Ny funktion: Pages - all dokumentation där ni arbetar

”Vi har arbetsinstruktioner i AmpliFlow, riktlinjer i SharePoint och handböcker i en PDF-mapp. Alla frågar var de ska leta.”

Låter det bekant? Vi har en lösning: Pages - en funktion för att skapa, organisera och dela all er dokumentation och filer i mappar. Direkt i AmpliFlow, där ni redan arbetar med processer, risker och avvikelser.

Pages aktiveras via Inställningar och kostar inget extra.

Vad är Pages?

Pages låter er samla all organisationsinformation på ett ställe — där ni redan arbetar.

Skapa och organisera innehåll:

• Skriv sidor med rik formatering (rubriker, listor, bilder, tabeller, länkar)
• Organisera innehåll i mappar och undermappar
• Ladda upp filer (PDF, Word, Excel, bilder, PowerPoint)
• Exportera sidor till PDF för utskrift eller extern delning

Kontroll över åtkomst:

• Dela innehåll med team och användare
• Tre behörighetsnivåer: Viewer, Editor, Owner
• Behörigheter ärver från Pages → mappar → sidor/filer
• Sätt unika behörigheter på valfri mapp, sida eller fil för att begränsa åtkomst (bryt arv)
• Redigerare kan redigera innehåll och se var behörigheterna kommer ifrån; endast Ägare kan ändra behörigheter
• Administratörer har alltid full åtkomst
• Användare ser endast objekt de har minst läs-åtkomst till
• En låsikon visar objekt med anpassade behörigheter (synlig för redigerare/ägare)

Dataskydd:

• Användare ser bara det de har åtkomst till
• Begränsat innehåll avslöjas inte via mapp-namn eller brödsmulor
• Objekt visas under närmsta plats som användaren har åtkomst till

Vanliga användningsfall:

Konsolidera utspridd information

• Ni har arbetsinstruktioner både i AmpliFlow och i SharePoint
• Riktlinjer ligger i en PDF-mapp som ingen hittar
• Introduktionsmaterial finns i gamla e-posttrådar→ Samla allt i Pages så nya medarbetare vet var de ska leta

Bakgrundsinformation och kontext

• Förklara varför en process ser ut som den gör
• Dokumentera beslut och lärdomar från projekt
• Samla referenser till branschstandarder och externa krav

Intranät och nyheter

• Praktisk information för medarbetare
• Länkar till viktiga resurser
• Nyheter och uppdateringar från ledningen

Flexibel dokumentation

• När checklistor känns för stela (du behöver inte en steg-baserad struktur)
• När du inte behöver versionshantering eller godkännande-flöden
• När du vill ha full frihet i hur du strukturerar innehåll

Hur aktiverar man Pages?

Endast organisationsadministratörer kan aktivera funktionen.

Aktiveringssteg:

1. Gå till Inställningar > Funktioner
2. Hitta funktionen Pages
3. Aktivera växeln Pages
4. Klicka ”Edit Permission Settings”
5. Tilldela behörigheter till relevanta roller:
   • Pages - Owner: Kan skapa, redigera, radera och tilldela behörigheter
   • Pages - Editor: Kan skapa, redigera och radera sidor och mappar
   • Pages - Viewer: Kan endast visa sidor
6. Du kan också ställa in unika behörigheter på enskilda mappar, sidor eller filer direkt från deras behörighetsinställningar.

När funktionen är aktiverad hittar du Pages i huvudmenyn.

När bör ni använda Pages?

AmpliFlow erbjuder flera sätt att hantera information. Här är skillnaden:

Praktiska exempel:

Använd checklistor för:

• ”Kvartalsvis utrustningskontroll” (12 steg i sekvens)
• ”Nyanställd introduktion” (steg-för-steg med teamansvar)
• ”Kundbesök – kvalitetskontroll” (standardiserad checklista)

Använd Pages för:

• ”Introduktionsguide för nya medarbetare” (allmän information, inte steg-för-steg)
• ”Policy för distansarbete” (läsa och förstå, inte att utföra)
• ”Bakgrund till vår kvalitetsprocess” (kontext och förklaringar)
• ”Insamlade ISO-dokument och revisionsrapporter” (filt arkiv med PDF:er)

Varför Pages istället för SharePoint eller andra lösningar?

Vanlig situation: Arbetsinstruktioner i AmpliFlow, riktlinjer i SharePoint, handböcker i PDF-mappar, introduktionsmaterial i gamla e-postkonversationer.

Problem med utspridd information:

• Nyanställda vet inte var de ska leta
• IT hanterar behörigheter i flera system
• Risk att någon arbetar från en äldre version
• Revisorer växlar mellan system för att få helhetsbilden

Fördelar med Pages i AmpliFlow:

Prestanda och användbarhet

• Mycket snabbare laddning än SharePoint (inga onödiga funktioner som saktar ner)
• Enklare mappstruktur som är lätt att förstå och navigera
• Smidig redigering utan förvirrande behörighetskonflikter

Tydligare gränser mellan olika typer av information

• AmpliFlow Pages: Information som är fastställd av organisationen (policyer, handböcker, dokumentation)
• Microsoft Teams: Samarbete, chatt, projekt, interna avdelningsdiskussioner
• Tydlig separation mellan ”arbetsytor” (Teams) och ”etablerad information” (AmpliFlow)

Allt hänger ihop

• Aktuell information, processer, checklistor och avvikelsehantering på samma ställe
• Pages kan länkas direkt från processer och risker
• En inloggning, ett system, en behörighetsmodell

Enklare flerspråkigt stöd

• Hantera flera språk på ett sätt som både redaktörer och användare förstår
• Översättningar är tydligt länkade till originalsidor

Praktiska funktioner

• Exportera sidor till PDF med ett klick (för utskrift eller arkivering)
• Samma Teams och användare som i resten av AmpliFlow
• Enklare behörighetshantering än i SharePoint

Tips: Vi kan hjälpa till att migrera innehåll från SharePoint, nätverksenheter eller andra system till Pages. Kontakta support@ampliflow.se för mer information.

Behörigheter för Pages

Pages har tre behörighetsnivåer:

Tips: Börja med att ge Pages - Owner till dem som ska strukturera innehållet, och utöka sedan med Editor och Viewer när strukturen är på plats.

Vanliga frågor

Kostar Pages extra? Nej, funktionen ingår i er AmpliFlow-licens. Ni aktiverar den själva via Inställningar.

Kan vi ladda upp befintliga dokument? Ja, ni kan ladda upp filer (PDF, Word, Excel, bilder, PowerPoint, textfiler) och organisera dem i mappar. Ni kan också skapa nya sidor direkt i systemet där ni kan formatera text med rubriker, listor, bilder och tabeller. Behöver ni migreringshjälp? Kontakta supporten.

Vad händer om vi avaktiverar Pages igen? Allt innehåll ni skapade sparas. Aktiverar ni funktionen igen kommer alla sidor, mappar och filer att finnas kvar precis som tidigare.

Kan vi begränsa en viss mapp eller sida till ett team? Ja. Ställ in unika behörigheter på den mappen eller sidan och lägg till användarna/teamen som ska ha åtkomst.

Finns det en granskningslogg för behörighetsändringar? Ja. Alla behörighetsändringar loggas under historiken.

Kom igång

1. Aktivera funktionen via Inställningar > Funktioner
2. Tilldela behörigheter till relevanta roller (Owner, Editor, Viewer)
3. Skapa er första mappstruktur (t.ex. ”Riktlinjer”, ”Handböcker”, ”Introduktion”)
4. Skapa några exempel-sidor för att testa funktionaliteten
5. Bjud in teamet att börja använda Pages

Frågor eller feedback?

• Support: support@ampliflow.se
• Feedback om Pages: feedback@ampliflow.se

Vi hoppas att Pages blir ett värdefullt verktyg för att samla och strukturera er organisations kunskap — där ni redan arbetar!