Nedan är ett utdrag från vår e-bok "ISO 9001, 14001 och 45001 - Den ultimata guiden". Ladda ner hela e-boken gratis här.
Att bygga ett ledningssystem är en spännande process som, när den genomförs korrekt, kan förbättra effektiviteten, kvaliteten och lönsamheten i din verksamhet.
Att etablera ett ledningssytem är dock en stor förändring som påverkar alla människor i hela bolaget. Ta det därför steg för steg för att säkerställa att organisationen kan anpassa sig, förstå vikten av varje aspekt och börja arbeta i enlighet med de nya arbetssätten.
Innan vi påbörjar ett projekt, är det viktigt att vi har en tydlig plan, korrekta verktyg och etablerade processer för kommunikation. Dessa grundläggande delar kommer inte bara hjälpa oss att effektivt genomföra vårt nuvarande projekt, men också ge oss en stabil grund för framtida projekt.
Här är ett par hygienfaktorer som ni behöver ha på plats innan projektet startas:
Vi behöver en tydlig plan för hur arbetet ska utföras. Och framför allt, vad vi ska göra om saker och ting inte går som planerat.
- Identifiera projektets omfattning och mål.
- Identifiera alla projektintressenter, inklusive teammedlemmar, ledning, kunder och leverantörer.
- Definiera de huvudsakliga uppgifterna och aktiviteterna som krävs.
- Utse en projektledare och andra nyckelroller i teamet.
- Fastställ tidsplan och viktiga milstolpar för projektet.
- Planera redan nu in tider för regelbundna möten eller workshops för projektet för att diskutera framsteg, utmaningar och lösningar.
- Etablera en budget uppföljningsprocess för projektet.
- Skapa en kommunikationsplan för att engagera intressenterna i olika stadier av projektet.
- Välj lämpliga verktyg för intern kommunikation inom teamet (t.ex., e-post, Slack eller Microsoft Teams).
- Etablera standardiserade processer för att kommunicera till projektets intressenter (t.ex., regelbundna uppdateringar via e-post, intranät, teams).
- Implementera en struktur och arbetssätt för ert intranät i plattformar som SharePoint eller Confluence så att projektet löpande kan dokumentera publicerad information allteftersom förändringar görs i verksamheten.
Har vi dessa saker på plats kan vi nu inleda vårt projekt för att etablera ett certifierbart lednings-system, samtidigt som vi har en bra grund även för andra projekt bolaget tar sig an.
Introduktion till ISO-projektet: Börja med att ge en introduktion till projektet för all personal. Detta innefattar en presentation av ISO-standarderna och hur de kommer att implementeras i organisationen.
Etablering/anpassning av intranät: Etablera eller anpassa befintligt intranät och gör översyn av samarbetsstrukturen i Microsoft Teams/Slack för att säkerställa effektiv internkommunikation och samarbete inom projektet.
Informations- och dokumentstyrning: Implementera en struktur för informations- och dokumentstyrning i enlighet med ISO-standarderna.
Intressentanalys: Skapandet av en intressentanalys en av de första aktiviteterna som genomförs. Där identifieras, analyseras och hanteras intressenters intressen och förväntningar.
Processkartläggning: Ledningsgruppen tillsammans med all personal kartlägger organisationens processer och hur de relaterar till ISO-standarderna.
Kundkravshantering: Försäljningschefen och säljarna etablerar processer för att effektivt hantera kundkrav och säkerställa att dessa uppfylls i enlighet med ISO-standarderna.
Kompetenshantering: HR-ansvarig och chefer säkerställer att kraven på att säkra kompetens i företaget från ISO-standarderna uppfylls.
Hantering av avvikelser och förbättringsförslag: Ledningsgruppen etablerar processer för att hantera och följa upp avvikelser och förbättringsförslag. Etablering av en allvarlighetsgradsmatris för att gradera avvikelser, risker, m.m.
Hantering av kundsynpunkter och reklamationer: Säljare och all personal etablerar processer för att hantera och följa upp kundsynpunkter och reklamationer.
Riskhantering: VD och ledningsgruppen identifierar, klassificerar och hanterar både strategiska och operationella risker.
Etablering och översyn av policy: VD och ledningsgruppen etablerar och reviderar policys i enlighet med ISO-standarderna.
Sammanställning av reklamationer och avvikelser: Analysera information om reklamationer och avvikelser för att säkerställa att förbättringsprocessen efterföljs.
Internrevision: Genomför internrevisioner för att säkerställa att alla ISO-krav uppfylls och att organisationen är redo för certifieringsrevision och har en handlingsplan för vägen dit.
Mål- och målstyrning: VD och ledningsgruppen fastställer mål och strategier för företaget.
Leverantörshantering: Leverantörssamordnaren och inköpsavdelningen etablerar processen för att hantera och bedöma leverantörer i enlighet med ISO-standarderna.
Krishantering: VD och ledningsgruppen etablerar en process för att hantera och förbereda för eventuella kriser i enlighet kraven i ISO-standarderna.
Lagstiftningshantering och bevakning: VD och ledningsgruppen etablerar processer för och kartlägger gällande lagstiftning och process för att löpande bevaka detta.
Miljöaspekter: VD och ledningsgruppen kartlägger och etablerar processer för att hantera miljöaspekter med särskilt fokus på väsentliga miljöaspekter.
Arbetsmiljöledning: VD och ledningsgruppen tillsammans med relevanta chefer etablerar processer för systematiskt arbete för en säker, sund och produktiv arbetsplats.
Årskalender: VD och ledningsgruppen etablerar en årskalender som styr alla certifieringsrelaterade och andra för företaget återkommande och viktiga aktiviteter så att ni genomför dessa i rätt tid och inte riskerar att få ert certifikat suspenderat eller återkallat i framtiden.
Ledningens genomgång: VD och ledningsgruppen genomför ledningens genomgång och förbereder organisationen inför certifieringsrevision.
....
Ovan är ett utdrag från vår e-bok "ISO 9001, 14001 och 45001 - Den ultimata guiden". Ladda ner hela e-boken gratis här.
