Dokumentstyrning beskriver kortfattat hur dokument och informationstillgångar skall skapas, ändras och i samband med det styras, arkiveras och framförallt kommuniceras till berörda personer då de uppdateras.
Ju viktigare information som dokumentet eller informationen innehåller desto viktigare att de styrs på ett bra sätt.
Exempel på dokument och informationstillgångar där det är extra viktigt med noggrann styrning är konstruktionsritningar, recept, referens- respektive kodbibliotek.
Varför gör vi det?
Syftet med dokumentstyrning är att se till att rätt information förmedlas till rätt person så hen kan utföra sitt arbete på rätt sätt och hitta rätt information så snabbt som möjligt.
Regler för hur dokument- och informationstillgångar skall hanteras minskar sannolikheten för att föråldrad information används i verksamheten och risken att viktiga saker genomförs på ett felaktigt sätt.
Hur gör vi det?
Nedan är ett utdrag från vår standardmall för dokumentstyrning som på ett kortfattat sätt ger en beskrivning av hur dokumentstyrning kan göras inom ett företag där traditionella verktyg som SharePoint och Microsoft Teams används - men det finns inget som hindrar oss från att helt använda digitala checklistor i AmpliFlow, Confluence eller t.o.m mappar i Google Drive eller på en filserver.
Det kanske chockar dig, men det behöver faktiskt inte vara så komplicerat - även om du ska certifiera enligt ISO 9001.
Gällande information
Publicerad och av bolaget godkänd information som ska vara tillgänglig för alla och som är giltig och gällande ska publiceras på intranätet.
Material som du hittar på intranätet har tolkningsföreträde före allt annat material du kan hitta inom bolaget.
När vi publicerar en sida på intranätet skiljer vi på huvudinformationen och stöttande information.
Huvudinformation
Huvudinformationen bör vara så kort och koncist beskrivet som möjligt så att det täcker 80% av vad den genomsnittlige besökaren kan tänkas behöva.
Resterande 20% och annan referens-/stöttande information publiceras som stöttande information genom att den läggs i biblioteket som visas längst ner under huvudsidan eller som länkar.
Syftet med huvudinformationen är att vara en ingångsport till allt som berör ämnesområdet.
Stöttande information
Stöttande information är material som kan behövas för att fullt ut kunna arbeta med huvudinformationen men som inte används av alla besökare till området. Exempelvis specifika lagtexter, förvärvad kunskap inom området, blanketter eller annat relaterat material.
När ett stöttande material är klart för publicering kopieras PDF-versionen av dokumentet över till aktuell mapp under en huvudsida på intranätet och publiceras sedan.
Dokument som är föremål för revision, som exempelvis vår QMS-dokumentation skickas för godkännande vid publicering på intranätet, systemet hanterar automatiskt flödet för godkännande baserat på dokumenttypen, vilket innebär att dokumentet måste vara märkt med “typ” innan det kan skickas för godkännande, annars säger systemet nej.
Mallar att använda
I de vanligaste Office 365-verktygen, som Word, Excel och Power Point, har vi länkat alla våra befintliga mallar.
För att skapa ett nytt dokument, följ dessa steg:
- Klicka på “Arkiv” längst upp till vänster i Office 365-verktygets meny och välj “Nytt”
- Klicka på fliken för dina företagsspecifika mallar (“Företagsnamn”, till höger om standardfliken för Office) och välj en mall baserat på vad du ska göra
- Spara dokumentet under “Filer” i lämpligt Team, kanal och mapp samt enligt våra regler för “Namngivning av dokument”
Ex. För att skapa en offert i Word till en kund, klicka igenom mallarna under mappen “Affärsutveckling” och välj offertmallen för den produkt/tjänst du ska offerera. Se till att spara offerten i Teams-gruppen “Försäljning” i kanalen “Offerter”. Skapa en ny mapp för kunden om en inte redan finns, namnge mappen med kundens fullständiga namn.
Utveckling av nya mallar
Nya mallar skapas från den generella mallen i respektive Office 365-verktyg, se vägledningen under rubriken “Mallar att använda” för att hitta den generiska mallen.
Vidareutveckling av befintliga mallar
Ta en befintlig mall och spara den under rubriken Filer i Team “Utveckling” och kanalen “Nya mallar” under “Namngivning av dokument”.
Ge förslag på ändringar i mallen och pinga KMA-samordnare till mallen via Teams.
Andra relevanta saker att beskriva
Grundprincipen är att en användare ska kunna förstå hur information ska hanteras på företaget genom att läsa om dokumentstyrning på intranätet.
Exempel på dokumentstyrningssida för ett SharePoint-baserat intranät
Exempel på saker som du behöver beskriva:
- Microsoft Teams-struktur
- Teamets livscykel
- Kommunikation av ändringar vid uppdatering av information
- Arkivering av inaktuell information
- Din mapp- och filstruktur
- Regler för namngivning av dokument
- Projektledning
- Dokumenthantering i OneDrive
Beroende på företaget kan förstås andra specifika delar behövas som:
- CAD-filhantering
- InDesign-filhantering
- Godkännandeprocess för styrande dokument
Slutsats
Att skapa en systematik kring dokumentstyrning är ett nyckelkrav inom exempelvis ISO 9001 och har egentligen relativt lite med teknik att göra, det viktigaste ur ett standardperspektiv är att systematiken fungerar. Men för att det ska ha effekt är det förstås viktigt att använda tekniken så effektivt som möjligt.
Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du kan bygga ett certifierbart ledningssystem som använder smarta IT-verktyg på det mest effektiva sättet, hör av dig via den gröna rutan nedan idag.
