Best practice för att skapa checklistor och checklistemallar i AmpliFlow

Att skapa effektiva checklistor handlar inte bara om att lista aktiviteter – det handlar om att designa verktyg som verkligen hjälper dina medarbetare att utföra arbetet korrekt och konsekvent. I den här artikeln delar vi de viktigaste principerna för att skapa checklistor som fungerar i praktiken.

Grundprincipen: Less is more

Den vanligaste fällan när man skapar checklistor är att packa in för mycket information. En överfull checklista blir inte använd – den blir ett hinder istället för ett hjälpmedel.

Fokusera på det väsentliga

• Inkludera bara aktiviteter som är kritiska för att uppnå rätt resultat
• Ta bort "nice-to-have" aktiviteter som inte påverkar kvaliteten eller säkerheten
• Begränsa antalet steg – fler än 10-15 aktiviteter i ett steg gör checklistan svår att följa

Exempel på vad du INTE ska inkludera

❌ "Läs hela säkerhetsmanualen (45 sidor)"
❌ "Bekanta dig med företagets historia"
❌ "Tänk igenom hur du designar produkten"

Exempel på vad du SKA inkludera

✅ Aktivitet: Kryssruta – "Säkerhetsutrustning kontrollerad och fungerande"
✅ Aktivitet: Text – "Beskriv vilka säkerhetsrisker du identifierat på arbetsplatsen"
✅ Aktivitet: Foto – "Ta bild på korrekt placerad brandsläckare"
✅ Aktivitet: Numeriskt värde – "Ange temperatur på kylskåp (ska vara 2-8°C)"
✅ Aktivitet: Val från register – "Välj ansvarig säkerhetsombud som genomfört introduktionen"

Tänk som SOP – men gör det konkret och mätbart

Standard Operating Procedures behöver inte vara komplicerade. Dina checklistor är digitala SOP:er som ska vara enkla att följa och omöjliga att misstolka.

Varje aktivitet ska vara konkret och mätbar

Istället för vaga instruktioner, skapa aktiviteter som kräver specifika handlingar:

Dåligt exempel:❌ "Kontrollera att allt är okej med maskinen"

Bra exempel:

‍✅ Aktivitet: Numeriskt värde – "Ange vibrationsnivå (max 5 mm/s)"
✅ Aktivitet: Foto – "Ta bild på oljeståndsvisaren"
✅ Aktivitet: Kryssruta – "Alla varningslampor släckta"

Skriv för handlingar, inte för tankar

• Konkreta handlingar – "Ta temperaturmätning" istället för "Tänk på temperaturen"
• Mätbara resultat – "Registrera värde" istället för "Bedöm om det känns bra"
• Dokumenterbara bevis – "Ta foto" istället för "Kontrollera visuellt"

Skilj på journalföring och vägledning

Inte allt i en checklista behöver dokumenteras permanent. Gör en tydlig skillnad mellan:

Aktiviteter som ska journalföras

Använd dessa när du behöver bevisa att något gjorts eller spåra data över tid:

• Numeriska värden – Temperaturer, tryck, mätresultat
• Foton – Skick, skador, korrekt placering
• Signaturer – Godkännanden, bekräftelser
• Text – Beskrivningar av problem, åtgärder, observationer
• Val från register – Ansvariga personer, kopplade kunder/leverantörer
• Filuppladdningar – Certifikat, rapporter, testresultat

Exempel på journalföringsaktiviteter:

• Numeriskt värde: "Ange ljudnivå i dB"
• Foto: "Dokumentera maskinens skick efter service"
• Text: "Beskriv eventuella avvikelser du observerat"

Aktiviteter som bara behöver följas

Använd dessa för enkla kontroller som inte behöver sparas:

• Kryssrutor – Enkla ja/nej-kontroller
• Informationstext – Påminnelser och vägledning

Exempel på vägledningsaktiviteter:

• Kryssruta: "Brandsläckare kontrollerad"
• Kryssruta: "Nödutgångar fria från hinder"

Länka istället för att duplicera

Undvik att kopiera information som redan finns någon annanstans. Istället för att skriva ut hela instruktioner i checklistan:

Länka till befintligt material

• PDF-dokument som bilaga till aktiviteter för detaljerade instruktioner
• Informationssidor för bakgrundsinformation
• Andra checklistor för relaterade processer
• Processkartor för att visa sammanhang

Exempel på smart länkning

❌ Dåligt: Du kopierar in hela 5-sidors kalibreringsinstruktionen i checklistan som aktiviteter
✅ Bra: Aktivitet: Numeriskt värde – "Följ kalibreringsinstruktion och ange slutresultat i μm"

❌ Dåligt: Lista alla 20 säkerhetspunkterna i en valfri daglig kontroll
✅ Bra: Aktivitet: Kryssruta – "Säkerhetskontroll genomförd enligt punktlista"

En checklista eller flera? Gör rätt val från början

Innan du skapar en ny checklistemall, ställ dig dessa frågor:

Kan jag utöka en befintlig checklista?

Exempel: Du har en "Onboarding checklista" och behöver lägga till steg för att möta informationssäkerhetskrav.

❌ Skapa checklistemall "Informationssäkerhetsgenomgång anställningsavtal"
✅ Lägg till i befintlig onboardingmall:

• Aktivitet: Text – "Beskriv hur du förstått informationssäkerhetskraven i anställningsavtalet"
• Aktivitet: Kryssruta – "Gått igenom informationssäkerhetskraven tillsammans med närmsta chef"

Behöver jag ett nytt steg i befintlig checklista?

Exempel: Onboarding behöver utökas med IT-säkerhet.

Befintliga steg:

• Dag 1: Praktiska förberedelser
• Vecka 1: Introduktion till arbetsuppgifter

Lägg till nytt steg:

• Dag 3: IT-säkerhet och systemåtkomst
  • Aktivitet: Text – "Lista vad du behöver tänka på kring säkerhet när det gäller ID-kort"
  • Aktivitet: Foto – "Ta bild på ditt ID-kort"
  • Aktivitet: Kryssruta – "Lösenordspolicy genomgången"

När ska jag skapa en helt ny checklista?

Skapa en ny checklista endast när:

• Helt olika syfte – Onboarding vs. maskinunderhåll
• Olika ansvariga – HR-processer vs. produktionsprocesser
• Olika frekvens – Dagliga kontroller vs. årliga revisioner
• Olika målgrupp – Nyanställda vs. erfarna tekniker

Konkreta exempel på väldesignade checklistor

Exempel 1: Daglig maskinkontroll

Steg 1: Visuell kontroll

• Aktivitet: Foto – "Ta bild på kontrollpanelen"
• Aktivitet: Kryssruta – "Inga varningslampor tända"

Steg 2: Mätningar

• Aktivitet: Numeriskt värde – "Ange vibrationsnivå (mm/s)"
• Aktivitet: Numeriskt värde – "Ange temperatur motorrum (°C)"
• Aktivitet: Numeriskt värde – "Ange oljnivå (mm)"

Steg 3: Dokumentation

• Aktivitet: Val från register – "Välj ansvarig tekniker som medverkade"
• Aktivitet: Kryssruta – "Kontroll genomförd enligt instruktion"

Exempel 2: Kundbesök

Steg 1: Förberedelse

• Aktivitet: Text – "Ange syfte med besöket"
• Aktivitet: Val från kundregister – "Välj kund"
• Aktivitet: Kryssruta – "Säljmaterial packat"

Steg 2: Genomförande

• Aktivitet: Foto – "Ta bild på kundlokaler"
• Aktivitet: Text – "Beskriv kundens huvudsakliga behov"
• Aktivitet: Länk – "Länk till offert"

Steg 3: Uppföljning

• Aktivitet: Datum/tid – "Nästa kontakt planerad"
• Aktivitet: Text – "Beskriv nästa steg i säljprocessen"

Tekniska tips för aktivitetsdesign

1. Använd rätt aktivitetstyp för rätt syfte

• Numeriska värden – När exakta värden krävs
• Foton – För visuell dokumentation och bevis
• Text – För beskrivningar och analyser
• Kryssrutor – För enkla ja/nej-kontroller
• Val från register – För konsistent data och kopplingar

2. Gör aktiviteter omöjliga att misstolka

❌ Otydligt: "Kontrollera kvalitet"
✅ Tydligt: Aktivitet: Numeriskt värde – "Ange antal defekta enheter av 100 kontrollerade"

❌ Otydligt: "Dokumentera resultat"
✅ Tydligt: Aktivitet: Foto – "Ta bild på mätinstrumentets display"

3. Bygg in kvalitetskontroll

• Obligatoriska fält för kritiska aktiviteter
• Valideringsregler för numeriska värden (min/max-gränser)
• Formatregler för textfält

Vanliga misstag att undvika

Misstag 1: Vaga instruktioner

Problem: "Kontrollera att allt är bra"
Lösning: Aktivitet: Kryssruta – "Alla 7 säkerhetslås fungerar"

Misstag 2: För många textfält

Problem: Allt kräver långa beskrivningar
Lösning: Använd kryssrutor, foton och numeriska värden där möjligt

Misstag 3: Ingen koppling till ansvar

Problem: Oklart vem som ska göra vad
Lösning: Aktivitet: Val från register – "Välj ansvarig som godkänt kontrollen"

Misstag 4: Glömmer mobilanvändning

Problem: Svårt att fylla i långa texter på mobil
Lösning: Testa alltid på telefon innan lansering

Slutsats: Konkret och mätbart är nyckeln

Effektiva checklistor handlar om att:

• Varje aktivitet ska kräva specifika handlingar – inte bara tankar
• Mätbara resultat – siffror, foton, kryssrutor istället för vaga bedömningar
• Rätt aktivitetstyp för rätt syfte – journalföring vs. vägledning
• Smart återanvändning – länka till befintlig information
• Logisk struktur – utöka befintliga checklistor när det är möjligt

En väldesignad checklista gör det omöjligt att göra fel och enkelt att göra rätt. Den hjälper dina medarbetare att leverera konsistent kvalitet och ger dig objektiva bevis på att arbetet utförts korrekt.

Kom ihåg: Om en aktivitet kan besvaras med "Ja, jag tänkte på det" har du skapat en tankeaktivitet. Om den kräver "Ja, och här är beviset" har du skapat en handlingsaktivitet. Sträva alltid efter handlingsaktiviteter.

‍