Guide för checklistor, rutiner och checklistemallar

Välkommen till vår guide för att skapa och använda checklistemallar i AmpliFlow som en del av ert projekt.

Denna guide syftar till att hjälpa er att komma igång med skapandet av digitala checklistemallar och att säkerställa att processen genomförs smidigt och effektivt.

Checklistemallar finns för att standardisera och dokumentera rutiner, steg-för-steg-guider och återkommande processer i er verksamhet. Checklistor kan användas för exempelvis onboarding av nya medarbetare, dagliga kontroller av maskiner, veckovisa ledningsgruppsmöten, rollförändringar och andra kritiska processer.

Grundförståelse

Börja med att skapa dig en förståelse för området, läs den här artikeln:

• Best practice för att skapa checklistor och checklistemallar i AmpliFlow
• Vad är Standard Operating Procedures (SOP)?

Hur ska det göras?

Redan nu är en rejäl del av arbetet färdigt, tack vare att vi försett er med grundläggande mallar och strukturer.

Det ni behöver göra nu är att:

1. Tilldela behörigheter till de som ska jobba med checklistemallar och processhantering.
2. Gå igenom befintliga checklistemallar och uppdatera så att de stämmer överens med er verksamhet.
3. Lägg till nya checklistemallar som ni saknar och ta bort överflödiga.
4. Uppdatera informationssidan i verktyget där ni beskriver hur ni jobbar med checklistemallar samt vilka som är ansvariga och delaktiga.
5. Starta en checklista från rätt mall när arbetet ska genomföras, fyll i aktiviteterna och lås varje steg när det är klart så att det journalförs.
6. Om ni jobbar med en konsult från AmpliFlow, meddela konsulten att arbetet är redo för genomgång.

Starta och anpassa en checklista

En checklistemall är ritningen. En startad checklista är det faktiska arbetet som ska göras.

När ni vill använda en mall gör ni så här:

1. Öppna menyn och välj Starta checklista.
2. Välj den publicerade mall som ska användas.
3. Starta checklistan.
4. Ändra ansvariga för checklistans steg om ni har behörighet och arbetet kräver en annan tilldelning.
5. Bocka av aktiviteterna när de är utförda och fyll i det checklistan kräver, till exempel text, foto, streckkod, fil eller mätvärde.
6. Lås varje steg när det är klart så att arbetet journalförs.

Om ni märker att samma ändring behövs varje gång ska ni inte ändra varje startad checklista manuellt. Uppdatera mallen i stället, så blir nästa start rätt från början.

Viktigt att tänka på: När vi refererar till att “ni behöver skapa en checklista för X” (exempelvis rollförändringar), kan detta betyda att ni antingen behöver:

• Skapa ett nytt steg i en befintlig mall
• Vidareutveckla en befintlig mall som ni redan har
• Skapa en helt ny mall från grunden

Eftersom alla våra kunder har olika sätt att bedriva sin verksamhet, är flexibilitet i hur ni anpassar mallarna avgörande för framgång.

Tips för framgångsrikt genomförande

• Se till att alla som jobbar med checklistemallar förstår vad de är och varför jobbet görs.
• Tänk på att mallarna ska vara levande dokument som uppdateras kontinuerligt baserat på erfarenheter och förändringar i verksamheten.
• Om arbetet delas upp, var tydlig med ansvarsfördelningen för olika mallar och processer.
• Sätt en tydlig tidplan och boka in eventuella avstämningsmöten redan nu.
• Förmedla resultatet till interna intressenter och säkerställ att alla berörda förstår hur mallarna ska användas.
• Börja med de mest kritiska processerna och bygg ut systemet stegvis.
• Involvera medarbetare som faktiskt utför arbetet i skapandet av mallarna för att säkerställa praktisk användbarhet.

Förklaring av respektive kolumn

• Mallnamn: Ge mallen ett tydligt och beskrivande namn som gör det enkelt att identifiera vilken process den avser.
• Beskrivning: Beskriv kortfattat vad mallen används till och i vilka situationer den ska tillämpas.
• Ansvarig: Ange vem som är ansvarig för att mallen hålls uppdaterad och att den följs korrekt.
• Frekvens: Specificera hur ofta checklistan ska genomföras (dagligen, veckovis, vid specifika händelser, etc.).
• Kategori: Klassificera mallen enligt typ av process (säkerhet, kvalitet, HR, drift, etc.).
• Status: Ange om mallen är aktiv, under utveckling eller arkiverad.
• Senast uppdaterad: Håll koll på när mallen senast reviderades för att säkerställa att den är aktuell.

Vanliga typer av checklistemallar

• Onboarding: Steg-för-steg-guide för att introducera nya medarbetare
• Maskinunderhåll: Dagliga, veckovisa eller månatliga kontroller av utrustning
• Mötesledning: Standardagenda och uppföljningspunkter för återkommande möten
• Rollförändringar: Process för att hantera när medarbetare byter roller eller slutar
• Säkerhetskontroller: Rutiner för att säkerställa en säker arbetsmiljö
• Kvalitetskontroller: Verifiering av att produkter eller tjänster uppfyller kraven

Genom att följa denna guide hoppas vi att ni får en smidig och effektiv upplevelse med checklistemallar i AmpliFlow. Om ni har några frågor eller behöver ytterligare stöd, tveka inte att kontakta vår support.

Kontakt:

• Webbplats: www.ampliflow.se/support
• E-post: support@ampliflow.se

‍