Vad utgör en bra verksamhetspolicy? En genomgång av bästa praxis och teorier

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
July 6, 2023
Ämne
Policy

En verksamhetspolicy utgör grunden för en organisations värderingar, mål och strategier. En välformulerad policy kan bidra till att skapa en positiv arbetskultur, öka medarbetarengagemanget och förbättra verksamhetens prestationer.

I denna artikel kommer vi att diskutera de viktigaste aspekterna av en bra verksamhetspolicy, baserat på teorier och forskning inom organisations- och ledarskapsteori. Vi kommer även att ge konkreta exempel från policyer för att illustrera hur dessa krav uppfylls.

1. Tydlig och lättförståelig

En tydlig och lättförståelig policy säkerställer att alla berörda parter kan förstå syftet med policyn och hur den ska följas (Shannon & Weaver, 1949). Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:

> "Leder, utvecklar, centraliserar och organiserar bygg- och infraprojekt inom affärsområdena konsult, akademi och fastighet."

2. Relevant för verksamheten och dess mål

En policy som är relevant för verksamheten och dess mål är mer benägen att vara effektiv och uppskattad av de anställda (Locke & Latham, 1990). Ett exempel på en relevant verksamhetspolicy är:

> "Våra kunder utvecklas genom att vi lyssnar och vågar fråga varför, bidrar med spetskompetens och erfarenhet, samt gör skillnad genom ett personligt engagemang."

3. Flexibel

En flexibel policy kan anpassas efter förändrade förutsättningar och utveckling inom verksamheten (Teece, Pisano & Shuen, 1997). Ett exempel på en flexibel verksamhetspolicy är:

> "<Företagsnamn> förbättras ständigt genom att ha ett strukturerat arbetssätt som följer PDCA*-cykeln och efterlever relevanta lagar, författningar och branschspecifika krav."

4. Mätbar

En mätbar policy gör det möjligt att följa upp och utvärdera hur väl policyn efterlevs och vilken effekt den har på verksamheten (Drucker, 1954). Ett exempel på en mätbar verksamhetspolicy är:

> "Vi strävar efter ständiga förbättringar genom att förebygga, övervaka och följa upp."

5. Tydliga ansvarsområden och roller

En policy som inkluderar tydliga ansvarsområden och roller säkerställer att det är klart vem som ansvarar för att efterleva och upprätthålla policyn. RACI-modellen är en vanlig metod för att definiera ansvarsområden och roller inom organisationer. Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:

> "Vår personal uppskattas genom att vi ger möjlighet till att höras och synas, till personlig utveckling och till att trivas och ha kul på jobbet."

6. Kommunikativ

En kommunikativ policy når ut till alla berörda parter och ger dem möjlighet att ge input och påverka policyns innehåll och genomförande (Kahn, 1990; May, Gilson & Harter, 2004). Ett exempel på en kommunikativ verksamhetspolicy är:

> "Vi, de som arbetar på <Företagsnamn>, är engagerade, kompetenta och kundfokuserade, samt skapar en säker, intressant och rolig arbetsplats."

7. Genomförbar och realistisk

En genomförbar och realistisk policy ställer inte orimliga krav på verksamheten eller dess medarbetare (Hackman & Oldham, 1976). Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:

> "Vi reducerar vår klimat- och miljöpåverkan genom att använda resurser effektivt och minimera avfall."

8. Uppdaterad och aktuell

En uppdaterad och aktuell policy speglar verksamhetens nuvarande situation och framtida målsättningar (Lewin, 1947; Kotter, 1995). Ett exempel på en aktuell verksamhetspolicy är:

> "Vi är öppna för nya möjligheter och utmaningar och anpassar oss ständigt till förändrade marknadsförutsättningar."

9. Stödjer en positiv arbetskultur

En policy som främjar öppenhet, samarbete och en gemensam förståelse för verksamhetens värderingar och mål bidrar till en positiv arbetskultur (Schein, 1985; Denison, 1990). Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:

> "<Företagsnamn> skall genom kreativ lyhördhet för kund & moder jord, utveckla, marknadsföra och förse våra kunder med tjänster inom mekanisk bearbetning."

Avslutning

En bra verksamhetspolicy är en viktig del av en organisations framgång och välmående. Genom att följa de principer och aspekter som presenterats i denna artikel kan organisationer skapa en policy som är tydlig, relevant, flexibel, mätbar, kommunikativ och stödjer en positiv arbetskultur. Detta kommer i sin tur att bidra till ökad effektivitet, engagemang och framgång för organisationen och dess medarbetare.

*PDCA-cykeln, även känd som Deming-cykeln, är en iterativ fyrfasmodell för ständig förbättring. PDCA står för Plan-Do-Check-Act, vilket direkt översatt blir Planera-Göra-Kontrollera-Agera. Den används ofta inom ramen för ledningssystem och ISO-certifieringar. Denna cykel upprepas kontinuerligt för ständig förbättring. Den är central för många ISO-standarder, inklusive ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001, och är en grundläggande del av ett effektivt ledningssystem.

Källor

  1. Shannon, C. E., & Weaver, W. (1949). The Mathematical Theory of Communication. University of Illinois Press.
  2. Locke, E. A., & Latham, G. P. (1990). A theory of goal setting & task performance. Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall.
  3. Teece, D. J., Pisano, G., & Shuen, A. (1997). Dynamic capabilities and strategic management. Strategic Management Journal, 18(7), 509-533.
  4. Drucker, P. F. (1954). The Practice of Management. Harper & Row.
  5. RACI-modellen har ingen specifik källa, eftersom den utvecklats och förfinats över tid av olika organisationer och konsulter. Men den är en allmänt accepterad metod inom projektledning och organisationsstrukturering.
  6. Kahn, W. A. (1990). Psychological conditions of personal engagement and disengagement at work. Academy of Management Journal, 33(4), 692-724.

    May, D. R., Gilson, R. L., & Harter, L. M. (2004). The psychological conditions of meaningfulness, safety and availability and the engagement of the human spirit at work. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 77(1), 11-37.
  7. Hackman, J. R., & Oldham, G. R. (1976). Motivation through the design of work: Test of a theory. Organizational Behavior and Human Performance, 16(2), 250-279.
  8. Lewin, K. (1947). Frontiers in group dynamics: Concept, method and reality in social science; social equilibria and social change. Human Relations, 1(1), 5-41.

    Kotter, J. P. (1995). Leading change: Why transformation efforts fail. Harvard Business Review, 73(2), 59-67.
  9. Schein, E. H. (1985). Organizational Culture and Leadership. San Francisco: Jossey-Bass.

    Denison, D. R. (1990). Corporate culture and organizational effectiveness. New York: John Wiley & Sons.
Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Free e-book
Everything from what standards require to how you implement a project to establishing a certifiable management system.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Behöver ni hjälp att nå ISO-certifiering?
AmpliFlow kan hjälpa dig med allt som behövs för att nå certifiering. Från smarta IT-system till projektledning, utbildning, internrevision och mycket mer. Boka ett möte idag för att få veta mer!
Tack! Vi hör snart av oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
Riskhantering

Pre-mortem - Ett proaktivt verktyg för förbättra projekt och processer

Lär dig hur pre-mortem kan identifiera risker och stärka projektledning genom att förutse och åtgärda potentiella misslyckanden.
Patrik Björklund
March 12, 2024
Ledning

Bryt myten: ISO 9001 handlar inte om dokumentation, det handlar om att förbättra företag

Bryt myten om ISO 9001! Det handlar inte bara om dokumentation, utan om att förbättra ditt företag. Med moderna verktyg blir arbetsverktygen själva dokumentationen. Lär dig mer här!
Patrik Björklund
July 6, 2023
Certifiering

Varför företag väljer att ISO-certifiera sig

Utforska fördelarna med ISO-certifiering för ditt företag. Lär dig hur det kan hjälpa dig att uppfylla kundkrav, attrahera nya kunder och ständigt utveckla din verksamhet.
Joakim Stenström
September 25, 2023

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka ett möte idag för att diskutera hur vi kan hjälpa dig med system och/eller stöd.