Vad är avvikelsehantering?

Skrivet Av
Patrik Björklund
Patrik Björklund
Publicerad
December 21, 2022
Ämne
Avvikelsehantering
Vad är avvikelsehantering?

Avvikelsehantering är en process som används för att hantera avvikelser och kundsynpunkter. Rätt logiskt.

Poängen är att när vi hanterar avvikelser och kundsynpunkter på ett effektivt sätt kan vi förbättra våra produkter och tjänster och samtidigt förbättra kundupplevelsen.

Vad är en avvikelse?

När vi inte kan följa våra arbetsmetoder, något går fel eller vi upptäcker att vi kan förbättra sättet vi jobbar på så uppstår en avvikelse - en vara eller tjänst uppfyller inte våra krav.

Avvikelser och förbättringsförslag har lite olika perspektiv men är i stort samma sak – en möjlighet att förbättra sig. Antingen genom att minimera något negativt eller maximera något positivt.

För att hantera det här pratar många bolag om interna avvikelser eller förbättringsförslag. Är ni ISO certifierade så kommer ni förmodligen även att prata om ”ständiga förbättringar”.

Om vi inte hanterar våra avvikelser riskerar vi att det byggs upp en frustration inom organisationen som kan ge fler negativa effekter över tid.

Är det skillnad på avvikelser och kundsynpunkter?

En avvikelse är ett avvikande resultat eller händelse som inte uppfyller de förväntade kraven på kvalitet, effekt, kostnad eller tidsramar. Avvikelsen har vanligtvis upptäckts internt innan varan/tjänsten nått kunden.

En kundsynpunkt är ett klagomål eller kommentar från en kund som inte är nöjd med produkten eller tjänsten som erbjuds.

Det är inte ovanligt att företag hanterar dessa saker på olika sätt.

Vad vinner jag på att jobba systematiskt med avvikelser?

Korrekt implementerad avvikelsehantering har många fördelar.

Här är en icke komplett lista med exempel på hur effektiv avvikelsehantering kan hjälpa er:

  1. Förbättra kvaliteten på produkter eller tjänster genom att identifiera och åtgärda avvikelser snabbt och effektivt
  2. Öka kundnöjdheten och minska kostnaderna för reklamationer och returer
  3. Förbättra effektiviteten och kvaliteten på produkter och tjänster genom att säkerställa att processer och rutiner följs
  4. Förbättra ert anseende och möjliggöra att ni möter krav som ställs på er från kunder, lagar eller andra håll
  5. Minska riskerna för kostsamma olyckor och incidenter

Avvikelsehanteringssystemet kan också användas för att utvärdera arbetssäkerhetspraxis, miljöpåverkan och andra viktiga områden.

Det kan också hjälpa er att hålla koll på kostnader och förbättra produktiviteten genom att identifiera ineffektivitet inom processer.

Nackdelar med avvikelsehantering

Avvikelsehantering har också nackdelar.

Det kan vara tidskrävande och kostsamt att implementera och upprätthålla en avvikelsehanteringsprocess.

Det kan också vara svårt att dokumentera avvikelser och kundsynpunkter på ett sätt som gör att vi kan dra nytta av informationen så att hitta balansgången och ha effektiva stöd-system blir extra viktigt.

Vanliga misstag företag gör när de börjar jobba med avvikelser

Vanliga misstag som företag gör när de börjar jobba med avvikelser är att:

- inte ta sig tillräckligt med tid för att definiera processen för att identifiera avvikelser

- inte ta sig tillräckligt med tid för att förstå de konsekvenser som kan uppstå om avvikelser inte hanteras

- inte utforma ett effektivt system för att hantera avvikelser

Det är väldigt viktigt att se till att all nödvändig personal har rätt förutsättningar för att hantera avvikelser.

Ett grundläggande krav är att hålla företagets system för avvikelsehantering uppdaterat och inom ramarna för tredje parts krav, ex ISO 9001.

Undvik även misstaget att inte ta tillräckligt med tid för att följa upp och utvärdera resultaten av åtgärder som vidtas för att hantera avvikelser.

Var noga med att säkerställa att systemet för avvikelsehantering bidrar till ert konstanta förbättringsarbete.

Att inte använda ett smart IT-verktyg som gör det lätt att rapportera och hantera avvikelser är också vanligt. Excel i all ära, men det lämnar en del att önska.

Nedan finns ett exempel på hur AmpliFlows IT-verktyg kan göra livet enklare för såväl ledning som medarbetare.

Glöm inte återkopplingen

Underskatta inte tiden som behövs för att utvärdera och åtgärda avvikelser som rapporteras.

Att inte ta tillräckligt med tid för att kommunicera åtgärder som vidtagits för att hantera avvikelser, och att inte ta tillräckligt med tid för att dokumentera och spåra avvikelser som åtgärdats gör ofta att effekterna uteblir.

Vad är vanliga missuppfattningar om avvikelsehantering?

  • Att avvikelsehantering bara handlar om att lösa problem
    - Avvikelsehantering är mer än så, det handlar om att förebygga och identifiera problem och lösningar för att undvika att de uppstår igen.
  • Att avvikelsehantering är en enkel process
    - Processen är ofta mer komplex än vad man tror. Det krävs noggrann dokumentation, analys av möjliga orsaker, utvärdering av lösningar och åtgärder som tas för att förhindra att samma avvikelse upprepas.
  • Att avvikelsehantering är onödig
    - Processen är mycket viktig och kan hjälpa organisationer att identifiera och lösa problem och förbättra sin prestanda. Det kan också hjälpa dem att följa lagstiftningskrav, öka säkerheten och minska risker.

Gratis e-bok
Allt från vad standarder kräver till hur du genomför ett projekt för att etablera ett certifierbart ledningssystem.
Tack! Nu får du snart ett e-post från oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Behöver ni hjälp att nå ISO-certifiering?
AmpliFlow kan hjälpa dig med allt som behövs för att nå certifiering. Från smarta IT-system till projektledning, utbildning, internrevision och mycket mer. Boka ett möte idag för att få veta mer!
Tack! Vi hör snart av oss!
Oj! 

Något gick fel.

Hör av dig till support@ampliflow.com.
Artiklar

Fler artiklar

Verktyg, information och andra resurser du behöver.
ISO-standarder

Varför du bör överväga en ISO-standard istället för att effektivisera själv

Lär dig varför ISO-standarder kan vara mer fördelaktiga än intern effektivisering för ditt företag.
Patrik Björklund
October 25, 2023
Ledningssystem

Fördelarna med att anlita en erfaren konsult för att etablera ditt ledningssystem

Utforska fördelarna med att anlita en erfaren konsult för uppbyggnad och certifiering av ditt ledningssystem - spara tid, minimera risker och optimera effektiviteten.
Joakim Stenström
September 12, 2023
Certifiering

Hur går en ISO-certifiering till?

Vid en certifiering bevisar ni att ert ledningssystem uppfyller kraven i den aktuella standarden. Och hur bevisar man det? Jo genom att ta sig igenom de 6 stegen i certifieringsprocessen.
Joakim Stenström
February 25, 2022

Gör som många andra - ta hjälp av AmpliFlow

Boka en nulägesanalys idag för att se hur nära du är certifiering, eller kontakta oss för att diskutera direkt med experter.