Att ha ett möte kan kosta mer än du tror

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
June 16, 2023
Ämne
Möten
Att ha ett möte kan kosta mer än du tror

Att ha ett möte kan kosta mer än du tror

Möten och kommunikation är centrala element i varje företag, men ofta är de inte så effektiva som de borde vara. Långa och otydliga möten som svävar ut i sidospår och anekdoter kan leda till förlorad tid, minskad produktivitet och frustration bland deltagarna.

I denna artikel diskuterar vi hur effektivare möten och mer fokuserad kommunikation kan vara nyckeln till en mer framgångsrik och produktiv arbetsmiljö.

Dolda kostnader

Tid

När stor del av arbetstiden går åt till möten innebär det oftast att det finns mindre tid för att fokusera på kärnuppgifterna.

Ineffektiva möten med långa diskussioner och upprepningar kan också leda till att medarbetarna upplever stress och frustration, vilket i sin tur kan påverka arbetsklimatet och hälsan hos de anställda.

Resurser

Möten kräver ofta att företag tillhandahåller resurser såsom lokaler, teknisk utrustning och förbrukningsvaror, vilket genererar kostnader.

I vissa fall kan även externa konsulter eller facilitatorer behöva anlitas för att leda möten, vilket innebär ytterligare kostnader.

Att förflytta sig till och från möten, särskilt när de hålls på andra platser än arbetsplatsen, kan också innebära betydande kostnader i både tid och pengar.

Avsaknad av resultat

Ett annat problem med möten är att de ibland inte leder till konkreta resultat eller beslut. Detta kan bero på att mötets syfte eller agenda är otydlig, eller att deltagarna inte har tillräckligt med information för att fatta välgrundade beslut.

När möten inte resulterar i konkreta åtgärder kan det leda till frustration och en känsla av att tiden inte har utnyttjats på bästa sätt.

Opportunity cost

När medarbetare deltar i möten innebär det att de inte kan ägna sig åt andra uppgifter som skulle kunna generera värde för företaget. Denna alternativkostnad, eller "opportunity cost", är en dold kostnad som kan vara svår att kvantifiera men som ändå påverkar företagets resultat.

Checklista för att skapa effektivare möten

För att minimera de dolda kostnaderna för möten och skapa mer effektiva och värdeskapande möten, kan följande enkla checklista användas:

- Är mötet nödvändigt?

Innan ett möte planeras bör man kritiskt granska om mötet verkligen är nödvändigt eller om det finns andra, mer effektiva, sätt att kommunicera och fatta beslut, till exempel genom e-post, chatt eller projektverktyg.

- Har mötet rätt tid och längd?

Genom att sätta en tidsgräns för mötet och följa den kan vi säkerställa att mötet inte drar ut på tiden och att deltagarna kan fokusera på de viktigaste punkterna.

Undvik att planera möten för sent på dagen eller för tidigt på morgonen, då deltagarna kanske inte är på topp.

Men se upp - för vissa kan tvärt om vara det mest effektiva, speciellt för yrkesroller där djup koncentration över lång tid behövs.

- Har vi förberett mötet på rätt sätt?

Ett väl förberett och strukturerat möte med en tydlig agenda och mål minskar risken för att mötet blir ineffektivt och tidskrävande.

Genom att förbereda deltagarna med relevant information och material i förväg kan beslutsprocessen under mötet bli mer effektiv.

- Funkar tekniken?

För att minska kostnader för resor och tid bör du överväga att använda digitala mötesplattformar och videokonferenser när det är möjligt och lämpligt.

Prova tekniken innan mötet drar igång och se till att alla deltagare kan ansluta och använda sig av tekniken på ett effektivt sätt.

- Är mötet anpassat till deltagarna?

Se till att mötena är anpassade efter deltagarnas kommunikationsstilar och preferenser. Detta kan bidra till en mer effektiv och engagerad arbetsmiljö.

Vissa personer tänker högt, andra tänker tyst. Vissa kan ta beslut på stående fot, andra behöver tid att reflektera. Vissa frodas i kallprat, andra vill vara brutalt fokuserade. Tänk igenom vilka som deltar innan mötet startar.

Genom att skapa möjligheter för informella samtal och social interaktion utanför mötesrummet kan vi upprätthålla en positiv företagskultur som optimerar produktiviteten under våra möten.

Hitta en balans mellan att skapa en effektiv arbetsmiljö och att upprätthålla en viss nivå av personligt engagemang mellan kollegor.

- Hur tänker vi följa upp och utvärdera?

Efter mötet, se till att det finns en tydlig uppföljning och ansvarsfördelning för de beslut som fattats.

Utvärdera även mötet för att ständigt förbättra och optimera mötesstrukturen och effektiviteten.

Be gärna om feedback från deltagarna för att få en bättre förståelse för vad som fungerade bra och vad som kan förbättras.

Sammanfattning

Genom att skapa effektivare möten och fokuserad kommunikation kan vi minimera vissa dolda kostnader för företaget, öka produktiviteten och förbättra samarbetet mellan kollegor. Detta leder till en mer framgångsrik och välmående arbetsmiljö för alla inblandade.

Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
Dokumentstyrning

Vad är dokumentstyrning?

Dokumentstyrning beskriver kortfattat hur dokument och informationstillgångar skall skapas, ändras och i samband med det styras, arkiveras och framförallt kommuniceras till berörda personer då de uppdateras.
Patrik Björklund
December 30, 2022
Riskhantering

Vad är operationell riskhantering?

Behärska Operationell Riskhantering: En översikt av operationell riskhantering inom ISO 9001/14001/45001 och ISO 31000.
Joakim Stenström
September 28, 2023
Ledningssystem

AmpliFlow ansluter sig till arbetsgruppen för ISO IEC DIS 42001 - Ledningssystem för AI

AmpliFlow stärker sin position inom AI-management genom att ansluta sig till arbetsgruppen för ISO/IEC DIS 42001, en ny standard för ledningssystem inom AI. Deltagandet möjliggör för AmpliFlow att erbjuda kunder den senaste kunskapen och tekniken samt följa internationella bestämmelser och normer.
Patrik Björklund
May 9, 2023

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka en nulägesanalys idag för att se hur nära du är certifiering, eller kontakta oss för att diskutera direkt med experter.