Många organisationer har utmärkta rutiner och checklistor. Problemet är inte kvaliteten på rutinerna – problemet är att de glöms bort.
En intern revision bör genomföras var sjätte månad. Leverantörsbedömningar bör göras årligen. Brandskyddskontroller bör ske varje vecka. Men när den dagliga verksamheten tar över faller dessa kritiska uppgifter mellan stolarna, tills revisorn påpekar bristerna.
Lösningen är inte fler kalenderpåminnelser. Lösningen är att bygga in återkommande rutiner direkt i ditt ledningssystem.
De flesta ledningssystem innehåller checklistor. Du har en checklista för interna revisioner, en för leverantörsbedömning, en för månadsavstämning. Men checklistorna ligger bara där – de gör ingenting förrän någon kommer ihåg att använda dem.
Resultatet:
ISO 9001 klausul 9.1 kräver "övervakning och mätning vid planerade intervaller". Klausul 9.2 kräver interna revisioner "vid planerade intervaller". Ordet "planerade" är avgörande – ad hoc-kontroller uppfyller inte kravet.
En återkommande checklista är en mall som automatiskt skapar nya checklistor enligt ett schema du definierar.
Istället för att:
Får du:
Lämpligt för rutiner som måste ske regelbundet med korta intervaller.
Exempel:
Hur det fungerar:
Verkligt exempel:Ett medelstort europeiskt tillverkningsföretag använder veckovisa checklistor för produktionssäkerhet. Varje måndag kl. 08:00 skapas en ny checklista som produktionschefen måste slutföra senast fredag. Om kontrollen inte är klar på torsdag skickas en påminnelse.
Lämpligt för rutiner som bör ske månadsvis eller på specifika dagar varje månad.
Exempel:
Hur det fungerar:
Verkligt exempel:Ett IT-konsultföretag i norra Europa använder månatliga checklistor för interna säkerhetsrevisioner. Första måndagen varje månad skapas en ny checklista som IT-chefen ska genomföra. Historiken visar att de gjort 24 på varandra följande revisioner utan att missa en enda – något deras ISO 27001-revisor lyfte positivt.
Lämpligt för rutiner som bör ske årligen eller vid specifika tidpunkter på året.
Exempel:
Hur det fungerar:
Verkligt exempel:Ett laboratorium använder årliga checklistor för kalibrering av all mätutrustning. Varje instrument har sin återkommande checklista som automatiskt skapas 30 dagar före kalibreringsdatumet. Ansvarig tekniker får en uppgift, genomför kalibreringen, dokumenterar resultatet – och nästa års checklista skapas automatiskt.
Gå igenom ditt ledningssystem och identifiera alla aktiviteter som bör ske regelbundet.
Frågor att ställa:
Vanliga kandidater:
För varje aktivitet, bestäm hur ofta den bör ske.
ISO-standarder ger vägledning:
Affärsbehov ger också vägledning:
Tips: Börja konservativt. Hellre sex aktiviteter som fungerar perfekt än tjugo där hälften ignoreras. Du kan alltid lägga till fler senare.
För varje återkommande aktivitet behöver du en mall – en checklista som beskriver exakt vad som ska göras.
En bra mall innehåller:
Exempel på mall för intern revision:
Intern revision – Avvikelsehantering
Tips: Använd befintliga checklistor som utgångspunkt. Förbättra dem utifrån tidigare erfarenheter.
I AmpliFlow skapar du ett återkommande schema genom att:
Systemet skapar då automatiskt:
[EMBED]tutorial_ recurrent_checklist_2.mp4[/EMBED]
En unik funktion i AmpliFlow är den visuella tidslinjen för återkommande checklistor.
Tidslinjen visar:
Varför detta är värdefullt:
Praktiskt exempel:Ett livsmedelsföretag hade 12 olika återkommande kontroller. Under första månaden märkte de att vecka 3 varje månad hade fem olika checklistor – produktionslaget hann inte med. De spridde ut schemana jämnare över månaden. Resultat: 100 % genomförande istället för 73 %.
Felet: Organisationen skapar 20 återkommande checklistor första veckan. Teamet dränks i uppgifter och ignorerar hälften.
Lösningen: Börja med 3–5 kritiska rutiner. När dessa fungerar smidigt, lägg till fler. Kvalitet framför kvantitet.
Felet: En checklista skapas automatiskt men ingen vet vem som ska genomföra den.
Lösningen: Varje återkommande schema måste ha en tydlig ansvarig (person eller team). Denna kan delegera, men ansvaret är klart.
Felet: Checklistan innehåller 30 steg som tog 2 timmar för fem år sedan. Idag tar samma kontroll 20 minuter och vissa steg är irrelevanta.
Lösningen: Granska mallarna regelbundet. När en checklista är genomförd och något känns fel – uppdatera mallen omgående. Nästa gång blir bättre.
Felet: Systemet skickar påminnelser, men de drunknar i andra e‑postmeddelanden och notifikationer.
Lösningen: Integrera checklistor i det dagliga arbetet. Exempel: Måndagsmöten börjar alltid med "Vilka checklistor har vi den här veckan?". Eller: Produktionschefens dagliga rutin inkluderar att kontrollera aktiva checklistor.
Felet: Checklistor skapas automatiskt, men ingen följer upp om de blir genomförda.
Lösningen: Ledningen bör ha en månatlig rutin (som i sig kan vara en återkommande checklista!) där de går igenom:
Situation: Företaget var certifierat enligt ISO 27001 men hade svårt att hålla interna säkerhetsrevisioner regelbundna. Vissa områden reviderades aldrig, andra för ofta.
Lösning: Skapade 12 återkommande månatliga checklistor – en för varje område i ledningssystemet. Första måndagen varje månad roterade revisionen till nästa område.
Resultat:
Situation: Företaget hade 15 olika säkerhets‑ och miljökontroller som borde ske regelbundet. I praktiken genomfördes 40 %.
Lösning: Kartlade alla kontroller, skapade tydliga mallar, etablerade återkommande scheman (
