor)
- Mål (arbetsmiljömål)
Nästa steg
Nu när du förstår vilka funktioner som finns tillgängliga kan du:
- Planera er funktionsaktivering – Välj funktioner baserat på era behov
- Aktivera funktioner stegvis – Börja med 5-8 kärnfunktioner
- Konfigurera funktioner – Skapa mallar, kategorier och processer
- Tilldela behörigheter – Se vår guide om behörigheter för detta steg
- Testa med pilotgrupp – Validera konfiguration innan full utrullning
- Rulla ut till hela organisationen – Ge alla användare tillgång
Support:
Behöver du hjälp?
Om du har frågor om funktioner i AmpliFlow:
