Leverantörshantering är en grundläggande del av ett företags styrning och har en direkt inverkan på företagets prestanda, kvalitet och miljöansvar. Effektiv leverantörshantering bidrar till att säkerställa kvalitets- och miljöprestanda samt att upprätthålla goda affärsrelationer och förtroende mellan företag och deras leverantörer.
ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 är internationella standarder som hjälper organisationer att implementera effektiva kvalitets- och miljöledningssystem.
Denna artikel behandlar kraven för leverantörshantering inom dessa standarder, ger praktiska råd och belyser vanliga misstag företag gör.
Vad behöver ni styra vid inköp?
ISO 9001:2015 avsnitt 8.4 innebär att ni behåller ansvaret för kvaliteten även när en leverantör utför en del av arbetet. Ni behöver kunna förklara varför en leverantör är lämplig och hur ni upptäcker när leveranserna inte längre håller måttet. Spara bedömningen och de beslut den leder till, så att nästa inköpare inte behöver börja om.
ISO 14001:2015 avsnitt 8.1 knyter inköpen till era miljökrav. Den som köper transport eller material behöver veta vilka krav som ska ställas för att era miljöambitioner ska påverka leveransen. Vilka miljöfrågor som är viktiga beror bland annat på era miljöaspekter och vad ni kan styra eller påverka i leveransen. Ett livscykelperspektiv innebär att även tänka på vad som händer före och efter er egen användning, exempelvis vid råvaruutvinning och avfallshantering.
Ett praktiskt arbetssätt är att:
- Bestämma vad som kan göra leverantören olämplig innan ni jämför offerter. För ett kritiskt material kan jämn kvalitet och leveransförmåga väga tyngre än lägsta pris.
- Göra relevanta kvalitets- och miljökrav tydliga i beställningen. Be leverantören bekräfta sådant som annars riskerar att missförstås.
- Följa verkliga resultat, exempelvis omleveranser, förseningar och avfall, och bestämma när en ny bedömning behövs.
- Välja uppföljning efter risken. Ett samtal, en enkät eller ett platsbesök är möjliga metoder, inte obligatoriska moment för varje leverantör.
- Använda återkommande problem för att komma överens om förbättringar och sedan kontrollera om de hjälpte.
Börja med en leverans som kan gå fel
Välj en leverantör vars försening skulle stoppa en kundorder. Gå igenom den senaste leveransen: kom rätt material i tid, blev det extraarbete och vem tog hand om problemet? Använd resultatet när ni diskuterar nästa beställning med leverantören.
För miljöfrågor kan ni exempelvis undersöka om förpackningsmaterialet går att återanvända och vad en förändring skulle innebära för transportskador och avfall. Det här är praktiska exempel, inte en kravlista från standarderna.
Vanliga misstag och konsekvenser
Undvik dessa misstag för att säkerställa en effektiv leverantörshantering:
- Ej faktabaserad riskbedömning av leverantörer och bristfälliga leverantörsutvärderingar vilket kan leda till förlorad försäljning och dåligt rykte på grund av exempelvis försenade leveranser, merarbete för att hantera avvikelser och dåligt rykte orsakade av leverantörens undermåliga miljöarbete.
- Inget system för att spåra och analysera leverantörsprestanda vilket kan påverka kundnöjdhet och rykte negativt.
- Brist på kommunikation och samarbete med leverantörer kring kvalitets- och miljöfrågor vilket kan öka miljöbelastning, orsaka bristande efterlevnad av miljölagstiftning och skada företagets rykte.
Slutsats
Leverantörshantering är en kritisk komponent inom kvalitets- och miljöledningssystem. Genom att noggrant följa kraven för leverantörshantering inom ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 och implementera effektiva processer för utvärdering, urval, övervakning och förbättring av leverantörers kvalitets- och miljöprestanda kan organisationer förbättra sin konkurrenskraft och minska risker.
För att undvika vanliga misstag är det viktigt att prioritera kommunikation och samarbete med leverantörer samt att ha en tydlig dokumentation och uppföljning av leverantörsbedömningar och leverantörsprestanda.
Ta steget idag och börja förbättra din leverantörshantering för att skapa en mer hållbar och konkurrenskraftig verksamhet.
