Nedan är ett utdrag från vår e-bok “ISO 9001, 14001 och 45001 - Den ultimata guiden” Ladda ner hela e-boken gratis här.
En policy är en, av högsta ledningen framtagen, avsiktsförklaring och vägledning för att styra beslut och uppnå önskade mål i organisationen.
Policys bör tas fram för de ämnesområden som högsta ledningen har identifierat som extra viktiga att efterleva för att organisationen skall kunna uppnå sin strategi. Vanliga ämnesområden är t.ex. kvalitet, miljö, informationssäkerhet och arbetsmiljö.
Det finns många sätt att göra en policy på. Den kan vara lång eller kort, ett dokument eller en utskriven plansch.
Att skapa en policy kan vara en kreativ process och det finns ingen mall som passar alla organisationer. Det viktiga är att policyn reflekterar organisationens värderingar, mål och förväntningar.
Att utforma en effektiv policy
En policy är bara så bra som dess genomförande. Det är därför viktigt att inte bara formulera en policy, utan också att se till att alla inom organisationen känner till och förstår den.
De fyra stegen är: Kommunicera, Utbilda, Följ upp och Uppdatera
Steg 1 - Kommunicera
Se till att alla medarbetare känner till policyn och förstår dess betydelse och ändamål. Detta kan göras genom möten, utbildningar eller informationsmaterial.
Steg 2 - Utbilda
Utbilda personalen i hur de ska följa policyn i sitt dagliga arbete. Detta kan innefatta specifika instruktioner, riktlinjer eller checklistor.
Steg 3 - Följ upp
Kontrollera regelbundet att policyn följs och använd feedback från medarbetarna för att göra eventuella justeringar.
Steg 4 - Uppdatera
Policys bör inte vara statiska dokument utan uppdateras regelbundet för att hålla jämna steg med organisationens utveckling och omvärldens krav.
Slutsats
Med rätt implementering kan en verksamhetspolicy bli ett effektivt verktyg för att styra organisationens arbete mot de uppsatta målen.
Slutligen bör varje verksamhetspolicy vara tydlig, lättförståelig och direkt applicerbar på de dagliga rutinerna inom företaget. Endast då kommer den ha den önskade effekten – ett mer effektivt, säkert och ansvarsfullt företag.
Ovan är ett utdrag från vår e-bok “ISO 9001, 14001 och 45001 - Den ultimata guiden” Ladda ner hela e-boken gratis här.
