Processkartläggning 101: Lär dig att skapa tydliga och effektiva processkartor med vår guide

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
September 29, 2023
Ämne
Processkartläggning
Processkartläggning 101: Lär dig att skapa tydliga och effektiva processkartor med vår guide

Att processkartlägga är ett nyckelverktyg för att förstå, förklara och effektivisera en organisation.

I denna artikel kommer vi att utforska AmpliFlows modell för processkartläggning och hur du kan använda den i ditt eget företag för att skapa en klar, logisk och effektiv processkarta.

Vad är en process?

En process är vanligtvis definierat som ett antal fristående eller samverkande steg som behövs för att uppnå ett mål. Det kan innebära att samla in data, analysera information, fatta beslut, utföra handlingar och följa upp resultatet.

Vad är processkartläggning?

Processkartläggning ger en bild av hur organisationen fungerar. Med en komplett förståelse för företagets processer kan vi se hur de kan förbättras för att minska kostnader, öka effektiviteten och möta kundernas förväntningar.

En sak som ibland glöms bort är att processkartorna är det perfekta verktyget för att se till att alla i hela företaget kan förstå, eller i alla fall veta var de kan få reda på, hur företaget fungerar. Ypperligt verktyg vid en onboarding, för att analysera effektiviteten i en process eller när större organisationsförändringar genomförs.

Processkartläggning är alltså metoden vi använder för att bryta ner allt som företaget gör i mindre delar, analysera dessa delar och sedan visualisera hela processe. Detta gör det möjligt att tydligt identifiera varje steg i en process, vem som är ansvarig för vilket steg samt vilka resurser som behövs.

Struktur för processkartor

Vi på AmpliFlow har konsulter som arbetat med området i mer än 20 år. Gör du något så länge kommer du göra de flesta misstagen som går att göra. Detta har vi iterativt kokat ner till en modell för hur en processkarta ska skapas.

En huvudprincip i vår modell är att inte beskriva saker i för stor detalj. Håll dig på en hög nivå och om du behöver göra detaljerade rutiner så använd smarta digitala checklistor för dessa istället för att visuellt beskriva dem.

Så, här kommer vårt sätt att beskriva processkartor som fungerar för bolag i alla storlekar, i alla branscher.

Första nivån: Processöversikten

Processöversikten är en beskriving av din organisations arbetsflöde på högsta nivå. Den inkluderar ledningsprocessen, huvudprocesser och stödprocesser.

Ledningsprocessen beskriver hur din organisation styrs, medan huvudprocesserna inkluderar kärnaktiviteter som direkt genererar värde för kunden. Stödprocesserna å andra sidan innehåller aktiviteter som ger support till huvudprocesserna men inte direkt tillför värde till slutprodukten.

Det är viktigt att inkludera information om ledningssystemet, dess omfattning och vem som ansvarar för vad i din översikt som ett komplement till visualiseringen. Det bör även finnas en kortfattad beskrivning av varför denna översikt är viktig för organisationen.

Processöversikten ger alltså en beskrivning på en hög nivå av allt som sker inom organisationen för att omvandla kundens behov och förväntningar till nöjda kunder.

Andra nivån: En enskild Process

När du nu på projektöversikten definierat alla dina processer på en hög nivå är det dags att dyka in i vad du ser när du kollar på en enskild process.

Varje process innehåller kort sagt ett antal sub-processer.

För varje enskild process bör du även beskriva insatser och utfall från processen, nyckelaktiviteter från process-steg i processens sub-processer och företagsmål som berör processen. Dessutom bör utvalda extra viktiga risker som har identifierats längre ner i kedjan belysas.

Genom visualisera varje process på detta sätt möjlggör du en djupare insikt i hur arbetsflödet fungerar och var det finns utrymme för förbättring.

Tredje nivån: Sub-process

Varje sub-process visualiseras med flera process-steg, beslutspunkter och textfält eller länkar till andra sub-processer. Vid sidan av visualiseringen är det även klokt att visa länkar till relevant material (som fördjupad information, dokument, mallar eller liknande), vem som ansvarar för vad, vilka team som är involverade och vilka risker som finns.

Sista delen: Process-steg och Aktiviteter

För varje process steg behöver du nu beskriva de process-steg som utgör sub-processen.

Varje process-steg består av ett antal aktiviteter, insats och utfall för process-steget, ansvariga användare, delaktiga team samt risker kopplade till process-steget.

Tänk som såhär: Aktiviteter kan utföras med hjälp av dokumenterade rutiner och ett process-steg samlar ett antal aktiviteter. Varje aktivitet kan vara en nyckelaktivitet som sedan rullas upp på sub-process nivå.

Genom att kartlägga varje aktivitet, kan du se exakt vad som behöver göras och hur du ska göra det.

Råd för hur du lyckas

Att processkartlägga kan vara en utmaning, men med rätt strategi och tillvägagångssätt kan det bli en framgång. Här är några råd om hur du kan göra processkartläggningen så effektiv och givande som möjligt.

  1. Delegera ansvar: I stället för att lägga allt ansvar på en person eller ett litet team, fördela ansvaret över hela organisationen. Exempelvis kan ledningsgruppen arbeta med att definiera översikten av processerna, säljchefen och säljteamet kan fokusera på säljprocessen, account managers kan ta hand om kundbearbetnings-sub-processen, och bid managers kan ansvara för offertskrivandeprocessen. Genom att delegera ansvaret på detta sätt säkerställer du att varje process beskrivs av de personer som känner den bäst.
  2. Involvera alla nivåer i organisationen: För att få en helhetsbild av företagets processer är det viktigt att involvera alla nivåer i organisationen, från ledningen till de operativa rollerna. Varje individ har unika insikter om hur deras arbete bidrar till helheten.
  3. Kommunicera tydligt: Se till att alla inblandade vet vad som förväntas av dem och varför deras bidrag är viktiga. Skapa en öppen dialog där människor känner sig bekväma med att ställa frågor och dela sina tankar.
  4. Använd rätt verktyg: Använd IT-verktyg, som AmpliFlow, som är speciellt utformade för att göra processkartläggning så smidig och effektiv som möjligt. De kan hjälpa till att visualisera processer, identifiera flaskhalsar och potentiella förbättringsområden.
  5. Var tålmodig: Processkartläggning tar tid och det är viktigt att inte stressa fram resultat. Var noga med att ge varje steg den tid det behöver för att säkerställa kvalitet i resultatet.
  6. Använd det som ett levande dokument: En processkarta är ingen engångsprodukt utan något som ska vara ett levande dokument. Det ska kontinuerligt uppdateras för att reflektera eventuella förändringar i organisationen och dess processer.

Genom att följa dessa råd kan du skapa en effektiv och detaljerad processkarta som hjälper din organisation att bli mer effektiv, minska kostnader och öka kundnöjdheten.

Vad AmpliFlow kan ge dig

Våra IT-verktyg är byggda från grunden för att stödja den här visualiseringen och metoden.

Men vi slutar inte där. Förutom att vi stödjer allt som vi redan pratat om direkt i IT-verktyget använder resten av funktionerna i IT-verktyget processkartan. Exempelvis vid avvikelsehantering väljer du i vilken process/sub-process eller t.o.m process-steg som avvikelsen antingen uppstod eller upptäcktes. Det gör att vi kan visualisera avvikelser direkt på processkartan.

Och eftersom allt är behörighetsstyrt kommer du bara se avvikelser som du har rätt att se, oavsett om du är VD eller en helt vanlig medarbetare. Väldigt enkelt och smidigt.

Självklart är AmpliFlow byggt från grunden för att vara flexibelt och anpassningsbart. Vill ni (trots att det är så enormt värdefullt) inte arbeta med riskhantering? Då slår vi helt enkelt av funktionen på 1 minut så att den försvinner från systemet.

Nämnde vi även att flera olika grupper inom bolaget kan arbeta på flera olika processer och nivåer samtidigt utan att det påverkar någon annans arbete? Sälj kan workshoppa och publicera sin process samtidigt som ledningsgruppen workshoppar ledningsprocessen eller marknadsteamet workshoppar en sub-process under Sälj-processen.

Slutsats

Genom att följa AmpliFlows modell kan du skapa en detaljerad och tydlig processkarta för din organisation som faktiskt skapar värde. Detta kommer inte bara hjälpa dig att effektivisera ditt arbete utan även ge dig möjligheten att identifiera problem innan de uppstår samt skapa en mer harmonisk arbetsmiljö.

Om du vill ha ett IT-system som gör det enkelt att genomföra processkartläggning, rådgivning eller utbildning inom effektiv processkartläggning - tveka inte att kontakta oss. Vi erbjuder lösningar som är utformade för att göra processkartläggning så smidig och effektiv som möjligt.

Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
Intressentanalys

Intressentanalys: Kärnan i ISO 9001 och Framgångsrik Verksamhet

Förstå vikten av intressentanalys inom ISO 9001-standarden. Lär dig hur du kan kan optimera din verksamhet och öka dess framgång genom att identifiera, analysera och hantera intressenternas behov och förväntningar
Joakim Stenström
July 28, 2023
Processer

5 misstag att undvika när du processkartlägger – och hur du kan fixa dem!

Vill du optimera ditt företags processer? Upptäck fem vanliga misstag vid processkartläggning och lär dig hur du undviker dem i vår informativa guide. Klicka för att ta reda på mer!
Patrik Björklund
July 18, 2023
Bättre företag

ISO certifiering är mer än krav - det är att bli bättre

ISO-certifiering med AmpliFlow: Mer än att uppfylla krav. Det är din väg till ett bättre företag.
Patrik Björklund
October 26, 2023

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka en nulägesanalys idag för att se hur nära du är certifiering, eller kontakta oss för att diskutera direkt med experter.