Ledningssystem - En introduktion för dig som inte är chef

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
October 13, 2023
Ämne
Ledningssystem
Ledningssystem - En introduktion för dig som inte är chef

Att leda ett företag är ingen lätt uppgift. Det är inte bara att sitta på möten eller “vända papper”.

Ledning handlar om att ta strategiska beslut, skapa arbetsflöden, säkerställa kvalitet, och mycket mer. Ett verktyg som kan hjälpa till med detta är ett ledningssystem. Men vad är det egentligen, och hur passar det in i det dagliga arbetet? Låt oss ta en närmare titt.

Vad gör ledningen egentligen?

I korthet, ledningen är den grupp människor som styr och leder företaget. De planerar och organiserar resurser, fattar beslut om företagets inriktning, och ansvarar för att företaget uppfyller sina mål. De är ansvariga för allt från budgetering och finansiering, till produktutveckling, marknadsföring och personalfrågor.

Vad är ett ledningssystem?

Ett ledningssystem ska inte vara en mapp fylld med dokument, det är ett verktyg som hjälper ledningen att styra företagets verksamhet och i den bästa av världar även ett verktyg som alla anställda använder i vardagen.

Det är som en karta som visar vägen till nöjda kunder, med tydliga vägbeskrivningar för varje steg på vägen.

Ett ledningssystem innehåller processer, rutiner och riktlinjer som styr hur saker och ting ska göras. Det inkluderar sådant som arbetsflöden, kvalitetskontroll, riskhantering och avvikelsehantering. Systemet är också utformat för att säkerställa att företaget följer alla lagar och regler som gäller för dess verksamhet.

Hur fungerar ett ledningssystem i praktiken?

Ledningssystemet gör det möjligt för alla att förstå hur företaget fungerar, vad dess mål är och hur jag passar in i bilden.

Tänk på ett ledningssystem som en manual för en bil. Manualen visar hur bilen fungerar, hur man kör den, och hur man underhåller den. På samma sätt visar ledningssystemet hur företaget fungerar, när bilar ska ersättas, och hur och när service ska göras.

Ett ledningssystem hjälper också till att identifiera och hantera risker, vilket kan förhindra problem innan de uppstår. Genom att följa systemet kan företaget säkerställa att det levererar produkter och tjänster av hög kvalitet, vilket i sin tur leder till nöjda kunder.

Vart går linjen mellan det som ledningssystemet täcker och det som ex VD gör eller det styrelsen gör? Hanterar ledningssystemen det också?

Bra fråga! Ett ledningssystem är utformat för att styra företagets verksamhet, vilket innefattar allt från produktutveckling och tillverkning till försäljning och service.

Systemet ser även till att vi lever upp till regler och riktlinjer som gäller för verksamheten, såsom kvalitetsstandarder, miljölagstiftning, och arbetsmiljöregler.

Det fina med ett ledningssystem är att det kan anpassas efter företagets unika behov och struktur. Det kan inkludera riktlinjer för ledningens dagliga arbete, men det kan också skilja på de uppgifter som utförs av VD:n, styrelsen och andra delar av organisationen.

Till exempel, i många företag är det VD:n som ansvarar för att implementera ledningssystemet och se till att det följs. VD:n kan också ha det övergripande ansvaret för att företaget uppnår sina strategiska mål, som kan vara en del av systemet.

Styrelsen å andra sidan, har ofta ett mer övergripande ansvar. De fastställer företagets övergripande strategi, övervakar VD:ns arbete, och säkerställer att företaget uppfyller sina lagstadgade skyldigheter. Dessa uppgifter kan också vara en del av ledningssystemet, men styrelsen kan också ha egna rutiner och processer utanför systemet.

Så, för att svara på frågan, ledningssystemet kan täcka en del av det som VD:n och styrelsen gör, men det behöver inte göra det. Exakt var linjen går beror på företagets unika behov och struktur. Det viktiga är att systemet stöder företagets mål och hjälper det att uppfylla sina åtaganden mot kunder, anställda och andra intressenter.

Finns det saker inom företaget som ett ledningssystem inte täcker?

Absolut, det finns områden som ett ledningssystem inte nödvändigtvis täcker. Ledningssystemet är ett verktyg för att styra och effektivisera verksamheten, men det behöver inte vara en allomfattande lösning på alla företagets utmaningar. Här är några exempel:

Strategisk planering: Ledningssystemet kan bidra till att genomföra företagets strategi, men det är inte alltid verktyget för att skapa denna strategi. Strategiska beslut, såsom att gå in på en ny marknad eller lansera en ny produktlinje, kräver ofta djupgående analys och kreativt tänkande som kan gå bortom systemets ramar.

Personligt ledarskap: Ledningssystemet kan stödja goda ledare genom att erbjuda struktur och riktlinjer, men det kan inte ersätta personligt ledarskap. Förmågan att inspirera och motivera medarbetare, hantera konflikter, och bygga starka team är kritiska ledningsfärdigheter som inte kan kodas i ett system.

Företagskultur: Ledningssystemet kan bidra till att skapa en positiv företagskultur genom att främja goda arbetsmetoder och etiska normer. Men att bygga en stark företagskultur handlar också om mer subjektiva faktorer, såsom att bygga förtroende, främja öppen kommunikation, och skapa en känsla av gemenskap, som kan vara svåra att uppnå enbart genom ett system.

Innovation: Ledningssystemet kan stödja innovation genom att erbjuda processer för idégenerering och produktutveckling. Men verklig innovation kräver ofta ett "tänka utanför boxen"-perspektiv som kan begränsas av för strikta system och regler.

Medan ett ledningssystem är ett kraftfullt verktyg för att styra företagets verksamhet och uppfylla dess åtaganden, finns det aspekter av företagsledning som kräver mer än bara system och processer. Personligt ledarskap, strategiskt tänkande, en stark företagskultur och förmågan att innovera är alla kritiska faktorer för företagets framgång som inte nödvändigtvis kan täckas av ett ledningssystem.

Ok, så vårt ledningssystem är IT-systemet AmpliFlow där jag hittar mina checklistor, processkartor, avvikelserapporterering och allt sådant. Eller?

Du är på rätt spår. AmpliFlows mjukvara är ett exempel på ett IT-verktyg som används för att stödja och hantera ett företags ledningssystem. Verktyget hjälper till att organisera, spåra och rapportera information relaterad till företagets processer och procedurer - såsom checklistor, processkartor och avvikelserapporter.

Men det är viktigt att komma ihåg att ett ledningssystem inte är IT-verktyget som stödjer det.

Ledningssystemet inkluderar de faktiska processer, policys och procedurer som utgör kärnan i hur ditt företag fungerar. Det inkluderar de faktiska strategier och mål som styr företagets riktning, de metoder och tekniker som används för att säkerställa kvalitet och effektivitet, och den kultur och de värderingar som styr hur människor inom företaget beter sig och fattar beslut.

Så, medan du använder AmpliFlow för att få tillgång till och hantera ditt företags ledningssystem på ett väldigt effektivt sätt, är själva systemet större än bara verktyget. Det är helheten av ditt företags struktur och de principer som styr dess funktion.

Men jag känner till flera företag som inte har ett ledningssystem för att de exempelvis är hippa och moderna tech-bolag. Hur gör de då?

Det är sant att alla företag inte har formella, dokumenterade ledningssystem, särskilt mindre start-ups eller "moderna" teknikföretag. Men även om de kanske inte har ett formellt system på plats, har de fortfarande någon form av struktur för att styra sin verksamhet.

Dessa företag kan förlita sig mer på flexibilitet, snabba iterationer, och organisk tillväxt snarare än formellt dokumenterade processer och rutiner. De kan också vara mer beroende av personligt ledarskap och en stark företagskultur för att styra sitt arbete. Men även i dessa fall finns det någon form av "system" eller struktur på plats - det är kanske bara inte dokumenterat eller formaliserat på samma sätt som i mer traditionella företag. Vilket i sig kan medföra utmaningar.

Så medan det stämmer att inte alla företag har formella ledningssystem, har alla företag någon form av struktur för att styra sin verksamhet. Och ju större och mer komplexa dessa företag är, desto mer sannolikt är det att de kommer att dra nytta av att ha ett mer formellt och strukturerat ledningssystem.

Måste ett ledningssystem gå ner i minsta detalj hur allt fungerar för att kunna ISO-certifieras?

För att bli ISO-certifierad måste ett företags ledningssystem uppfylla specifika krav som fastställts av International Organization for Standardization (ISO). Dessa krav varierar beroende på vilken ISO-standard som tillämpas, men de innefattar oftast både övergripande principer och specifika processer och procedurer.

Det är dock inte nödvändigt att ledningssystemet går ner i minsta detalj för varje aspekt av verksamheten. Istället fokuserar ISO-standarden på att företaget har effektiva processer på plats för att styra verksamheten, säkerställa kvalitet, hantera risker och ständigt förbättra.

Till exempel, enligt ISO 9001, standarden för kvalitetsledningssystem, behöver företaget visa att det har en stark kundfokus, ett starkt ledarskap, hanterar risker, en processorienterad inställning, ett systematiskt tillvägagångssätt för beslutsfattande, och att de jobbar med ständiga förbättringar.

Det är också viktigt att notera att ISO-certifiering inte är en engångshändelse, utan kräver regelbundna revisioner för att säkerställa att företaget fortsätter att uppfylla standardens krav och ständigt förbättrar sitt ledningssystem.

Så, medan ett företags ledningssystem behöver vara tillräckligt detaljerat för att säkerställa effektiv ledning och kontroll, behöver det inte nödvändigtvis gå ner i minsta detalj för varje aspekt av verksamheten för att bli ISO-certifierat.

Slutsats: Ledningssystem - Mer än bara dokument och möten

Att leda ett företag är en komplex uppgift som innefattar mer än bara att sitta på möten och “vända papper”. Det handlar om att ta strategiska beslut, skapa arbetsflöden, säkerställa kvalitet och mycket mer. Ett ledningssystem är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa till med alla dessa uppgifter, men det är mer än bara en samling dokument.

Ett ledningssystem beskriver strukturerat hur företaget styrs och hjälper det att uppnå sina mål. Det är som en karta som visar vägen till framgång, med instruktioner för varje steg på vägen. Och även om det är ledningens ansvar att implementera och följa systemet, spelar alla i företaget en viktig roll i dess framgång.

Men det är också viktigt att komma ihåg att ett ledningssystem inte är en allomfattande lösning på alla företagets utmaningar. Det kan inte ersätta personligt ledarskap, skapa en stark företagskultur, eller garantera företagets framgång. Och även om ett formellt, dokumenterat ledningssystem kan vara särskilt värdefullt för större och mer komplexa företag, har alla företag någon form av struktur för att styra sin verksamhet.

Så, oavsett om ditt företag redan har ett formellt ledningssystem eller om du bara börjar utforska idén, kom ihåg att det viktigaste är att ha en tydlig vision, effektiva processer och engagerade människor. Med dessa ingredienser på plats kan du skapa ett framgångsrikt företag som levererar värde till sina kunder, anställda och andra intressenter.

FAQ - Vanliga frågor om ledningssystem

1. Är ett ledningssystem bara en samling dokument?

Nej, ett ledningssystem är mycket mer än bara en samling dokument. Det är en strukturerad process som hjälper företag att styra och effektivisera sin verksamhet. Det inkluderar procedurer, instruktioner och riktlinjer, men också företagets strategier, mål och värderingar. Det finns inget som kräver att ledningssystemet är dokumenterat med dokument.

2. Behöver alla företag ett ledningssystem?

Vi vågar påstå att alla företag, oavsett storlek eller bransch, kan dra nytta av ett ledningssystem. Systemet hjälper till att säkerställa att företaget arbetar effektivt och uppfyller sina mål, samtidigt som det uppfyller lagar och regler som gäller för verksamheten.

3. Är ledningssystemet samma sak som företagets IT-system?

Nej, även om IT-system ofta används för att stödja ledningssystemet, är de inte samma sak. Ledningssystemet är helheten av företagets operativa struktur och de principer som styr dess funktion, medan IT-systemet är ett verktyg som hjälper till att organisera och hantera denna struktur.

4. Är det bara ledningen som använder ledningssystemet?

Nej, ett effektivt ledningssystem involverar alla inom företaget. Medan ledningen har det övergripande ansvaret för att implementera och säkerställa att systemet följs, spelar alla en viktig roll i dess framgång.

5. Kan ett ledningssystem ersätta personligt ledarskap?

Nej, ett ledningssystem kan stödja goda ledare genom att erbjuda struktur och riktlinjer, men det kan inte ersätta personligt ledarskap. Förmågan att inspirera och motivera medarbetare, hantera konflikter, och bygga starka team är kritiska ledningsfärdigheter som inte kan kodas i ett system.

6. Kan ett ledningssystem garantera att vi lyckas som företag?

Ett ledningssystem kan hjälpa ett företag att driva sin verksamhet effektivt och uppfylla sina mål, men det finns inga garantier för framgång. Företagets framgång beror på en mängd faktorer, inklusive kvaliteten på dess produkter eller tjänster, dess förmåga att anpassa sig till förändringar på marknaden, och den övergripande ekonomiska miljön.

Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
ISO-9001

Skillnaden mellan ISO 9000 och ISO 9001

Förstå skillnaderna mellan ISO 9000 och ISO 9001, två centrala standarder för kvalitetsledningssystem utvecklade av ISO - med helt olika syfte.
Patrik Björklund
October 20, 2023
Kundkravshantering

Vad är kundkravshantering?

Kundkravshantering är den process som krävs för att identifiera, analysera, prioritera, bemöta och övervaka kundernas krav. Här går vi igenom vad det betyder och varför det är viktigt.
Patrik Björklund
December 29, 2022
ISO-Revision

En guide till ISO-revision: Steg för steg

En ISO-revision är en systematisk granskning av en organisations verksamhet och rutiner för att säkerställa att den uppfyller ISO-standardkrav. Processen innefattar dokumentgranskning, intervjuer, granskning av processer och stödjande funktioner samt formulering av avvikelser och observationer. Resultatet är en rapport som visar organisationens konformitet till ISO-kraven och ger vägledning för förbättringar.
Joakim Stenström
May 21, 2023

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka en nulägesanalys idag för att se hur nära du är certifiering, eller kontakta oss för att diskutera direkt med experter.