Välkommen till vår guide för att komma igång med processkartläggning i AmpliFlow.
Processkartläggning är ett kraftfullt verktyg för att visualisera, förstå och förbättra hur din organisation fungerar. Denna modul är grundläggande för att skapa transparens i verksamheten, uppfylla ISO-krav och säkerställa effektiva arbetsprocesser.
Med andra ord är processkartläggning det första steget ni tar för att skapa en solid grund för ert fortsatta förbättringsarbete och kvalitetsledning.
Denna guide syftar till att hjälpa er att:
• Förstå syftet med processkartläggning och hur det stödjer er verksamhet och ISO-certifiering.
• Effektivt sätta upp, anpassa och använda AmpliFlows processkartläggningsmodul.
• Säkerställa en tydlig process som uppfyller relevanta ISO-krav på processledning.
• Lägga grunden för kontinuerlig förbättring och effektiv avvikelsehantering.
Processkartläggning är tätt sammankopplat med alla andra delar av ert ledningssystem: Processkartorna beskriver hur arbetet utförs, medan andra moduler som riskhantering, avvikelsehantering och kompetenshantering kopplas direkt till processerna. Genom att följa de steg och rekommendationer som presenteras här kommer ni att säkerställa att ni uppfyller ISO-standardernas krav på processinriktning och kontinuerlig förbättring.
Innan ni börjar arbeta i AmpliFlow med att lägga upp processkartor är det viktigt att få en grundläggande förståelse för vad processkartläggning innebär och varför det är så viktigt för er organisation. Ni kan läsa mer utförligt om detta i artikeln "Processkartläggning 101".
Processkartläggning handlar om att systematiskt visualisera, analysera och förbättra de processer som driver er verksamhet framåt. Det är metoden vi använder för att bryta ner allt som företaget gör i mindre delar, analysera dessa delar och sedan visualisera hela processen.
Processkartläggning och kompetenshantering är centrala komponenter i detta arbete, eftersom:
• Processkartläggning beskriver hur arbetet utförs och vilka steg som krävs för att nå målen.
• Processkartor visar tydligt vem som är ansvarig för vilket steg samt vilka resurser som behövs.
• Moderna processkartor fungerar som ryggraden i ledningssystemet och kopplar samman andra viktiga verktyg som riskhantering och avvikelsehantering.
Genom att kombinera processkartläggning med andra moduler i AmpliFlow får ni en tydlig bild av hur verksamheten fungerar, var förbättringsmöjligheter finns, och hur ni systematiskt kan utveckla er organisation.
Här fokuserar vi på de praktiska stegen i AmpliFlow för att sätta upp och använda processkartläggning.
Redan nu är en stor del av arbetet förberett i AmpliFlow: det finns standardmallar importerade i er miljö för hur olika processkartor kan se ut. Men det är såklart viktigt att ni anpassar allt till er egen verksamhet.
Nedan följer en generell steg-för-steg-lista som guidar er igenom processen:
I AmpliFlows processkartläggningsmodul finns en strukturerad modell med fyra nivåer. Nedan förklarar vi de viktigaste nivåerna och deras syfte. På så sätt blir det enklare för er att strukturera informationen rätt från början.
Mer detaljerad information om denna modell finns i artikeln "Processkartläggning 101".
Den övergripande processkartan visar det övergripande flödet från kundförfrågan genom era huvudprocesser såsom Affärsutveckla och Leverans till kundnöjdhet samt processen Ledning (högst upp) och stödjande processer (längst ner).
Detta är er organisations arbetsflöde på högsta nivå som inkluderar:
Det är viktigt att inkludera information om ledningssystemet, dess omfattning och vem som ansvarar för vad i din översikt som ett komplement till visualiseringen.
En process, t.ex. Ledning, kan bestå av delprocesserna styrelseprocess, strategisk företagsledningsprocess och operativ företagsledningsprocess samt insatser och utfall samt vilka andra delprocesser de kollar till.
När du nu på den övergripande processkartan definierat alla dina processer på en hög nivå är det dags att dyka in i vad du ser när du kollar på en enskild process.
Varje process innehåller kort sagt ett antal delprocesser.
För varje enskild process bör du även beskriva insatser och utfall från processen, nyckelaktiviteter från process-steg i processens delprocesser och företagsmål som berör processen. Dessutom bör utvalda extra viktiga risker som har identifierats längre ner i kedjan belysas.
Delprocesser består av ett antal olika processteg, viktiga beslutspunkter och ev. direktlänkar till andra delprocesser.
Varje delprocess visualiseras med flera process-steg, beslutspunkter och textfält eller länkar till andra delprocesser. Vid sidan av visualiseringen är det även klokt att visa länkar till relevant material (som fördjupad information, dokument, mallar eller liknande), vem som ansvarar för vad, vilka team som är involverade och vilka risker som finns.
Process-steg består av insats/-er, viktiga aktiviteter och utfall samt ev. länkar till checklistor.
För varje process-steg behöver du nu beskriva de aktiviteter som utgör delprocessen.
Varje process-steg består av:
Tänk som såhär: Aktiviteter kan utföras med hjälp av dokumenterade rutiner och checklistor, och ett process-steg samlar ett antal aktiviteter. Varje aktivitet kan vara en nyckelaktivitet som sedan rullas upp på delprocess-nivå.
Som inspiration finner ni nedan ett mer utförligt exempel på en process hämtat från en "Försäljningsprocess".
Övergripande processkarta (Nivå 1):
• Huvudprocess: Försäljning och kundakquisition
Process (Nivå 2):
• Process: Försäljningsprocess
• Insatser: Kundförfrågan, marknadsbehov
• Utfall: Nöjd kund, avslutad affär
• Mål: Öka försäljning med 15% årligen
• Delprocesser: Prospektering, Kvalificering, Offertprocess, Förhandling, Avslut
Delprocess (Nivå 3):
• Delprocess: Offertprocess
• Ansvarig: Säljchef
• Involverade team: Sälj, Teknik, Ekonomi
• Process-steg: Behovsanalys, Teknisk specifikation, Prissättning, Offertframställning
• Risker: Felaktig prissättning, tekniska missförstånd
Process-steg (Nivå 4):
• Process-steg: Behovsanalys
• Insatser: Kundförfrågan
• Viktiga aktiviteter: Kundmöte, Kravspecifikation, Teknisk genomgång
• Utfall: Dokumenterad behovsanalys
• Ansvarig: Säljare
• Risker: Ofullständig kravspecifikation
• Länkar till checklistor: Checklista för behovsanalys
När ni lägger in denna process i processkartläggningsmodulen i AmpliFlow, är det viktigt att den information som väljs speglar verkligheten. Ni behöver också bedöma vilka processer som är mest kritiska för verksamheten och börja med dessa.
För mer information om vanliga misstag att undvika, läs artikeln "5 misstag att undvika vid processkartläggning".
För fördjupad information om processkartläggning inom ISO 9001, se artikeln "Processkartläggning inom ISO 9001".
För att förstå hur moderna processkartor fungerar som mer än bara visualiseringar, läs artikeln "Moderna processkartor".
Innan ni meddelar er konsult eller andra interna intressenter att processkartläggningen är klar för genomgång, se till att ni har bockat av i checklistan för implementation i er AmpliFlow-miljö som säkerställer att ni möter kraven och har gjort allt som krävs.
Ni är varmt välkomna att höra av er för mer information, frågor och eventuellt ytterligare rådgivning. Tack för att ni använder AmpliFlow, och lycka till med ert processkartläggningsarbete!
• Webbplats: www.ampliflow.se/support
• E-post: support@ampliflow.se