KEY Relocations internrevision - en viktig del i certifieringsresan mot ISO 9001 och 14001

I denna artikel ger vi en inblick i hur internrevisionen hos KEY Relocation såg ut över två dagar, med en detaljerad tidslinje och fokus på olika områden inom organisationen som en del av deras certifieringsresa mot ISO 9001 (kvalitetsledning) och ISO 14001 (miljöledning).

Om KEY Relocation

Vi på AmpliFlow fick förtroendet att hjälpa KEY Relocation (läs vårt kundcase med dem här) att med hjälp av våra decennier av erfarenhet och vårt smarta IT-system etablera ett ledningssystem som är certifierbart enligt ISO 9001 och ISO 14001.

KEY Relocation är ett företag med över 28 års erfarenhet inom internationella personalomflyttningar som erbjuder helhetslösningar för internationella företag och deras anställda inom områden som destinationstjänster, global mobilitet, immigration, flyttadministration, interkulturell kommunikation och företagsadministration. Med filialer i Sverige, Finland, Danmark, Norge och Spanien har företaget varit delaktigt i över 40 000 människors flytt in och ut ur Norden.

Internrevisionen

Som en del av KEY Relocations process mot ISO-certifiering och ett stöd i deras strävan att ständigt förbättra och utveckla sina processer och system, genomför företaget regelbundna internrevisioner.

Nedan går vi igenom hur revisionen gick till med hjälp av att bara studera deras agenda.

Agenda

Dag 1:

• 08:30 - 08:45: Inledande möte med presentation av deltagare, presentation av KEY Relocation och genomgång av programmet.
• 08:45 - 09:15: Granskning av hantering av reklamationer, avvikelser och förbättringsförslag och kommunikation både externt och internt inom KEY Relocation, i enlighet med ISO 9001 krav.
• 09:15 - 10:00: Genomgång av sourcing, leverantörsuppföljning och inköpsprocesser inom företaget, med fokus på miljöledning enligt ISO 14001 krav och övervakning av leverantörer.
• 10:00 - 11:00: Granskning av marknadsförings- och försäljningsprocesser hos KEY Relocation, inklusive identifiering av kundkrav och förväntningar, samt överföring och rapportering av information till efterföljande led enligt ISO 9001 krav.
• 11:00 - 12:00: Granskning av leveransprocesser för migration inom KEY Relocation, inklusive planering, utförande, riskbedömning och fakturering av uppdrag. Exemplifiering med verkliga leveranser/projekt.
• 12:00 - 13:00: Lunchpaus.
• 13:00 - 15:00: Granskning av leveransprocesser för temporary accomodation, home finding, settling-in och departure inom KEY Relocation, med fokus på miljöledning enligt ISO 14001:s krav, inklusive planering, utförande, riskbedömning och fakturering av uppdrag. Exemplifiering med verkliga leveranser/projekt.
• 15:00 - 15:30: Sammanställning av resultat och tid till förfogande för intern revisor.

Dag 2:

• 08:30 - 09:30: Granskning av organisationens kompetens och utveckling hos KEY Relocation, inklusive anställning, introduktion, krav på och verifiering av personalens kompetens samt planering och uppföljning av kompetensutveckling i enlighet med ISO 9001:s och 14001:s krav.
• 09:30 - 10:30: Genomgång av ledarskap och engagemang inom KEY Relocation, inklusive omvärldsanalys, strategi, affärsutveckling, långsiktiga och kortsiktiga mål, ledningsmöten och kommunikation, samt hantering av operationella risker enligt krav från ISO 9001 och 14001.
• 10:30 - 11:30: Sammanställning av resultat och tid till förfogande för intern revisor.
• 11:30 - 12:30: Avslutande möte med genomgång av resultat och diskussion om eventuella förbättringsåtgärder inom KEY Relocation, samt anpassning till kraven i ISO 9001, 14001.
• 12:30: Avslut av internrevisionen.

De oväntade effekterna av internrevision hos KEY Relocation

Det är ingen hemlighet att KEY Relocations strävan efter ISO 9001 och 14001-certifieringar har tagit företaget på en upplysande resa. En av de mest oväntade och värdefulla aspekterna av denna resa har varit internrevisionen.

"Fram till internrevisionen insåg vi inte hur mycket potential det fanns att optimera inom vissa områden av verksamheten", avslöjar företagsledningen. Denna djupgående granskning gav KEY Relocation en möjlighet att se sin verksamhet ur ett nytt perspektiv, vilket ledde till insikter som var både oväntade och belysande.

"Internrevisionen gav oss möjlighet att ta en djupare titt på vår verksamhet och identifiera områden där vi kunde göra betydande förändringar", fortsätter de, vilket understryker värdet av denna grundliga genomgång.

Och det slutar inte där. Genom denna process upptäckte de förbättringsmöjligheter som tidigare hade fallit mellan stolarna. "Genom internrevisionen upptäckte vi möjligheter till förbättringar som vi tidigare helt missat", medger de.

Det är tydligt att internrevisionen har haft stor inverkan på företaget och dess framtida tillväxtmöjligheter. Men kanske mer än något annat var det en ögonöppnare för vad som är möjligt när man tar sig tiden att verkligen granska sin verksamhet.

"Internrevisionen var en ögonöppnare - den visade oss hur mycket mer effektiva och framgångsrika vi kunde vara med några justeringar i våra processer", konstaterar ledningen vid KEY Relocation.

Det är tydligt att internrevisionen har spelat en avgörande roll i KEY Relocations certifieringsresa mot ISO 9001 och 14001. Den har gett dem verktygen för att optimera deras verksamhet, hitta okända möjligheter till förbättring och skapa ett mer framgångsrikt företag.

Är du också nyfiken på att förstå ditt företag bättre? Kontakta oss på AmpliFlow idag.

‍